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就活対策

【例文あり】就活の面接後のお礼メールはどう書く?件名や本文の適切な書き方

2018.12.20

これまでにビジネスメールを作成した経験がないと、就活のお礼メールにどのような内容の文章を書いたらいいのか迷ってしまう方も多いでしょう。しかしお礼メールは決して難しいものではありません。件名の付け方や本文で書くべき内容さえ押さえていれば、誰でも合格点のお礼メールは書くことができます。

ここでは、就活の面接後に送るお礼のメールの基本的な考え方や、件名や本文の適切な書き方、注意点を解説していきます。

面接のお礼メールはなぜ必要?

なぜ、面接のあとにお礼メールを送る必要があるのでしょうか?主に、以下に2つの理由があります。

時間を割いてくれたことに対するお礼を伝えるため

忙しい中、わざわざ面接の場を設けてくれた担当者へのお礼を伝えることが目的の一つです。これは社会人としてのマナーとも言えます。社会人になれば、取引先との打ち合わせ後に担当者宛にお礼メールを送ることが一般的です。面接を受けた学生からお礼メールが届けば、面接を担当した社員は「この学生は社会人としてのマナーをしっかり押さえている」といった好印象を持つかもしれません。

 

面接の熱が冷めないうちに志望度の高さを伝えるため

社会人としてのマナーを示すだけでなく、志望度の高さを伝えるためにもお礼メールは有効です。面接で伝えた志望動機を再度強調して伝えたり、面接の場でアピールしきれなかった企業への強い思いを伝えたりして、本気度を示すことができます。このような企業への熱意は、就活において非常に重視される要素です。

 

お礼メールを送る適切なタイミングとは?

 

面接を受けたその日のうちに送る

お礼メールは可能な限り、面接を受けた当日に送りましょう。採用担当者は日々多くの学生と面接をしているので、時間が経てば経つほどあなたの印象は薄らいでいきます。「鉄は熱いうちに打て」という言葉もあるように、まだ面接の余韻がある当日中に送信するのがベストです。万が一、当日送れなかったとしても、翌日の午前中には送りたいところですね。

 

送る時間帯が遅くなる場合の注意点

企業の就業時間を大きく過ぎた深夜に送信するのは控えましょう。やむを得ず夜遅い時間帯に送る場合は、必ず「夜分遅く失礼します」といった前置きを文面に加えてください。

 

お礼メールの件名はどうすればいい?

 

お礼メールだと一目で理解できる、具体的かつ簡潔な件名がベスト

採用担当者の元には日々多くのメールが届きます。その大量のメールの中に埋もれないためには、一目でお礼メールだと理解できる、具体的かつ簡潔な件名がベストです。いくつか例を挙げながら解説します。

【○○大学 田中太郎】本日の面接のお礼
→【】に大学名と氏名を入れることで、どの学生からのメールかが一目で把握できます。

【本日の面接のお礼】○○大学 田中太郎
→先ほどの例の順番を逆にした件名でもいいでしょう。「お礼メール」であることが一瞬で理解できます。

基本的には、このどちらかを使えばお礼メールの件名で悩むことはないでしょう。

 

一瞬で内容が理解できない件名はNG!

次に、件名だけを読んでも内容が理解できないNG例をご紹介します。

本日はありがとうございました
→何のお礼なのかが理解できませんし、誰から来たメールなのかもすぐにはわかりません。

○○大学田中太郎です
→名前を名乗っているだけで、どういった目的でメールを送ったのかがわかりません。

本日の面接について
→本日の面接について、どういった意図があってメールをしたのかがわかりません。

すべての例に共通していることですが、本文を読まなければ内容が理解できない件名は基本的にNGです。

 

面接のお礼メール、本文はどう書けばいい?

では、具体的なお礼メールのサンプル文面や注意すべきポイントを解説していきます。

 

理想的なお礼メールの文面サンプル

件名:【◯◯大学 田中太郎】本日の面接のお礼

◯◯株式会社
総務人事課 山田様

お世話になっております、
◯◯大学◯◯学部の田中と申します。

本日は面接のお時間いただき、ありがとうございました。

山田様のお話をうかがい、あらためて貴社への志望度が高まりました。
特に、面接中に仰っていた「変化・成長へのコミット」という言葉が
私のなかで強く印象に残っております。

貴社への入社が叶った際は、つねに変化・成長を追い続けて
会社の業績に貢献できればと考えております。

ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。
本日は誠にありがとうございました。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
◯◯大学◯◯学部◯◯学科4年
田中 太郎 ‐ Taro Tanaka
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■mail :tanaka@■■■■■■■■.com
■TEL :000-0000-0000
■住所 :
〒000-0000
東京都渋谷区◯◯◯南0-0-0 コーポ◯◯201
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

 

お礼メールの本文を構成する必須要素

上記のサンプルを元に、就活のお礼メールの本文を構成する必須要素を見ていきましょう。

1.宛先
2.名乗る
3.面接のお礼
4.志望意欲の高まり
5.面接で印象に残ったこと
6.結びの文
7.署名

1.宛先
宛先は「会社名」「担当者の所属部署」「担当者の氏名」をセットで記載します。省略はせず、正式名称で記載してください。

2.名乗る
「お世話になっております」の挨拶と一緒に、自分の名前をフルネームで記載します。この際、大学名と学部も記載すると丁寧です。

3.面接のお礼
ここは単刀直入に、「本日は面接のお時間をいただき、ありがとうございました」と記載すれば問題ありません。

4.志望意欲の高まり
面接を受けたことで、志望意欲がさらに高まった旨を伝えておきましょう。

5.面接で印象に残ったこと
面接中に、担当者が話してくれた内容で特に印象に残った言葉を記載しておきましょう。

6.結びの文
相手の負担を下げるために、返信不要の旨を記載しましょう。それに加えて、再度面接のお礼を述べて締めると綺麗に文章がまとまります。

7.署名
大学名、氏名、住所、連絡先が記載された署名も付け加えましょう。

 

改行のタイミングにも気を配る

内容だけでなく、読みやすさにもこだわるなら、改行や言葉使いにも気を配りましょう。

読みやすい文章にするためには、およそ30文字前後で改行することをおすすめします。もちろん、それよりも短い文字数で改行しても問題はありませんが、30文字を超えて文章を続けないように注意してください。

また、改行のタイミングで他にも注意すべきなのが、言葉を区切る位置です。基本的に、一つの単語の途中で改行するのは読みづらく違和感があるため、避けたほうがいいでしょう。

【良い例】
本日は面接のお時間いただき、
ありがとうございました。

【悪い例】
本日は面接のお時間いただき、ありがとう
ございました。

 

間違いやすい敬語や表現

メールで間違いやすい敬語や文章表現をいくつかリストアップしました。メールを送る前にチェックしておきましょう。
「すみません」→「申し訳ございません」
「お世話さまです」→「お世話になります or お世話になっております」
「ご連絡いたしました」→「ご連絡しました」
「御社」→「貴社」
「〜になります」→「〜です」
「よろしかったでしょうか」→「よろしいでしょうか」
「大変参考になりました」→「大変勉強になりました」

 

漢字とひらがなのバランスに気を配る

メールを打っていると、つい漢字が多くなってしまうことがあるかもしれません。知らない漢字でもスペースキーで気軽に変換できるので、ついつい漢字を多用した文章になってしまう方も多いでしょう。
漢字をひらがなに置き換えるだけでも、メールの印象はずいぶん柔らかくなりますし、機械的な印象も薄れます。あまりにひらがなを多用しすぎても稚拙な印象の文章になるのでバランスは重要ですが、以下のような表現はひらがなを使用することをおすすめします。

「宜しくお願い致します」→「よろしくお願いいたします」
「〜して頂き」→「〜していただき」
「出来ます」→「できます」
「更に」→「さらに」
「改めて」→「あらためて」

 

まとめ

お礼メールを送れば選考で有利になるとは言い切れませんが、正しい文面のメールを適切なタイミングで送れば、少なくともマイナスにはなりません。さらに、文章であなたの熱意や志望意欲の高さが伝われば、一目置かれる可能性も。次の面接が終わったあとは、サンプル例文を参考にしながら、お礼メールを作成してみましょう!

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