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【例文つき】就活の面接前後のメールの書き方は?件名や署名などシーン別のマナーを押さえよう

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  • 2021.10.19

これまでにビジネスメールを作成した経験がないと、就活時に企業に対してどのような内容のメールを送ったらいいのか迷ってしまう方も多いでしょう。
しかし就活時のメールは決して難しいものではありません。件名の付け方や本文で書くべき内容さえ押さえていれば、誰でも合格点のメールは書くことができます。

この記事では、就活の面接前後に送るメールの基本的な考え方や、件名や本文の適切な書き方、注意点を解説していきます。

目次

    就活の面接前に必要なメールとは?

    面接前に必要なメールとして「面接の日程調整」が挙げられます。今回は「企業側から面接の候補日を提示され返信する場合」「こちらから日程を提示する場合」「面接の日程を変更したい場合」の例文を参考に件名、署名、本文のマナーなどのポイントを解説していきます。

    面接の日程調整メール返信例文(企業から候補日を提示され返信する場合)

    件名:先方のメール件名を変えずに返信

    株式会社◯◯ 
    人事部 ◆◆様

    お世話になっております。(苗字 名前)と申します。
    面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。

    いただいた日程のうち、以下の日程はいかがでしょうか?
    ----------
    △月△日(曜日)△時〜△時
    ----------

    お忙しい中大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
    ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
    ◯◯大学◯◯学部◯◯学科4年
    田中 太郎 ‐ Taro Tanaka
    ■mail :tanaka@xxxxx.com
    ■TEL :000-0000-0000
    ■住所 :〒000-0000 東京都渋谷区◯◯◯南0-0-0 コーポ◯◯201
    ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

    ポイント

    ・「cc」付きメールは全返信する
    →cc内の誰がどの役割なのか、という判断がつかないため全ての宛先を残して返信しましょう
    ・連絡をいただいたことへの感謝を伝える
    ・日程を線で挟むことで相手が一目でわかるようにする

    面接の日程調整メール例文(こちらから候補日を提示する場合)

    件名:先方のメール件名を変えずに返信

    株式会社◯◯
    人事部 ◆◆様

    お世話になっております。(苗字 名前)と申します。


    書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。

    面接の希望日程は以下の通りです。

    【第一希望】 △月△日(曜日)△時〜△時
    【第二希望】 △月△日(曜日)△時〜△時
    【第三希望】 △月△日(曜日)△時〜△時

    お忙しい中大変恐縮ですが、ご検討のほど宜しくお願い致します。
    ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
    ◯◯大学◯◯学部◯◯学科4年
    田中 太郎 ‐ Taro Tanaka
    ■mail :tanaka@xxxxx.com
    ■TEL :000-0000-0000
    ■住所 :〒000-0000 東京都渋谷区◯◯◯南0-0-0 コーポ◯◯201
    ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

    ポイント

    ・書類選考通過に関してとその連絡に感謝の気持ちを伝える
    ・面接日程の候補は最低でも3日程送る

    面接の日程を変更する際のメール例文

    件名:×月×日×時からの面接日程変更のお願い【◆◆大学 苗字 名前】

    株式会社◯◯
    人事部 ▲▲様

    お世話になっております。(苗字 名前)と申します。

    ×月×日×時からの面接に関しまして、一身上の都合により伺うことが難しくなりました。貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。

    先ほどお電話にてご連絡させて頂きましたが、ご不在とのことでしたので、メールにて取り急ぎご連絡をさせて頂きました。 誠に勝手なお願いで大変恐縮なのですが、もし可能であれば、以下の日程の中で面接を再調整頂けないでしょうか。

    【第一希望】 △月△日(曜日)△時〜△時
    【第二希望】 △月△日(曜日)△時〜△時
    【第三希望】 △月△日(曜日)△時〜△時

    後ほど再度お電話させて頂きます。

    お忙しい中、お手数をおかけし大変申し訳ございません。ご検討のほど宜しくお願い致します。
    ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
    ◯◯大学◯◯学部◯◯学科4年
    田中 太郎 ‐ Taro Tanaka
    ■mail :tanaka@xxxxx.com
    ■TEL :000-0000-0000
    ■住所 :〒000-0000 東京都渋谷区◯◯◯南0-0-0 コーポ◯◯201
    ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

    ポイント

    ・件名に面接の日程、大学名、氏名を入れる
    →用件およびどの学生から連絡が来たかすぐわかるようにするため
    ・再調整のための日程を予め提示する
    →企業側の工数を減らす配慮が大事

    就活の面接後のお礼メールはなぜ必要?

    なぜ、面接のあとにお礼メールを送る必要があるのでしょうか?主に、以下に2つの理由があります。

    時間を割いてくれたことに対するお礼を伝えるため

    忙しい中、わざわざ面接の場を設けてくれた担当者へのお礼を伝えることが目的の一つです。これは社会人としてのマナーとも言えます。社会人になれば、取引先との打ち合わせ後に担当者宛にお礼メールを送ることが一般的です。面接を受けた学生からお礼メールが届けば、面接を担当した社員は「この学生は社会人としてのマナーをしっかり押さえている」といった好印象を持つかもしれません。

    面接の熱が冷めないうちに志望度の高さを伝えるため

    社会人としてのマナーを示すだけでなく、志望度の高さを伝えるためにもお礼メールは有効です。面接で伝えた志望動機を再度強調して伝えたり、面接の場でアピールしきれなかった企業への強い思いを伝えたりして、本気度を示すことができます。このような企業への熱意は、就活において非常に重視される要素です。

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    お礼メールを送る適切なタイミングとは?

    面接を受けたその日のうちに送る

    お礼メールは可能な限り、面接を受けた当日に送りましょう。採用担当者は日々多くの学生と面接をしているので、時間が経てば経つほどあなたの印象は薄らいでいきます。「鉄は熱いうちに打て」という言葉もあるように、まだ面接の余韻がある当日中に送信するのがベストです。万が一、当日送れなかったとしても、翌日の午前中には送りたいところですね。

    送る時間帯が遅くなる場合の注意点

    企業の就業時間を大きく過ぎた深夜に送信するのは控えましょう。やむを得ず夜遅い時間帯に送る場合は、必ず「夜分遅く失礼します」といった前置きを文面に加えてください。

    お礼メールの宛先に迷う場合は?

    面接官が複数いた場合や、相手の名前を忘れてしまった場合、誰宛てにお礼メールを送ればよいのか迷うことがあるでしょう。お礼メールは採用担当者に宛てて送るのが一般的ですが、特に宛先に決まりがあるわけではありません。採用担当者に宛ててメールを送るときは、「面接してくださった方々に、くれぐれもよろしくお伝えください。」などと一言添えておくことをおすすめします。

    面接官全員に対して謝意を伝えたいときなど、複数人に宛ててお礼メールを送りたい場合は、宛先は連名でも問題ありません。また、全員の名前を宛先に含めずとも、1次面接から担当してくれている人に宛てて送るという形でも良いでしょう。また、緊張していて面接官の名前を忘れてしまった、そもそもメールアドレスを知らないといったケースも考えられます。名前を忘れてしまったときの宛先は、「採用ご担当者様」といった書き方でも構わないでしょう。お礼メールでは、何よりも相手に感謝の気持ちを伝えようとする姿勢が重要です。

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    お礼メールの件名はどうすればいい?

    一目で理解できる、具体的かつ簡潔な件名がベスト

    採用担当者の元には日々多くのメールが届きます。その大量のメールの中に埋もれないためには、一目でお礼メールだと理解できる、具体的かつ簡潔な件名がベストです。いくつか例を挙げながら解説します。

    基本的には、例のどちらかを使えばお礼メールの件名で悩むことはないでしょう。

    OK例1:【○○大学 田中太郎】本日の面接のお礼

    【】に大学名と氏名を入れることで、どの学生からのメールかが一目で把握できます。

    OK例2:【本日の面接のお礼】○○大学 田中太郎

    例1の順番を逆にした件名でもいいでしょう。「お礼メール」であることが一瞬で理解できます。

    一瞬で内容が理解できない件名はNG!

    次に、件名だけを読んでも内容が理解できないNG例をご紹介します。
    すべての例に共通していることですが、本文を読まなければ内容が理解できない件名は基本的にNGです。

    NG例1:本日はありがとうございました

    何のお礼なのかが理解できませんし、誰から来たメールなのかもすぐにはわかりません。

    NG例2:○○大学田中太郎です

    名前を名乗っているだけで、どういった目的でメールを送ったのかがわかりません。

    NG例3:本日の面接について

    本日の面接について、どういった意図があってメールをしたのかがわかりません。

    面接のお礼メール、本文はどう書けばいい?

    では、具体的なお礼メールのサンプル文面や注意すべきポイントを解説していきます。

    メール例

    件名:【◯◯大学 田中太郎】本日の面接のお礼

    ◯◯株式会社 総務人事課 山田様

    お世話になっております、 ◯◯大学◯◯学部の田中と申します。

    本日は面接のお時間いただき、ありがとうございました。

    山田様のお話をうかがい、あらためて貴社への志望度が高まりました。
    特に、面接中に仰っていた「変化・成長へのコミット」という言葉が私のなかで強く印象に残っております。

    貴社への入社が叶った際は、つねに変化・成長を追い続けて会社の業績に貢献できればと考えております。

    ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。 本日は誠にありがとうございました。

    ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
    ◯◯大学◯◯学部◯◯学科4年
    田中 太郎 ‐ Taro Tanaka

    ■mail :tanaka@xxxxx.com

    ■TEL :000-0000-0000

    ■住所 :
    〒000-0000 東京都渋谷区◯◯◯南0-0-0 コーポ◯◯201

    ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

    お礼メールの本文を構成する必須要素

    メールに必要な構成としては大きく7つあります。 上記のサンプルを元に、就活のお礼メールの本文を構成する必須要素を見ていきましょう。

    1.宛先

    宛先は「会社名」「担当者の所属部署」「担当者の氏名」をセットで記載します。省略はせず、正式名称で記載してください。

    2.名乗る

    「お世話になっております」の挨拶と一緒に、自分の名前をフルネームで記載します。この際、大学名と学部も記載すると丁寧です。

    3.面接のお礼

    ここは単刀直入に、「本日は面接のお時間をいただき、ありがとうございました」と記載すれば問題ありません。

    4.志望意欲の高まり

    面接を受けたことで、志望意欲がさらに高まった旨を伝えておきましょう。

    5.面接で印象に残ったこと

    面接中に、担当者が話してくれた内容で特に印象に残った言葉を記載しておきましょう。

    6.締めの言葉

    相手の負担を下げるために、返信不要の旨を記載しましょう。それに加えて、再度面接のお礼を述べて締めると綺麗に文章がまとまります。

    7.署名

    大学名、氏名、住所、連絡先が記載された署名も付け加えましょう。

    間違いやすい敬語や表現

    メールで間違いやすい敬語や文章表現をいくつかリストアップしました。メールを送る前にチェックしておきましょう。

    間違いやすい敬語

    「すみません」→「申し訳ございません」
    「お世話さまです」→「お世話になります or お世話になっております」
    「ご連絡いたしました」→「ご連絡しました」
    「御社」→「貴社」
    「〜になります」→「〜です」
    「よろしかったでしょうか」→「よろしいでしょうか」
    「大変参考になりました」→「大変勉強になりました」

    漢字とひらがなのバランスに気を配る

    メールを打っていると、つい漢字が多くなってしまうことがあるかもしれません。知らない漢字でもスペースキーで気軽に変換できるので、ついつい漢字を多用した文章になってしまう方も多いでしょう。
    漢字をひらがなに置き換えるだけでも、メールの印象はずいぶん柔らかくなりますし、機械的な印象も薄れます。あまりにひらがなを多用しすぎても稚拙な印象の文章になるのでバランスは重要ですが、以下のような表現はひらがなを使用することをおすすめします。

    ひらがな表記のOK例

    「宜しくお願い致します」→「よろしくお願いいたします」
    「〜して頂き」→「〜していただき」
    「出来ます」→「できます」
    「更に」→「さらに」
    「改めて」→「あらためて」

    適切な箇所で改行する

    改行のタイミングで注意すべきなのが、言葉を区切る位置です。基本的に、一つの単語の途中で改行するのは読みづらく違和感があるため、避けたほうがいいでしょう。

    読みやすい文章にするためには、およそ30文字前後で改行することをおすすめします。もちろん、それよりも短い文字数で改行しても問題はありませんが、30文字を超えて文章を続けないように注意してください。

    【OK例】

    本日は面接のお時間いただき、 ありがとうございました。

    【NG例】

    本日は面接のお時間いただき、ありがとう
    ございました。

    企業からお礼メールの返信が届いたときはどうする?

    面接の後で企業からメールが送られてくることがありますが、お礼メールを出す前に届く場合と、出した後に届く場合の2パターンが想定されます。

    お礼メールを出す前に届く場合

    自分がお礼メールを送信する前に企業からメールが届いた場合は、選考に関わる内容がほとんどです。このケースでは、返信の冒頭で簡単に面接のお礼を伝え、問い合わせ内容に迅速に答えることを優先しましょう。返信後、改めてお礼メールを送る必要はありません。

    お礼メールを出した後に届く場合

    頻繁にあることではありませんが、このパターンのメールには、「今後お礼メールは不要」という旨の形式的な返信と、お礼メールの内容に対する返信があります。

    前者の場合、今後面接を受けることがあってもお礼メールは送らないようにしましょう。そのメールに対して返信をする必要もありません。後者の場合、返信メールに選考に関する内容が含まれている可能性があります。

    内容をしっかりと読んだうえで、返信してくれたことに対するお礼を簡潔にまとめて早めにメールを返してください。返信メールに自分への質問が含まれていたときは、回答を記載することも忘れないようにしましょう。

    面接のお礼は電話や手紙でもいい?

    ここまで面接のお礼をメールでする方法について紹介してきましたが、他の方法、例えば電話や手紙でお礼をするのは良くないのでしょうか?

    まず、お礼のためにわざわざ電話をかけるのは、ただでさえ忙しい採用担当者を煩わせることになるので避けるのが賢明です。応募した学生1人1人に対して電話で応対してくれるとは考えにくいでしょう。また、メールのようにお礼を伝えたことが形に残らない点もデメリットの1つです。

    手紙でのお礼には感謝の気持ちが伝わりやすいというメリットがありますが、どうしても届くまでに時間がかかります。また、面接からお礼を読むまでに時間があいてしまうので、リマインド効果も薄くなるでしょう。しかし、誠実な形で謝意を伝えたいという人は手紙を活用するのも1つの方法です。ただし、手紙が届くのが次の面接の後になってしまわないかという点はよく確認しておきましょう。機密情報が含まれていなければハガキでも問題ありませんが、封書で送るとさらに丁寧な印象を与えられます。

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    まとめ

    お礼メールを送れば選考で有利になるとは言い切れませんが、正しい文面のメールを適切なタイミングで送れば、少なくともマイナスにはなりません。さらに、文章であなたの熱意や志望意欲の高さが伝われば、一目置かれる可能性も。次の面接が終わったあとは、サンプル例文を参考にしながら、お礼メールを作成してみましょう!

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