【例文付き】就活の面接前後のメールの書き方は？件名や署名などシーン別のマナーを押さえよう

これまでにビジネスメールを作成した経験がないと、就活時に企業に対してどのような内容のメールを送ったらいいのか迷ってしまう方も多いでしょう。

しかし就活時のメールは決して難しいものではありません。件名の付け方や本文で書くべき内容さえ押さえていれば、誰でも合格点のメールは書くことができます。

この記事では、就活の面接前後に送るメールの基本的な考え方や、件名や本文の適切な書き方、注意点を解説していきます。

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就活の面接に必要な日程調整メールの書き方

面接前に必要なメールとして「面接の日程調整」が挙げられます。今回は「企業側から面接の候補日を提示され返信する場合」「こちらから日程を提示する場合」「面接の日程を変更したい場合」の例文を参考に件名、署名、本文のマナーなどのポイントを解説していきます。

面接の日程調整メール例文

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就活の面接後のお礼メールはなぜ必要？

なぜ、面接のあとにお礼メールを送る必要があるのでしょうか？主に、以下に2つの理由があります。

時間を割いてくれたことに対するお礼を伝えるため

忙しい中、わざわざ面接の場を設けてくれた担当者へのお礼を伝えることが目的の一つです。これは社会人としてのマナーとも言えます。社会人になれば、取引先との打ち合わせ後に担当者宛にお礼メールを送ることが一般的です。

面接を受けた学生からお礼メールが届けば、面接を担当した社員は「この学生は社会人としてのマナーをしっかり押さえている」といった好印象を持つかもしれません。

面接の熱が冷めないうちに志望度の高さを伝えるため

社会人としてのマナーを示すだけでなく、志望度の高さを伝えるためにもお礼メールは有効です。

面接で伝えた志望動機を再度強調して伝えたり、面接の場でアピールしきれなかった企業への強い思いを伝えたりすることで本気度を示すことができます。このような企業への熱意は、就活において非常に重視される要素です。

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お礼メールを送る適切なタイミング

面接を受けたその日のうちに送る

お礼メールは可能な限り、面接を受けた当日に送りましょう。採用担当者は日々多くの学生と面接をしているので、時間が経てば経つほどあなたの印象は薄らいでいきます。

「鉄は熱いうちに打て」という言葉もあるように、まだ面接の余韻がある当日中に送信するのがベストです。万が一、当日送れなかったとしても、翌日の午前中には送りたいところですね。

送る時間帯が遅くなる場合の注意点

企業の就業時間を大きく過ぎた深夜に送信するのは控えましょう。やむを得ず夜遅い時間帯に送る場合は、必ず「夜分遅く失礼します」といった前置きを文面に加えてください。

面接のお礼メール 宛先の書き方

面接官全員に対して謝意を伝えたいときなど、複数人に宛ててお礼メールを送りたい場合は、宛先は連名でも問題ありません。

1次面接から担当してくれている人に宛てて送るという形でも良いでしょう。また、緊張していて面接官の名前を忘れてしまった、そもそもメールアドレスを知らないといったケースも考えられます。名前を忘れてしまったときの宛先は、「採用ご担当者様」といった書き方でも構わないでしょう。

お礼メールでは、何よりも相手に感謝の気持ちを伝えようとする姿勢が重要です。

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面接のお礼メール 件名の書き方と例文

一目で理解できる、具体的かつ簡潔な件名がベスト

採用担当者の元には日々多くのメールが届きます。その大量のメールの中に埋もれないためには、一目でお礼メールだと理解できる、具体的かつ簡潔な件名がベストです。いくつか例を挙げながら解説します。

基本的には、例のどちらかを使えばお礼メールの件名で悩むことはないでしょう。

OK例

一瞬で内容が理解できない件名はNG！

次に、件名だけを読んでも内容が理解できないNG例をご紹介します。
すべての例に共通していることですが、本文を読まなければ内容が理解できない件名は基本的にNGです。

NG例

面接のお礼メール 本文の書き方と例文

では、具体的なお礼メールのサンプル文面や注意すべきポイントを解説していきます。

お礼メールの本文を構成する必須要素

メールに必要な構成としては大きく７つあります。 上記のサンプルを元に、就活のお礼メールの本文を構成する必須要素を見ていきましょう。

間違いやすい敬語や表現

メールで間違いやすい敬語や文章表現をいくつかリストアップしました。メールを送る前にチェックしておきましょう。

漢字とひらがなのバランスに気を配る

メールを打っていると、つい漢字が多くなってしまうことがあるかもしれません。知らない漢字でもスペースキーで気軽に変換できるので、ついつい漢字を多用した文章になってしまう方も多いでしょう。

漢字をひらがなに置き換えるだけでも、メールの印象はずいぶん柔らかくなりますし、機械的な印象も薄れます。あまりにひらがなを多用しすぎても稚拙な印象の文章になるのでバランスは重要ですが、以下のような表現はひらがなを使用することをおすすめします。

適切な箇所で改行する

改行のタイミングで注意すべきなのが、言葉を区切る位置です。基本的に、一つの単語の途中で改行するのは読みづらく違和感があるため、避けたほうがいいでしょう。

読みやすい文章にするためには、およそ30文字前後で改行することをおすすめします。もちろん、それよりも短い文字数で改行しても問題はありませんが、30文字を超えて文章を続けないように注意してください。

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企業からお礼メールの返信が届いた時の対処法

面接の後で企業からメールが送られてくることがありますが、お礼メールを出す前に届く場合と、出した後に届く場合の2パターンが想定されます。

お礼メールを出す前に届く場合

自分がお礼メールを送信する前に企業からメールが届いた場合は、選考に関わる内容がほとんどです。このケースでは、返信の冒頭で簡単に面接のお礼を伝え、問い合わせ内容に迅速に答えることを優先しましょう。返信後、改めてお礼メールを送る必要はありません。

お礼メールを出した後に届く場合

頻繁にあることではありませんが、このパターンのメールには、「今後お礼メールは不要」という旨の形式的な返信と、お礼メールの内容に対する返信があります。

前者の場合、今後面接を受けることがあってもお礼メールは送らないようにしましょう。そのメールに対して返信をする必要もありません。後者の場合、返信メールに選考に関する内容が含まれている可能性があります。

内容をしっかりと読んだうえで、返信してくれたことに対するお礼を簡潔にまとめて早めにメールを返してください。返信メールに自分への質問が含まれていたときは、回答を記載することも忘れないようにしましょう。

面接のお礼は電話や手紙でもいい？

ここまで面接のお礼をメールでする方法について紹介してきましたが、他の方法、例えば電話や手紙でお礼をするのは良くないのでしょうか？

まず、お礼のためにわざわざ電話をかけるのは、ただでさえ忙しい採用担当者を煩わせることになるので避けるのが賢明です。応募した学生１人１人に対して電話で応対してくれるとは考えにくいでしょう。また、メールのようにお礼を伝えたことが形に残らない点もデメリットの１つです。

手紙でのお礼には感謝の気持ちが伝わりやすいというメリットがありますが、どうしても届くまでに時間がかかります。また、面接からお礼を読むまでに時間があいてしまうので、リマインド効果も薄くなるでしょう。

しかし、誠実な形で謝意を伝えたいという人は手紙を活用するのも１つの方法です。ただし、手紙が届くのが次の面接の後になってしまわないかという点はよく確認しておきましょう。機密情報が含まれていなければハガキでも問題ありませんが、封書で送るとさらに丁寧な印象を与えられます。

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まとめ

お礼メールを送れば選考で有利になるとは言い切れませんが、正しい文面のメールを適切なタイミングで送れば、少なくともマイナスにはなりません。さらに、文章であなたの熱意や志望意欲の高さが伝われば、一目置かれる可能性も。次の面接が終わったあとは、サンプル例文を参考にしながら、お礼メールを作成してみましょう！

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