企業に送る就活メールや電話のマナー｜面接日程変更の例文あり

面接日程の変更や面接後のお礼、内定承諾、内定保留など、就活中はメールや電話で企業と連絡する場面が多くあります。

メールの文面や、やり取りに関するマナーを知らなければ、知らず知らずのうちにマイナスの印象を抱かせることへと繋がる可能性もあるでしょう。不必要に評価を落とさないためにも、企業に連絡するときの一般的なマナーの確認が大切です。

本記事では、就活メールや電話の基礎知識について、注意点や例文を交えつつ解説します。

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メールで与える印象を意識しよう！基本のマナーとは

メールでのミスや内容から不採用になるケースはあまりありません。ただし、「基本的なマナーを知らない人なのかな」という印象が残ってしまうのは避けたいものです。

就職活動中は、メールで企業とやり取りする機会が多く、ビジネスマナーは社会人の基礎となるため、早めに基本的なマナーを押さえておきましょう。

ビジネスメールのひな形

メールの目的によって内容は変わりますが、面接の日程調整をお願いするときのひな形を一例としてご紹介します。構成や文章を考える際の参考になさってください。

件名は、「誰がどんな目的で送ったメールなのか」をひと目でわかるようにするのがポイントです。「自分の所属・名前・用件」の3点を簡潔に伝えましょう。

宛先を書くときは、社名や担当者名を省略しないよう注意が必要です。社名が長い場合でも、「株式会社○○○」と正式名称で書くようにしましょう。担当者名がわからないときは、「採用ご担当者様」と記載します。

本題に入る前に、挨拶の言葉と自分の名前を述べることで丁寧な印象を与えることができます。基本的には、2回目以降のメールにも冒頭の挨拶文を入れるのがベストですが、選考が進むにつれて「先日、一次面接をしていただいた〇〇です」など、内容を変更しても差し支えないでしょう。

面接の日時を調整してもらいたい場合は、こちらから希望の日時を提案するとスムーズです。必要に応じて改行や段落分けを用い、読みやすくわかりやすい文章にしましょう。

用件を伝えた後は、対応してもらうことに対して感謝の言葉を伝えます。どんな用件であっても、謙虚な姿勢でやり取りすることが大切です。

最後に、自分の所属・名前・電話番号・メールアドレスを記載します。企業にメールを送るときは毎回記載する必要があるため、あらかじめテンプレートを作成しておくのがオススメです。

24時間または1営業日以内に返信する

企業の担当者から返信があった場合は、なるべく当日の営業時間内に返信するよう心がけましょう。土日休みの会社であれば、営業日の平日に返信するのが基本です。

どうしても返信が遅れる場合は、「●●で立て込んでいるため、～～までに返信いたします」「ただ今外出しているため、～～に返信いたします」など、一度状況を伝えると丁寧です。連絡をしないまま返信が長引くと、「メールを確認していないのかな」「メールの不具合で送信できていないかも」など、心配に思う人もいるためです。

件名には「名前・タイトル・Re」を残す

返信の際、「名前・タイトル・Re」を消してしまうと、どのメールへの返信かがわかりづらくなります。また、採用担当は複数の就活生とやり取りを行っているため、過去のメールをスムーズに確認できるよう、タイトルは残したまま返信しましょう。

利用するメールソフト（メーラー）によっては、やり取りをするうちに「Re」がどんどんと増えていく場合があります。増えすぎるとかえって見づらくなってしまうため、その場合は一つだけ残し、ほかは消しても問題ありません。

送付元アドレスにも気を配る

就活で使用するメールアドレスに明確な決まりはありませんが、数字の羅列や個性的な文字列、いかにもプライベート感のあるアドレスは避けたいところです。自分のこだわりよりも、相手にとっての見やすさを重視しましょう。

GmailやYahoo!などのフリーメールを使用するのは問題ありませんが、できるだけシンプルなメールアドレスがベストです。例えば、「名前＋誕生日」といったアドレスにすると、メールの送信者がひと目でわかります。

誤字脱字や固有名詞、機種依存文字に注意

誤字脱字や表現ミスがないか確認するのはもちろん、デバイスによって表示されない機種依存文字や特殊な記号、絵文字の使用は避けましょう。また、就活メールのようなビジネス上のやり取りには、カジュアルな印象を与える記号や絵文字は適しません。

ほかにも、固有名詞（相手の名前、会社名、事業名、サービス名など）の扱いには特に注意が必要です。企業名の前後に付く「株式会社」などを略さず、正式名称で記載するようにしましょう。

読みやすさを意識する

どんな用件のメールを送るときも、「読みやすさ」を意識することが大切です。言いたいことを一方的に伝えるだけの文章は読みづらいばかりか、自分と相手の間で認識のズレが生じる可能性が高くなります。

「改行をうまく使う」「漢字とひらがなのバランスに気をつける」「だらだらと長文を書かない」など、相手目線の読みやすさを心がけながらメールを作成しましょう。言葉遣いや読みやすさに不安がある場合は、周りの人に一度メールをチェックしてもらうのがオススメです。

適切な敬語で丁寧な言葉遣いを心がける

就活はビジネスの場であることを意識し、メールを送るときも丁寧な言葉遣いを心がけましょう。間違った敬語を使ってしまうと、失礼にあたる可能性があります。日頃から正しい言葉遣いを意識することが重要です。

以下に、ビジネスシーンで間違いやすい敬語と、正しい表現を紹介します。メールを作成するときにうっかり使ってしまわないよう、適切な敬語を知っておきましょう。

適切な敬語を使う心がけは大切ですが、意識しすぎて二重敬語にならないよう注意が必要です。例えば、「おっしゃられる」という言葉は、「言う」の敬語である「おっしゃる」と、尊敬語の「られる」を二重に重ねた言葉となり、間違った表現です。正しい言葉を使えているか、適宜確認しながらメールを作成しましょう。

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面接日程変更(調整)メールの基礎知識や注意点

就活が進むと、複数の面接日程の調整を行わなければならず、面接日程の変更をせざるを得ない場面もあるでしょう。「他社の選考日と被ったことを正直に伝えても大丈夫かな」などと疑問に思う人のために、面接日程変更メールの基礎知識や注意点を紹介します。

日程変更が理由で落ちることはない

面接の日程変更をお願いしたからといって、それが直接の理由となって選考に落ちることはないでしょう。どうしてもスケジュール調整が難しいケースがあることは、各企業の採用担当者も承知しています。

大切なのは、そのときにあなたがどのように対応するかです。誠実な態度がプラスに働く可能性もあるため、日程変更依頼でマイナス評価が付くかも……と心配する必要はありません。

2回以上日程変更を希望するのはマイナス印象に

同じ企業に対して複数回、日程変更を申し出てしまうと、採用担当者は「またか……」という印象を抱き、スケジュール管理能力や志望度に疑問を持ってしまう可能性もあります。

可能な限り、日程変更をしなくても済むように、各企業の選考スケジュールを管理しておきましょう。

日程変更を申し出る際は、他社の選考や大学の授業などが確実に入らない日時を伝えることも重要です。「無理そうだったら日程変更してもらえば良い」と、安易に考えないよう注意してください。

学業の予定や体調不良などは正直に理由を伝えよう

就活中とはいえ、学生の本分は学業です。学業に関する都合で日程変更をしたい場合は、そのまま正直に伝えて問題ありません。

また、体調不良または別のどうしても外せない事情の場合も、理由を伝えて日程変更をお願いしましょう。

他社の選考日と被った場合は伝え方に注意

他社の面接日と日時が重なった際は、採用担当者に「志望度・優先順位が高くない」と思われないように伝えることが大切です。

企業から具体的な予定を尋ねられた場合、他社の選考があることを伝えても問題ありませんが、他社の方が志望度・優先順位が高いとわかるような表現は控えましょう。

面接の候補日は複数日、時間帯に幅をもって提示しよう

何度も日程調整をする手間を省くため、候補日は1日に限定せず、複数日を提示して幅を持たせるといいでしょう。できれば第3希望まで出し、面接前後1時間ほどは予定が入っていない日を設定すると安心です。

日時を提示するときは「13時～19時まで空いております」といったように、何時から何時まで都合がつくのかも分かりやすく提示しておくと、企業の担当者は予定を立てやすくなります。

緊急でなければメールがベスト

日程変更が必要なことが把握できたら、速やかにメールで連絡しましょう。当日の時間変更のような緊急連絡でなければメールで問題はありません。

シチュエーション別・就活メールの例文

メールの書き方は、シチュエーションによって異なります。6パターンの例文を用意したので、企業にメールを送るときの参考にしてください。

ただし、以下の例文はあくまで一例にすぎません。実際に企業にメールを送るときは、自分の言葉で用件を伝えましょう。

OB・OG訪問の依頼メール

OB・OG訪問の依頼メールで、面接日程変更メールのように一方的に日程を提示してしまうと、失礼な印象を与える恐れがあります。無理を言ってこちらからお願いする立場になるため、基本的には相手に提示された日程に合わせるようにしましょう。

OB・OG訪問で送るメールのマナーは、以下の記事でも解説しています。より詳しい書き方と注意点を知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

OB/OG訪問のメールの基本マナー。シチュエーション別で解説

面接日程の変更依頼メール

日程調整をお願いする理由は、正直に伝えても問題ない場合と、別の表現に変えたほうがよい場合があります。具体的には、次のような例が挙げられます。

学業の予定や体調不良であれば問題ありませんが、他社の選考日と被ったことが理由で日程調整をお願いする場合は注意が必要です。、伝え方によっては、「優先度が低い」「入社意欲に欠けている」といった印象を与える恐れがあります。

「直前まで予定があり間に合いそうにありません。大変恐れ入りますが、お時間を変更いただけないでしょうか」など、表現を言い換えて伝えるとよいでしょう。

面接後のお礼メール

気持ちの伝わるお礼メールが、合否を判断する最後の一押しになる可能性は十分に考えられます。面接での話の内容を含めつつ、感謝の言葉を伝えると、入社の熱意が伝わりやすいでしょう。

内定承諾メール

内定承諾メールでは、感謝の言葉と入社の意思を伝えます。「貴社の一員として貢献できるよう努力して参ります」などと一言付け加えると、仕事に対する意欲を伝えられるでしょう。

内定保留メール

内定保留メールを送る際は、「いつまで返事を待ってもらいたいのか」を明確に伝えましょう。保留すること自体はNGではありませんが、返事が長引けば長引くほど企業に迷惑がかかります。

できれば数日中、長くても1週間以内には返事をするのが無難です。

選考辞退・内定辞退メール

選考辞退・内定辞退は可能な限り穏便に済ませることが大切です。「社風が苦手に感じた」「待遇に不満がある」など、相手に不快感を与える恐れがある表現は避け、辞退の理由や謝罪の言葉を伝えましょう。

どうしても理由を伝えにくい場合は、「他社とのご縁を感じた」「一身上の都合により」といった当たり障りのない表現でも問題ありません。

電話で日程変更をお願いする場合

緊急性が高い用件の場合はメールではなく、電話での連絡が適切です。

例えば、急な体調不良によって面接の前日または当日にメールした場合、約束の時間までに相手がメールを確実に読むとは限りません。用件を確実に伝えるためにも、状況に応じて電話とメールをうまく使い分けましょう。

また、電話で連絡をして相手の了承を得た場合は、なるべく当日中にお礼のメールを送りましょう。丁寧な印象を与えられるのと同時に、メール自体がきちんと連絡を入れた証拠になります。

電話で日程変更をお願いするときは、次のような流れで用件を伝えましょう。

１.電話に出た方に挨拶

２.担当者に日程調整の依頼

３.日程調整

４.調整日程の確認

５.お礼を伝える

６.面接当日も一言お礼を述べる

「今回は面接の日程をご調整いただき、ありがとうございました」と伝えましょう。電話・メール・お礼の中で「きちんとした人」という印象を残すことが大切です。

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ビジネスマナーを意識して真摯に対応しよう

面接の日程調整や内定辞退など、どんな用件を伝えるにしても、就活メールでは真摯な対応を心がけることが大切です。「日程を調整してもらうのが当たり前」「もう会わないから適当に内定辞退すればいい」といった姿勢では、相手に不快感を与える恐れがあります。

トラブルに発展するリスクを避けるためにも、企業に就活メールを送るときは適切なマナーを心がけましょう。就活を通じて適切なマナーを身につけておけば、入社後の業務で電話をかけたり、メールを作成したりするときにも経験が役立つでしょう。

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