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就活の面接を日程変更したい!電話やメールでの伝え方やタイミングは?

  • 就活ノウハウ
  • 2020.09.01

就活中、どんなに気を付けていても、スケジューリングがうまくいかず、面接日程の変更をお願いしなければいけない事態が発生してしまう場合があります。そんな時はどう対応した方がいいのでしょうか?

今回は、面接の日程変更の連絡手段や伝達内容・注意点を、例文を交えながら解説します。

目次

    そもそも面接の日程は変更してもいいの?

    面接の日程変更をお願いしたら、採用担当者の印象を悪くして選考に影響するのでは、と考えてしまう方も多いと思います。実際はどうなのでしょうか?

    日程変更が理由で落ちることはない

    面接の日程変更をお願いしたからといって、それが直接の理由となって選考に落ちることはないでしょう。どうしてもスケジュール調整が難しいケースがあることは、各企業の採用担当者も承知しています。

    大切なのは、そのときにあなたがどのように対応するかです。誠実な態度がプラスに働く可能性もあるので、日程変更依頼でマイナス評価が付くかも……と心配する必要はありません。

    何度も日程変更を申し出るのはマイナス印象になる可能性も

    ただし、同じ企業に対して複数回、日程変更を申し出てしまうと、採用担当者は「またか……」という印象を抱き、スケジュール管理能力や志望度に疑問を持ってしまう可能性もあります。

    可能な限り、日程変更をしなくても済むように、各企業の選考スケジュールを管理しておきましょう。「無理そうだったら日程変更してもらえばいい」と、安易に考えないよう注意してください。

    日程変更は電話・メール、どっちで伝える?

    では、日程変更せざるを得なくなった場合、連絡方法は電話とメールどちらがいいのでしょうか?

    緊急でなければメールがベスト

    日程変更が必要なことが把握できたら、速やかにメールで連絡しましょう。緊急でなければメールで問題はありません。

    体調不良など、前日~当日の連絡は電話がベスト

    前日もしくは当日など、緊急性が高い場合は電話で連絡を入れます(もちろん先方企業の営業時間内)。電話を入れる際は、始業時間早々や休憩時間とその前後、就業間近などは避けるのがマナーです。

    電話での連絡後、お礼メールも送る

    電話で連絡をして了承いただいた場合は、すぐに日程変更のお礼のメールを送りましょう。文面で送ればそれがエビデンス(証拠)になりますし、丁寧な印象も与えることができます。

    【例文つき】就活の面接後のお礼メールはどう書く?件名や本文の適切な書き方

    日程変更の理由は正直に言うべき?注意点は?

    学業都合の場合はそのまま正直に伝える

    就活中とは言え、学生の本分は学業です。学業都合の場合は、そのまま正直に伝えて問題ありません。

    他社の選考日と被った場合は伝え方に注意!

    他社の面接日と日時が重なった際は、採用担当者に「志望度・優先順位が高くない」と思われないように伝えることが大切です。具体的なNG例と、ベストな言い換えの例をご紹介します。

    NG例

    「第一志望の企業の面接があるので」

    事実だとしても、言い方を変えたほうが無難です。「先約があるため、お時間の変更は可能でしょうか」「直前まで予定があり間に合いそうにありません。大変恐れ入りますが、お時間をご調整いただけましたら幸いです」といった表現がいいでしょう。企業から具体的な予定を尋ねられた場合、他社の選考があることを伝えても問題ありませんが、他社の方が志望度・優先順位が高いとわかるような表現は控えましょう。

    理由そのものよりも、日程変更の際の対応が重要

    同じ内容を伝えるにしても、伝え方次第で印象が変わります。採用側が志望度・優先順位に疑問を感じるような対応は避けましょう。以下で、具体的な例文をご紹介していきます。

    日程変更の電話・メールの例文

    メールで日程変更依頼する場合

    件名の例

    【○○大学 山田花子】面接の日程調整のお願い

    本文の宛先

    株式会社○○○
    人事部 採用担当 ○○○様

    本文の挨拶

    お世話になっております。
    ○○大学○○学部4年の、山田花子と申します。
    先日は、面接の日程をご連絡いただき、ありがとうございました。

    本文の内容

    大変申し訳ございませんが、面接日の○月○日は14:00からゼミのプレゼンテーションがあり、
    ご案内いただいた日時に伺うのが難しい状況です。

    誠に勝手なお願いで恐縮ですが、
    下記の日程で面接の日時をご調整いただくことは可能でしょうか。

    ○月○日(月) 13:00〜17:30
    ○月○日(火) 9:00〜17:30
    ○月○日(水) 9:00〜12:00

    本文の締め

    お忙しいところお手数をおかけして、申し訳ございません。 何卒、ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

    本文の署名

    ――――――――――――――
    ○○○大学○○○学部4年
    山田 花子
    携帯:000-0000-0000
    h_yamada@xxxxxx.xxx.xxx
    ――――――――――――――

    無事に返信が来たら、感謝の気持ちをメールで伝えましょう。メールには、確認のため新たな面接日程も入れておきます。あなたのコミュニケーション力は採用担当者に好印象を残すはずです。

    電話で日程変更をお願いする場合

    落ち着いたトーンで、申し訳ない気持ちを込めて伝えます。調整対応後はしっかり感謝の気持ちを表しましょう。

    1.電話に出た方に挨拶

    お世話になっております。
    ○○大学○○学部4年の、山田花子と申します。
    お忙しいところ恐れ入りますが、面接の日程の件でご連絡いたしました。
    ご担当の○○様とお話ししたいのですが、お手すきでしょうか?

    2.担当者に日程調整の依頼

    お忙しいところ恐れ入ります。
    ○○大学○○学部4年の、山田花子と申します。
    先日は面接の日程をご連絡いただき、ありがとうございました。
    実は、ご案内いただいた日程がゼミの発表と重なってしまいました。
    大変申し訳ございませんが、日程を調整していただくことは可能でしょうか。

    3.日程調整

    来週火曜日以降なら、いつでも大丈夫です。

    4.調整日程の確認

    ありがとうございます。それでは、○月○日の○時にお伺いいたします。

    5.お礼を伝える

    私の都合で、ご迷惑をおかけいたしました。 お忙しい中、ご調整いただき、ありがとうございます。 それでは、失礼いたします。

    面接当日も一言お礼を述べる

    当日は、「今回は面接の日程をご調整いただき、ありがとうございました」と伝えましょう。電話・メール・お礼の中で「きちんとした人」という印象を残すことが大切です。

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    就活において、面接の日程変更が発生し得ることは、企業の採用担当者も理解しています。日程変更を申し出ること自体は、基本的に減点対象ではありません。重要なのは、日程変更の連絡を入れる際のあなたの対応です。常識や礼儀、マナーが問われるシーンになります。

    採用担当者にあなたという人間を信用してもらえるよう、例文を参考にしながら失礼のない対応を行いましょう。

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