【ケース別例文付き】インターンシップのメールの書き方のポイントやテクニック

インターンシップとは？

インターンシップの内容や期間

インターンシップは、企業が学生に対して就業体験の場を提供するものです。学生が「働く」ことをより具体的に体感できる、またとないチャンスです。
インターンシップにもさまざまなスタイルがあることを知っておきましょう。インターンシップは、2週間から1ヶ月などの長期プログラムを設定している企業も多く、プロジェクト型インターンシップとしてチームを作成し、活動するものもあります。現役社員からノウハウを学べる、貴重な機会として人気となっています。

選考を経てインターンシップへの参加権を得た場合は安易な欠席はNG

インターンシップは、参加の際に選考が必要なものもあります。選考を経て、参加権を勝ち取っての参加ですから、メンバーの本気度も高いことが予想できるでしょう。そして、自分が参加する分、希望していたにも関わらず参加できなかった学生もいるということ。安易な欠席は他の学生の籍を奪ったわけになるので控えましょう。

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インターンシップをやむなく辞退する場合は？

欠席を伝える際の対応が大切

ただ「欠席連絡をきちんと行い、誠実な対応をすること」が大切です。やむを得ず欠席する場合は、基本的に電話で連絡をします。そのうえで、謝罪のメールも併せて送付し、誠実な姿勢を伝えるようにしましょう。

無断欠席は厳禁！

当たり前ですが、無断欠席は厳禁です。就業体験に臨むのですから、最低限の社会人としてのマナーは厳守しましょう。

インターンシップの欠席の連絡手段はメール？電話？

緊急の場合（当日や前日の連絡）は電話が確実

欠席する場合の連絡方法ですが、急きょ欠席する場合は、電話での連絡が基本です。電話をかけにくい気持ちはわかりますが、確実に、誠意をもって先方に伝えるには電話が最も適しています。

担当の方が出られなかったり、営業時間外は留守電を入れる

担当の方が不在の場合や、営業時間外に連絡するときは、留守番電話にメッセージを残します。そのうえで、メールアドレスがわかる場合は「留守番電話にメッセージを残させていただきましたが、こちらにも連絡させていただきます」と、メールをしましょう。

どうしても参加できない状況を伝える

体調不良の欠席は「このような状態でどうしても参加することが難しい」と伝えます。淡々と「体調不良で欠席いたします」というのと、事情説明をしたうえで「申し訳ございませんが、欠席させていただきます」というのでは、印象が大きく違います。

ただ、連絡がギリギリになってしまった場合は、端的に用件を伝えるようにしましょう。長々とした電話は、相手にとって迷惑になります。取り急ぎ電話では用件のみ伝え、改めてメールでお詫びしましょう。自分の気持ちを伝えることを最優先事項とするのではなく、相手の状況を理解し、そのうえで行動することが社会人への第一歩です。

インターンシップ時の失礼のない欠席の伝え方は？

常識のある礼儀をわきまえた対応をする

欠席の連絡をするときは礼儀をわきまえた対応をすることが大切です。以下で、電話とメール、それぞれの対応例をご紹介します。

事前に電話を入れていた場合は「先ほど、お電話させていただきました通り」と一言添えておくと、先方も状況把握しやすいでしょう。相手が不在で直接話せなかった場合は「お電話させていただきましたがご不在でしたので、」と添えておきます。

採用担当者は、毎日膨大な数のメールをチェックしていますので、件名で用件が理解できるような、わかりやすいタイトルを心掛けましょう。本文も端的に、かつ「申し訳ない」という気持ちを伝えるようにしましょう。

理由をしっかり伝える

体調不良の場合は、基本的に状況を具体的に伝えたほうがベターですが、ビジネスマナー上では病欠の理由は詳細に伝えなくていいとされています。先方の反応を見ながら、詳しく説明すべきか判断しましょう。
判断が難しい場合は「熱が下がらなくて」など、簡単に理由を添える程度でいいでしょう。冠婚葬祭の場合は「身内に不幸があり」と伝えます。

そのうえで「せっかく席を用意していただきましたのに」と、謝罪の意を伝えます。今後も選考を受ける場合は「改めて会社説明会などに応募させていただきますので、その際はよろしくお願いいたします」と、伝えましょう。

グループワークで同じチームのインターン生に連絡をする

グループワークがあるインターンシップの場合、メンバーにも連絡します。引き継ぎが必要なこともありますので、迷惑を最小限にとどめるようにしましょう。

欠席連絡以外のメールのケース別例文を紹介！

企業からのメールに返信

面接日程の調整などの場面で、企業からのメールに返信することがあります。ここではそのメール例文をみていきましょう。

インターンシップ受け入れに対するお礼

続いて、インターンシップに内定したときのメール例文を紹介します。

インターンシップに参加した後のお礼

インターンシップに参加した後のお礼メールも忘れてはいけません。以下の例文を参考にして失礼のないようにお礼メールを送りましょう。

企業にメールを送るときのポイントは？

ビジネスシーンにおけるメールは「宛先」「件名」「宛名」「本文」「署名」の5要素から構成されます。基本的な方法を押さえたうえで、必要な要素が漏れないように注意してメールを作りましょう。

ビジネスシーンのメールで誤字脱字はご法度なので、メールを送信する前に必ず確認してください。文面を書いてから時間を空けて見直すことで、間違いに気付きやすくなります。また、書いた文章を声に出して読んだり、指で文を追いながら確かめたりする方法も間違いの防止に効果的です。読みやすさを意識して適度に改行することも忘れてはいけません。

そして、メールが誰に向けて送られたものなのか明確にするために、宛名についても送信前に必ず確認しておきましょう。宛名は会社名と所属部署名、そして先方氏名の順番に書いてください。 その他、企業からのメールに返信するときは、早めの対応を心がけましょう。また、早朝や深夜など、営業時間外はなるべく送らないようにする気配りも大切です。

覚えておくと役に立つメールのテクニックとは？

社会人になってからはメールでの連絡が主流となるため、メールを効率的に送るテクニックを今のうちに覚えておくと役に立つでしょう。

テンプレートを作っておく

冒頭のあいさつ文や署名は毎回メールに書くことになる部分です。そのため、あいさつ文や署名を含めたテンプレートを作っておくと効率的にメールを送ることができ、署名漏れなどのミスも防げるでしょう。ただし、本文の内容まで毎回同じだと、相手に悪い印象を持たれる恐れがあるので注意してください。

重要なメールはフォルダを分けて保存しておく

面接の日程や場所が記載されているような重要なメールを普通のメールと一緒に保管しておくと、どこにあるのかわからなくなる場合があります。重要なメールはフォルダを分けて保存しておくなど、見失わないための工夫をしておきましょう。また、まだ返信していないメールは「未対応」フォルダに、返信済みのメールは「対応済」フォルダに保存しておけば返信漏れが防げます。

アドレス帳への登録を習慣化する

採用担当者の情報をアドレス帳に登録しておくのも効率化テクニックの１つです。このとき、社名と部署名まで登録しておくことを忘れないようにしてください。

まとめ

インターンシップでの連絡はどんなケースであれ早めに行う必要があります。その中でも欠席連絡は、できるだけしないほうがいいものですが、やむを得ず欠席する場合は早めに連絡し、申し訳ないという気持ちを伝えるようにしましょう。欠席理由も嘘を付くことなく、真摯な姿勢で対応することで、企業側にもマイナスな印象を残さずに済みます。メールでの対応もマナーとして大切であり、適切な対応を行うこと忘れずに。

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