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OB/OG訪問のメールの基本マナー。シチュエーション別で解説

  • 就活ノウハウ
  • 2020.09.29

就活を進めていくうえで欠かせないのが、OB/OG訪問。普段はなかなか話す機会のない志望企業の社員と踏み込んだ話ができる貴重な場であり、自分の将来に関するプラスの情報や学びがたくさんあります。


ですが、OB/OGを訪ねる際には、基本的なマナーを予め知っておくべき必要があります。


ここではメールの内容を中心に、探し方や訪問する時期なども紹介します。


【目次】


OB/OG訪問のメリット、開始時期や探し方は?

OB/OGを訪問するメリット

OB/OGを訪問するメリットひとつには、実際に仕事をしているOB/OGから直接話を聞くことで、説明会や資料からは分からない具体的な職場のイメージを持てること。志望している業界や業種で働く人に会うことで、目標とするべき姿やなにをやらなければいけないかを理解でき、志望動機や自己PRも明確になります。

いま、自分に足りないものはなにか? 意識的にすべきことはなにか?を知ることができれば、行動する中身も変わってくるでしょう。

OB/OG訪問の開始時期

一般的にOB/OG訪問が始まるのは、大学3年生の10月、11月頃からです。 サマーインターンに参加後、ある程度志望業界が絞れた人が、志望企業をより深く知ろうとOB/OG訪問に動き始めます。

情報解禁の直前など就活のピーク時期が近づくと、他の学生も活動を始めるため、訪問のアポが取りづらくなることも考えられます。早めはやめに動くに越したことはありません。志望企業が決まったり、気になる業界や職種が見つかった場合は、すぐに行動するようにしましょう。

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OB/OGの探し方

OB/OG訪問の探し方方は大きく4つあります。

大学の教授や就職課(キャリアセンター)からの紹介

まずは、自分が希望する業界や業種、企業に就職した卒業生がいるか確認し、紹介してもらえるかを確認しましょう。

先輩や先輩の知人に連絡する

知り合いに興味のある企業の関係者がいれば紹介してもらいましょう。先輩のなかで興味のある企業に勤めているひとがいれば有効ですが、中々関係者と繋がりずらく、時間を要する恐れがあります。

会社に直接連絡する

企業のホームページにある「お問い合わせはこちら」から電話やメールでアポイントを取ることも可能です。

OB/OG訪問サービスを活用する

OB/OGにつてがなくても、企業の社会人とつなぐサービスもあります。そういったサービスを活用してOB/OG訪問をすることもできます。

事前に質問事項は決めておく

限られた時間を有効に使うため、また聞き忘れを防ぐためにも、OB/OG訪問の際に聞きたい質問はかならず事前に決めておきましょう。

たとえば、今やっている具体的な仕事内容や業界・会社について、そして本人に関すること。仕事そのものや、相手の企業に対するイメージがより具体的になるはずです。その他にも、大学時代に学んだことで役立っていることや、差し支えがなければ公表されていない企業情報、職種ごとの特徴、企業の社風、福利厚生などを聞いてみてもいいでしょう。

アポの取り方はメール or 電話?

話を聞いてみたいOB/OGが決まったら、次はアポを取る必要があります。アポを取る手段は、メールか電話のいずれかがほとんど。最近では、SNSなどで連絡を取ることもあるようですが、相手の貴重な時間をいただくのですから、マナーを守って、丁寧に依頼をしましょう。では、どのような点に注意すべきか見ていきましょう。

メールの基本マナー

メール例

件名:
OB訪問のお願い(○○大学 氏名)



本文:
○○株式会社
△△部××課
□□様

はじめてご連絡いたします。
○○大学△△学部××学科の□□と申します。
大学のキャリアセンターで□□様のことを知り、
この度、OB訪問をお願いしたくご連絡いたしました。
ご多忙のところ大変恐縮ですが、
□□様のご都合のよい日時をお伺いできれば幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

---------------------------------
○○大学△△学部××学科
(氏名)
(電話番号)
(メール)
----------------------------------

メールのポイント

①件名/「訪問のお願い」の後に、「大学名・氏名」を添えておきましょう。
②宛先/ 会社名は必ず正確に記入すること。「株式会社」が、社名の前に付くのか、後に付くのかは、間違いやすい部分なので必ずチェックしましょう。(株)と略すのも避けたほうが無難です。
③名乗り/自分の名前をまず相手に伝えましょう。紹介者がいれば、その名前も入れておくこと。メールの場合、手紙のように時候の挨拶は不要です。
④メールを送った目的/「訪問をしたい」という目的と、その理由を簡潔に述べましょう。
⑤お詫び/相手が多忙の中、こちらから一方的にOB・OG訪問のお願いをすることに対し、お詫びの気持ちを伝える文を添えよう。
⑥日程と場所の打ち合わせ/一定の期間(1〜2週間程度)を指定して、相手の都合がつく日時を複数教えてもらい、その中で決めると良いでしょう。
⑦結び/相手への敬意を表す言葉で締めくくること。
⑧署名/最後にもう一度、大学名と名前を記載します。その際、携帯電話の番号・Eメールアドレスの記入も忘れずに!

電話での連絡は“最終手段”

メールとは違い、電話での返事は相手の状況によって変わるもの。相手が不在・もしくは多忙で出られない可能性もあります。できるだけメールでの連絡を優先し、連絡先が電話番号しかわからなかったり、相手から電話をかけるよう指示された場合のみに限って使うようにしましょう。

電話でアポを取る際の注意点

①相手の就業時間内には電話をしない。とくに朝10時頃〜夕方4時頃以降や、昼休みの時間帯は避ける
②早朝や深夜の時間帯にはかけない。ベストな時間帯は18時〜21時頃
③電波が良く届き、静かな場所から電話をかける
④「お忙しいところ大変申し訳ございません」といったクッション言葉をはさんで話す
⑤電話をかけた目的や、繋いでほしい相手など、予め話す内容を決めておき、手短に伝える
⑥メールと同じく、日程調整は相手の都合に合わせる

シチュエーション別のメールの書き方

OB/OG訪問では、さまざまなシチュエーションでメールのやり取りをすることになります。まず、アポを取るためのメールに返信をもらったら、返事の内容にかかわらずメールを返すのが社会人としてのマナーです。

また、訪問に先駆け、当日質問する内容をメールで通知しておくと効率的でしょう。このメールには、相手にアポを忘れられてしまうのを防止するリマインド効果もあります。訪問した後、そして内定をもらったときもお礼のメールを送るようにしましょう。

ここからは、それぞれのシチュエーションにおけるメールの書き方を紹介していきます。

返信メール

OB/OG訪問を受け入れてもらった場合は、謝意を伝えるためにメールを返信してください。このとき、急用で相手がこられなくなったときなどに備え、自分の連絡先も記載しておくと安心です。日中もつながりやすい携帯電話の番号などを伝えておきましょう。

訪問を断られた場合についても、返信をしてくれたこと、忙しい中検討してくれたことに対して謝意を伝えるためにメールを返します。「また別の機会に話をお聞かせいただければ光栄です」と伝え、次の機会につながるように「今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」とあいさつすることが大切です。

質問事項の事前通知メール

OB/OG訪問において、事前に質問事項を相手に知らせておくことは重要です。事前に伝えることで、相手があらかじめ質問内容について考え、わからないことは調べてくれる可能性が高く、質の良い回答を得ることができるためです。質問事項は、相手から返信をもらったときに返すメールで伝えても良いので、なるべく事前に通知するようにしましょう。

OB/OG訪問の質問で一般的なのは、会社での具体的な業務内容や職場の雰囲気などについてたずねるものです。これらは企業のホームページなどからは得ることができない情報であり、実際に働いている人に聞く価値のある質問だといえます。

また、今の会社をどう思っているのかについて質問し、OB/OGの個人的な考えを参考にするのも良いでしょう。その他、現在勤める企業に就職するために、どのような就職活動を行ったのかについても質問することをおすすめします。その回答に触れ、就活を進めるうえで重要なポイントはどこにあるのか、あらためて考えてみてください。

お礼メール

OB/OG訪問の後は、時間を割いてくれたことに対して感謝を伝えるために、必ずお礼メールを送りましょう。訪問についてのお礼メールは、当日中、遅くとも翌日の午前中までには送るのが礼儀です。送るのが遅くなるほど訪問時の印象が薄れ、気持ちのこもらないやり取りになってしまうでしょう。

お礼メールのポイントは、聞いた話のなかで特に印象に残った部分を具体的に伝えることです。そのうえで、「業界への理解が一層深まりました」とあらためて感謝の気持ちを表現してください。このときの感動をメールに記録として残しておけば、面接の前などに読み返してモチベーションを高めることもできるでしょう。

内定をもらって就活が終了したときも、結果的にどこへ就職することになったのか報告するために、お礼メールを送ることが大切です。就職するのが訪問したOB/OGが働いている企業ではなかったとしても、相手が時間を割いてくれたことに対して謝意を伝えるようにしましょう。

OB/OG訪問でメールを送るときの注意点

OB/OG訪問でメールを送るときは、マナー違反にならないためにも、いくつかのポイントに注意する必要があります。

誤字脱字に気を付ける

誤字脱字が目立つ文面は、読み手に不注意で雑な印象を与えます。そのため、メールを送信する前に読み返してミスがないか確かめる習慣をつけましょう。このとき、文章を声に出して読むと間違いに気付きやすくなります。また、読みやすくなるように適宜改行することもポイントの1つです。

原則日程変更しない

OB/OG訪問のアポを取った後で日程や時間を変更するのは基本的にマナー違反です。訪問日時の変更は、忙しい中で予定を押さえてくれた相手に対して失礼なので、変更することのないようにしましょう。どうしても変更の必要があるときは、メールではなく電話で連絡することが大切です。メールだとすぐに見てもらえない可能性があり、情報の伝達が遅れます。また、電話で直接謝罪したほうが、相手に誠意が伝わりやすくなります。

早く返信する

OB/OGとのやり取りでは、なるべく早く返信することを心がけましょう。とはいえ、夜遅くにメールを送るのはマナーに反するため、遅くなりそうなときは翌日の朝にメールを送ってください。また、休日もメールを見ない可能性が高いので避けるのが無難です。

これから社会人になることを自覚し、行動しよう

OB/OG訪問の流れや注意事項、そしてビジネスマナーの基本をお伝えしました。
大切なのは、これから社会人になるという自覚をもって行動すること。ここで紹介したマナーができるようになれば、ほかの就職活動でも役立つ上に、社会人になってから怖いものなし!
とはいえ、はじめのうちは失敗することもあるかもしれません。少しずつ意識して慣れていくようにしましょう。

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