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就活の選考辞退の連絡は電話必須?メールでもいい?正しい伝え方を伝授

  • 就活ノウハウ
  • 2020.08.17

就活を進めていると、他社との選考の兼ね合いや急なスケジュールの変更などで、やむなく選考を辞退しなければならないシーンも出てきます。そんなとき、辞退する旨をどのように伝えるのがいいのでしょうか?

ここでは、選考辞退の正しい伝え方について、例文と注意事項も交えてご紹介します。

【目次】


辞退をすると、企業はどんな印象を受ける?

「選考の途中で辞退するのはイメージが悪いのではないか」「担当者を怒らせてしまうのではないか」と心配する人も多いでしょう。選考辞退について、企業はどのように考えているのでしょうか?

企業も選考辞退はある程度想定している

企業の人事担当者は、就活生が複数の企業に応募している前提で選考を行っています。そのため辞退者が一定数出ることは想定範囲内であり、辞退については企業もある程度仕方がないと考えているでしょう。重要なのは、辞退を伝える際の対応です。

土壇場での辞退や無断での辞退はマイナス印象になる

最悪のパターンは、「辞退の連絡をしづらい」という思いから、辞退する意思は決まっているにも関わらず連絡のタイミングがどんどん遅くなり、結局土壇場での辞退となってしまうこと。そしてそれよりもさらに悪いのは、「連絡するのが億劫だから」「どのように連絡すればいいのかわからないから」といった理由で無断辞退することです。

これらの行為は企業に迷惑をかけることになり、間違いなくマイナスイメージとなりますので、絶対に避けましょう。

面接の選考辞退はメールでOK?電話は必須?

基本的にはメールでもOK

電話連絡が必須というわけではなく、メールでも大丈夫です。ただしメールの場合、送ったからといって相手がいつ開封するかはわかりません。メールを送ったあとに電話連絡もしておくのが確実です。そうすることで、相手側も自分も安心できるでしょう。

面接の直前は必ず電話で連絡

面接まで時間がある場合はメールでも構いませんが、面接直前にやむなく辞退することになった場合は、必ず電話で連絡しましょう。前日や当日ともなると緊急の連絡ということになりますので、電話で伝えるのが相手への配慮です。

最終面接や内定を辞退する場合も電話が望ましい

内定まであと一歩である最終面接の辞退や、内定の辞退の場合にも、メールではなく電話が望ましいでしょう。丁寧な言葉で誠意をもって担当者に謝罪をしたうえで、辞退する旨を伝えるためには電話がベターです。

選考辞退を伝えるべきタイミングはいつ?

辞退の意思が決まったらなるべく早く伝える

企業としては、面接に合わせて担当者のスケジュール調整を行っていますので、辞退の連絡は早いほうが助かります。辞退の意思が固まったら、なるべく早く伝えるようにしましょう。直前の連絡となってしまうことは避けるようにして、最低でも前日までには連絡するのがマナーです。

電話をする場合、時間は相手の都合を考える

電話で辞退の連絡をする場合には、必ず企業の営業日や時間時間を確認してから電話をしましょう。営業時間内に連絡するのはもちろんのこと、その中でも忙しそうな時間は避け、相手側に迷惑をかけないようにしたいものです。

始業直後やお昼休憩の前後、終業時間直前などは特に慌ただしい時間帯なので避けましょう。多くの企業で一息つける時間帯である10時~11時頃、または14時頃に連絡するのがおすすめです。

内定辞退の場合、原則入社する2週間前までに電話連絡

「そもそも、内定承諾後の辞退は可能なの?」

不安に思う方も多いかもしれませんが、辞退は可能です。仮に内定承諾書を提出していたとしても、それ自体に法的な拘束力はないからです。もちろん、法律的に問題がないとは言え、企業への連絡と謝罪は必要です。

内定辞退の場合には、入社する2週間前までに連絡するようにしましょう。労働基準法の労働契約において、内定辞退の申し入れが認可されるのは入社する2週間前が原則であるためです。メールではなく、必ず電話で連絡を入れ、誠意をもって謝罪とともに伝えることが重要です。

選考辞退の理由の伝え方は?

「選考を辞退するときは具体的な理由を伝えなければいけない」と考えている人もいるかもしれません。しかし、「諸般の事情により」「一身上の都合により」といったように、ひとまずはあいまいな言い方で問題ありません。

それでも、具体的な理由を教えてほしいと迫る採用担当者も中にはいるでしょう。踏み込んで聞かれたときのために、具体的な理由を1つ用意しておくのがおすすめです。「他社から内定をもらった」「家庭の事情により就職が難しくなった」「方向性の違いに気付いた」など、簡潔で相手が納得できる理由を答えるようにしましょう。

どのような理由で選考を辞退するにせよ、相手に失礼な印象を与えないように、丁寧に答えることが大切です。へりくだって理由を説明する必要はありませんが、企業への批判と受け取られかねないような理由は避けてください。そして、理由とともに時間を割いてくれたことに対する謝意を伝え、真摯な態度で伝えることを心がけましょう。

選考辞退のメールはどう書けばいい?

選考辞退のメールを書くにあたって必要な要素、そして実際のメールの文例を以下でご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

辞退メールを書く際には、まず「面接辞退のご連絡(○○大学 ●●)」のように、辞退の旨と差出人の名前が一目でわかる件名にしましょう。

本文の宛先には「会社名、部署名、担当者名」を記載します。そして挨拶の一言、「大学名、学部、名前」を記載して名乗ってから辞退の意思・お詫びの言葉・結びの言葉と続けます。

最後の署名には「電話番号、メールアドレス、名前」を必ず記載しておきましょう。

メール文の例(選考辞退)

件名:面接辞退のご連絡(就活大学 就活太郎)

本文: ○○株式会社 採用事業部 佐藤様

お世話になっております。
○月○日に面接のお時間を頂戴しております
就活大学 就活学部の就活太郎と申します。

大変申し訳ございませんが、
諸般の事情により選考を辞退したくご連絡を差し上げました。
貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、
このような形のご連絡となってしまい、誠に申し訳ございません。

末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

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就活大学◯◯学部◯◯学科4年
就活 太郎
■mail :tanaka@xxxxx.com
■TEL :000-0000-0000
■住所 : 〒000-0000 東京都渋谷区◯◯◯南0-0-0 コーポ◯◯201
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選考辞退の電話はどう伝えればいい?

メールだけでなく、電話で選考辞退の意思を伝えるときのポイントについても押さえておきましょう。ここでは、選考辞退の電話をするときのポイントとトーク例を紹介します。

選考辞退の電話をするときのポイント

選考辞退の電話をする前にメールしている場合は、名乗る前に「メールでも連絡させていただきました」と前置きすると良いでしょう。自分が誰かを伝えたら、選考を辞退する旨とその理由を簡潔に述べ、選考に時間を割いてくれたことに対する感謝とお詫びの気持ちを伝えてください。用件が終わったら「失礼いたします」と言ってから電話を切りましょう。電話はかけたほうから切るというのが一般的なマナーですが、突然切ると相手に失礼な印象を与えかねません。そのため、「失礼いたします」の後、2~3秒おいてから切るようにしましょう。

また、理由を聞かれたときに備えて、選考辞退の理由を書いたメモを用意しておくと安心です。電話をかける場所は周囲が騒がしくないところを選び、携帯電話なら電波の状況も確認しておくことをおすすめします。

相手が不在、都合が悪いとき

電話をかけたときに採用担当者が不在だった場合、何度もかけ直すと相手企業に迷惑がかかります。何時頃に戻る予定なのか確認したうえで「それでは、その時間にあらためてお電話させていただきます」と伝えておくと良いでしょう。選考を辞退するときは、自分から電話をかけるのが基本のマナーです。

電話をかけた時間に相手が忙しかったときは、「こちらからかけ直します」と言ってもらえる場合もあります。そうでなければ、何時頃なら電話しても良いのかを相手に確かめ、かけ直してください。

電話トークの例(選考辞退)

自分:お世話になっております。○月○日に面接のお約束をさせていただいている、就活大学の就活太郎と申します。人事部の○○様はご在席でしょうか?

人事:私が○○です。

自分:急な連絡で申し訳ありませんが、選考を辞退させていただきたくお電話を差し上げました。

人事:そうですか。よろしければ理由を聞かせていただけますか?

自分:先日、他の企業様から内定のご連絡をいただき、そちらの道に進もうと考えているためです。貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような形となってしまい、誠に申し訳ございません。

人事:そうでしたか。それはおめでとうございます。

自分:優しいお言葉をかけていただき、ありがとうございます。説明会や1次面接での丁寧な対応にも大変感謝しております。

人事:がんばってくださいね。

自分:ありがとうございます。この度は誠に申し訳ありませんでした。それでは失礼いたします。

選考辞退の連絡後、返答がない時は?

選考辞退のメールを送ったにもかかわらず、相手から返信が送られてこない場合があります。こうしたケースでは、まず「先日ご連絡を差し上げました○○ですが」といった文面で、さりげなく確認するメールを送ってみましょう。相手がメールを見落としていた場合は、すぐに反応してくれるはずです。確認メールの文面は、催促するような調子ではなく、あくまでも低姿勢を心がけることが重要です。

それでも反応がないときは、採用担当者に電話で連絡してみましょう。このとき、いつ選考辞退のメールを送ったのかを伝えて相手に確認してもらえば、「いきなり電話してきた」と誤解される心配がありません。そして、返答がなかった原因が相手にある場合も、「連絡が遅くなって申し訳ない」という気持ちで辞退する旨を伝えてください。

選考辞退の前に考えておきたいことは?

選考辞退を考えている人には、辞退の連絡をする前に一旦立ち止まってよく考えることをおすすめします。選考辞退とは、その企業に入社できるチャンスを自分から放棄するということであり、1度辞退すれば基本的に再度選考を受けることはできません。選考辞退は十分な覚悟を決めたうえで実行に移す必要があるのです。

例えば、「企業の方向性が合わない」という理由で選考辞退を検討している場合は、まず自分の目指す方向性を再確認してみましょう。そして、その企業で働いている自分を想像し、具体的にどのようなポイントがネックになるのかを検証してください。もしかしたら、工夫次第で自分の方向性を実現できる余地が見つかるかもしれません。

このように、本当に辞退して構わないのかをあらゆる角度から考え、慎重に判断することが大切です。

選考辞退の際はできるだけ早くに連絡をすること

選考を辞退する意思が固まったら、できるだけ早く辞退の意思を伝えましょう。今回の記事でご紹介したように、企業側も辞退者が出ることは想定内なので、辞退は仕方がないことですが、連絡を直前まで引き延ばしたり、無断辞退・音信不通となることだけは避けましょう。 また、貴重な時間を割いて選考を行ってくれた企業の担当者への感謝を忘れずに、どのような理由であっても必ず辞退の意思を伝えてください。

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