就活の選考辞退はメールと電話どちらが良い？理由の伝え方や例文を紹介

就活を進めていると、他社との選考の兼ね合いや急なスケジュールの変更などで、やむなく選考を辞退しなければならないシーンも出てきます。そんなとき、辞退する旨をどのように伝えるのがいいのでしょうか？

ここでは、選考辞退の正しい伝え方について、例文と注意事項も交えてご紹介します。

面接の選考辞退はメールでOK？電話がベターな場面や伝えるタイミングは？

企業は、面接に合わせて担当者のスケジュール調整を行っているため、辞退の連絡は早いほうが助かります。選考辞退の意思が固まったら、なるべく早く伝えましょう。直前の連絡となってしまうことは避け、最低でも前日までには連絡するのがマナーです。

それでは実際に連絡する手段はメールと電話どちらがよいのか、詳しく見てみましょう。

面接の数日前であればメールでの連絡で問題なし！

面接予定日の2日以上前であれば、メールで選考辞退の連絡をしても問題ありません。

メールで連絡するメリットとしては、じっくり考えてビジネスマナーに即した文章を作成できるほか、自分のタイミングで連絡できる、辞退連絡をした記録として残ることなどが挙げられます。
ただしメールの場合は、相手がいつメールを開封するか、そもそも開封されるかどうかがわからないため、不安な場合はメールを送ったあとに電話連絡もしておくと確実です。

面接前日や当日、最終面接、内定辞退は電話で

面接まで時間がある場合はメールでも構いませんが、面接直前にやむなく辞退することになった場合は必ず電話で連絡しましょう。前日や当日ともなると緊急の連絡になるため、電話で伝えるのが相手への配慮です。

電話は、採用担当者に早くかつ確実に選考辞退の情報を伝えられるほか、メールでは伝わりづらい謝罪の気持ちも伝わりやすいメリットがあります。ビジネスシーンの電話は慣れていないと緊張しやすいため、適切な敬語を覚えたり台本を準備して練習を重ねたりすると良いでしょう。

また、最終面接の辞退や内定辞退の場合も電話で伝えるのが望ましいでしょう。丁寧な言葉で誠意をもって担当者に謝罪をしたうえで、辞退する意思を伝えるためには電話がベターです。
「内定承諾後に辞退できるの？」と思う方も多いかもしれませんが、内定承諾後でも辞退は可能です。内定承諾書を提出していたとしても、それ自体に法的な拘束力はありません。もちろん、法律的に問題がないとは言え、企業への連絡と謝罪は必要です。

労働基準法では、「労働契約終了（退職）の意思を伝えてから2週間が経過すれば雇用契約を終えられる」と定められているため、内定辞退は最低でも入社2週間前までに連絡をする必要があります。

といっても、採用は目標人数が決まっており、企業側は代わりの人材を探すといった対応が必要になります。辞退すると決めたのであれば、なるべく早く伝えるよう意識しましょう。また、メールではなく、必ず電話で連絡を入れ、誠意をもって謝罪とともに伝えることが重要です。

他社内定やイメージの相違など…選考辞退の理由の伝え方は？

「他社から内定をもらったため、就活を終えることにした」「より志望度の高い他社の選考日と被ってしまった」「選考を重ねるにつれ、社風や事業内容など自分の希望と乖離があるように感じた」など、選考を辞退する理由は人によってさまざまです。<br><br>
中には、「選考を辞退するときは具体的な理由を伝えなければいけない」と考えている人もいるかもしれません。しかし、「諸般の事情により」

「一身上の都合により」といったように、ひとまずはあいまいな言い方で問題ありません。
それでも、具体的な理由を尋ねる採用担当者もいるでしょう。踏み込んで聞かれたときのために、具体的な理由を１つ用意しておくのがオススメです。「他社から内定をもらった」「家庭の事情により就職が難しくなった」「方向性の違いに気付いた」など、簡潔で相手が納得できる理由を答えるようにしましょう。

どのような理由で選考を辞退するにせよ、相手に失礼な印象を与えないように、丁寧に答えることが大切です。へりくだって理由を説明する必要はありませんが、企業への批判と受け取られかねないような理由は避けてください。そして、理由とともに時間を割いてくれたことに対する謝意を伝え、真摯な態度で伝えることを心がけましょう。

選考辞退メールのマナーと例文3つ【すぐ使える！】

選考辞退のメールを書くにあたって必要な要素、そしてすぐ使える実際のメールの文例を3つご紹介します。

選考辞退を伝えるメールの書き方と送る際のポイント

辞退メールを書く際は以下の点を意識しましょう。

【１】他社から内定が出たために辞退する場合の例文

【２】家庭の都合で辞退する場合の例文

【３】伝えづらい場合は「一身上の都合」

「社風や福利厚生が自分の希望と合わないと感じた」など、担当者に理由を伝えづらい場合は、「一身上の都合により」という表現が便利です。

内定まであと一歩である最終面接の辞退や、内定の辞退の場合にも、メールではなく電話が望ましいでしょう。丁寧な言葉で誠意をもって担当者に謝罪をしたうえで、辞退する旨を伝えるためには電話がベターです。

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選考辞退の連絡後に返信がこないときは？返信への返信は必要？

選考辞退のメールを送っても、担当者がメールを見落としてしまうこともあるため、返信がこない場合があります。このような場合は、以下のような文面でメールを送ってみましょう。連絡する際は前回送ったメールに再度返信する形で送ると、担当者も内容を把握しやすくなります。

相手がメールを見落としていた場合は、すぐに反応してくれるはずです。確認メールの文面は、催促するような調子ではなく、あくまでも低姿勢を心がけることが重要です。

それでも反応がないときは、採用担当者に電話で連絡してみましょう。このとき、いつ選考辞退のメールを送ったのかを伝えて相手に確認してもらうとよりスムーズです。

一方で、企業から返信が来た場合にさらに返信が必要か迷う方も多いかもしれませんね。基本的に企業からの返信に対して追加での返信は不要です。しかし、例えば「一身上の理由による辞退」に対して具体的な理由を聞かれたなど、企業からの質問があった場合は返信しましょう。

電話で選考を辞退する場合のポイント

選考辞退の連絡を電話で伝えた方が良い場面もあるため、メールだけでなく、電話で選考辞退の意思を伝えるときのポイントについても押さえておきましょう。

担当者に電話がつながったら、まずは大学名と氏名を名乗ります。本題に入る前に、「お忙しいところ申し訳ございません。いまお時間よろしいでしょうか」などと都合を伺いましょう。

名乗ったあとは、選考を辞退する旨とその理由を簡潔に述べ、選考に時間を割いてくれたことに対する感謝とお詫びの気持ちを伝えてください。用件が終わったら「失礼いたします」と言ってから電話を切りましょう。電話はかけた方から切るというのが一般的なマナーですが、突然切ると相手に失礼な印象を与えかねません。そのため、「失礼いたします」の後、2～3秒おいてから切るようにしましょう。

また、選考辞退の理由を聞かれたときに備えて、選考辞退の理由を書いたメモを用意しておくと安心です。電話をかける場所は周囲が騒がしくないところを選び、携帯電話なら電波の状況も確認しておくことをオススメします。

最終選考に進んでいる学生など、内定に近い段階にいる場合は引き留めに合う可能性があります。辞退する理由は担当者に誤解を与えないよう端的に伝えること、また辞退がうやむやにならないよう辞退の意思をしっかり伝えることが重要です。

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