【完全版】就活メールのマナーはこれでOK！あらゆるシチュエーションに対応できる例文集

就活ノウハウ
2025.02.06

大学生の皆さんの中には、就活やインターンで初めてビジネスメールを送るということも珍しくないでしょう。

「どんなことに注意すればいいの？」
「基本的なマナーを押さえておきたい」

そんな方に、徹底的に就活メールのマナーや基本について例文付きにご紹介！この記事をブクマしておけば、インターンから就活の本選考時にも困りません。

就活メールで押さえたい基本マナー

就職活動では、企業とメールでやり取りする機会が多くなります。社会人としてのマナーを意識し、適切なメールを送ることが重要です。

ここでは、特に注意すべき3つのポイントを解説します。

1）不快さを感じさせないメールアドレスを活用する

就活メールでは、ビジネスシーンにふさわしいメールアドレスを使用しましょう。個人のプライベート用アドレスの中には、企業担当者に不快感を与えたり、不審に思われたりする可能性があるものもあります。

■NG例

lovelove○○@xxx.com（過度にプライベートな表現）
xxx_game_999@xxx.com（趣味が前面に出ている）
noname123@xxx.com（誰のものか分かりにくい）

■OK例

tanaka.taro@xxx.com（シンプルでわかりやすい）
t.tanaka2025@xxx.com（氏名＋卒業年度を含めるとより明確）

企業の担当者がひと目で「誰からのメールか」が分かるアドレスを選びましょう。大学のメールアドレス（〇〇@univ.ac.jp）がある場合は、そちらを活用するのもおすすめです。

2）送る時間帯に気を付ける

企業の担当者は日々多くの業務をこなしているため、メールを送る時間帯にも配慮が必要です。特に早朝・深夜の送信は避け、ビジネスタイムに送るのが望ましいとされています。

■避けるべき時間帯

早朝（〜8:00）・深夜（20:00〜）：非常識な印象を与える可能性がある
昼休み（12:00〜13:00）：対応が後回しにされやすい
業務終了間際（17:30以降）：翌日以降の対応になる可能性が高い

■適切な時間帯

平日 9:00〜18:00（一般的な勤務時間内）
午前中〜15時頃が特に好ましい（担当者が対応しやすい）

どうしても時間外に送る必要がある場合は、「送信予約機能」を活用してみましょう。

3）正しい敬語で用件を述べる

就活メールでは、適切な敬語を使い、要件を簡潔かつ丁寧に伝えることが大切です。誤った敬語や過度に堅苦しい表現は、相手に違和感を与える原因になります。

■よくある間違い

× 「拝見させていただきました。」（二重敬語 →「拝見しました」が正しい）
× 「ご確認のほど、よろしくお願いします。」（ややフランク →「ご確認のほど、よろしくお願いいたします。」が適切）
× 「了解しました。」（ビジネスでは「承知しました」「かしこまりました」を使う）

■正しい例文

〇「お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。」（柔らかく丁寧な表現）
〇「お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」（ビジネスメールでよく使われる）

企業とのメールは、今後の選考にも影響する大切なやり取りです。正しい敬語を意識し、社会人としてのマナーを押さえた上で対応しましょう。

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これだけ押さえよう！就活メールの書き方

1.宛先

宛先は正式社名で記載するのが基本です。構成は下記の通り。

1行目：企業名、部署名

2行目：担当者名（不明な場合は「採用ご担当者様」）

株式会社などの場合、（株）などと表記してしまわないよう注意しましょう。

2.件名

件名は、要件が一目でわかるよう簡潔に書くのが基本です。構成は下記が理想です。

【●●大学氏名】××の件につきまして

特に、採用担当者は何百件というメールに目を通しています。そのため、相手に内容がすぐ伝わるよう、件名に用件が分かるよう盛り込むようにしましょう。

3.書き出し／挨拶

簡潔に述べることが重要ではありますが、挨拶は相手へ丁寧な印象を与える際に効果的です。構成は下記が理想です。

自己紹介（大学・学部・氏名）＋簡単なお礼や挨拶

初回メールでは上記の通り自己紹介を。2回目以降の場合は「先日××の件でご連絡させていただいた●●です」といった形で名乗っても良いでしょう。

4.本文

本文は簡潔に相手に用件が伝わるよう述べることが重要です。構成は下記が理想です。

目的・背景・希望

具体的な例文を参考にしつつ、何のために連絡をしたのかが分かりやすいよう意識しましょう。

5.結びの言葉

用件を述べた後は、「対応していただいたこと」や「お時間を割いていただいたこと」へのお礼や今後の対応をお願いする一文を入れ、文章を締めましょう。構成は下記が理想です。

ご対応へのお礼＋よろしくお願いいたします

6.署名

就活メールの署名欄は、大学名・学部・氏名・電話番号・メールアドレスを明記し、相手がすぐに連絡先を確認できるようシンプルかつ統一感のある形式で記載することが重要です。

大学名・学部・氏名・連絡先（電話・メール）

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完全網羅！シチュエーション別例文【15選】

それでは、具体的なシチュエーション別の例文をご紹介してまいります！

1.エントリーシートを提出するときのメール例文

件名：エントリーシート提出のご連絡（○○大学 △△）

株式会社〇〇　人事部
採用ご担当者様

お世話になっております。
○○大学△△学部の□□と申します。

貴社のエントリーシートを添付の上、提出させていただきます。

お手数ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
○○大学 △△学部□□学科
氏名：□□ △△
電話番号：090-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXXX@XXX.com
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

2.インターンシップに参加する時のメール例文

件名：インターンシップ参加のご連絡（○○大学 △△）

株式会社〇〇　人事部
採用ご担当者様

お世話になっております。
○○大学△△学部の□□と申します。

この度、貴社のインターンシップに参加させていただくことになりました。

貴社のインターンシップへ参加することを心待ちにしておりましたので、
非常に楽しみにしております。

当日は何卒よろしくお願いいたします。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
○○大学 △△学部□□学科
氏名：□□ △△
電話番号：090-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXXX@XXX.com
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

3.インターンシップをキャンセルするときのメール例文

件名：インターンシップ辞退のご連絡（○○大学 △△）

株式会社〇〇　人事部
採用ご担当者様

お世話になっております。
○○大学△△学部の□□と申します。

誠に申し訳ございませんが、諸事情により
○月○日開催のインターンシップへの参加を辞退させていただきたく、
ご連絡いたしました。

何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
○○大学 △△学部□□学科
氏名：□□ △△
電話番号：090-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXXX@XXX.com
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

4.会社説明会の案内に返信するときのメール例文

件名：会社説明会のご案内ありがとうございます（○○大学・氏名）

株式会社〇〇　人事部
採用ご担当者様

お世話になっております。
○○大学△△学部の□□と申します。

会社説明会についてご案内いただき、
誠にありがとうございました。

当日はどうぞよろしくお願いいたします。
何か持参するものなどがございましたら、お知らせいただけますと幸いです。

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
○○大学 △△学部□□学科
氏名：□□ △△
電話番号：090-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXXX@XXX.com
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

5.会社説明会をキャンセルするときのメール例文

件名：会社説明会キャンセルのご連絡（○○大学 △△）

株式会社〇〇　人事部
採用ご担当者様

お世話になっております。
○○大学△△学部の□□と申します。

会社説明会についてご案内いただき、
誠にありがとうございました。

誠に申し訳ございませんが、都合により○月○日開催の会社説明会への参加が難しくなりましたため、
キャンセルさせていただきます。

ご迷惑をおかけしますことをお詫び申し上げます。
また、別の機会がございましたら、ぜひ参加させていただきたいと考えております。

何卒よろしくお願いいたします。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
○○大学 △△学部□□学科
氏名：□□ △△
電話番号：090-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXXX@XXX.com
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

6.OB・OG訪問するときのメール例文

件名：OB・OG訪問のお願い（○○大学 △△）

株式会社〇〇　人事部
採用ご担当者様

お世話になっております。
○○大学△△学部の□□と申します。

突然のご連絡失礼いたします。

現在、就職活動の一環として業界研究を進めており、
貴社でご活躍されている○○様のお話をぜひ伺いたく、ご連絡いたしました。

お忙しいところ恐縮ですが、ご都合のよろしい日時に30分ほどお時間を頂けますでしょうか。
対面・オンラインどちらでも問題ございませんので、ご調整いただけると幸いです。

お忙しいところお手数をお掛けしますが、何卒よろしくお願いいたします。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
○○大学 △△学部□□学科
氏名：□□ △△
電話番号：090-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXXX@XXX.com
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

7.電話に出られなかった時のメール例文

件名：お電話の折り返しについて（○○大学 △△）

株式会社〇〇　人事部
採用ご担当者様

お世話になっております。
○○大学△△学部の□□と申します。

先ほどお電話をいただきましたが、対応できず申し訳ございませんでした。

お手数をおかけいたしますが、ご都合のよいお時間帯をご教示いただけますと幸いです。
また、メールでの対応が可能な内容でしたら、ご連絡いただけますと助かります。

何卒よろしくお願いいたします。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
○○大学 △△学部□□学科
氏名：□□ △△
電話番号：090-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXXX@XXX.com
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

8.頂いたメールを確認しましたと返信する際のメール例文

件名：メール受領のご連絡（○○大学 △△）

株式会社〇〇　人事部
採用ご担当者様

お世話になっております。
○○大学△△学部の□□と申します。

××についてご連絡いただきまして、誠にありがとうございます。
頂戴した内容を確認いたしました。

引き続き、何卒よろしくお願いいたします。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
○○大学 △△学部□□学科
氏名：□□ △△
電話番号：090-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXXX@XXX.com
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

9.質問メールを送るときのメール例文

件名：採用に関するご質問（○○大学 △△）

株式会社〇〇　人事部
採用ご担当者様

お世話になっております。
○○大学△△学部の□□と申します。

貴社の採用活動について、いくつか質問があり、
ご連絡させていただきました。

1.○○について
2.△△について

お忙しいところ恐れ入りますが、ご教授いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
○○大学 △△学部□□学科
氏名：□□ △△
電話番号：090-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXXX@XXX.com
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

10.面接日程の変更をお願いするメール

件名：面接日程変更のお願い（○○大学 △△）

株式会社〇〇　人事部
採用ご担当者様

お世話になっております。
○○大学△△学部の□□と申します。

誠に申し訳ございませんが、諸事情により○月○日に予定しておりました面接の日程を変更させていただくことは可能でしょうか。

可能であれば、以下の日程で再調整いただけますと幸いです。

・第1希望：○月○日 ○時～
・第2希望：○月○日 ○時～
・第3希望：○月○日 ○時～

お忙しいところ恐れ入りますが、ご調整のほど何卒よろしくお願いいたします。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
○○大学 △△学部□□学科
氏名：□□ △△
電話番号：090-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXXX@XXX.com
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

11.面接を辞退する場合のメール

件名：面接辞退のご連絡（○○大学 △△）

株式会社〇〇　人事部
採用ご担当者様

お世話になっております。
○○大学△△学部の□□と申します。

このたび、○月○日に予定しておりました面接について、
諸事情により辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

貴重なお時間を調整いただいたにもかかわらず、
ご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。

誠に勝手ながら、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
○○大学 △△学部□□学科
氏名：□□ △△
電話番号：090-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXXX@XXX.com
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

12.面接後のお礼メール

件名：面接のお礼（○○大学 △△）

株式会社〇〇　人事部
採用ご担当者様

お世話になっております。
○○大学△△学部の□□と申します。

本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。

貴社の業務内容や社風について詳しくお伺いでき、大変勉強になりました。
また、面接を通じて貴社で働きたいという気持ちが一層強まりました。

引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
○○大学 △△学部□□学科
氏名：□□ △△
電話番号：090-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXXX@XXX.com
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

13.内定承諾のメール

件名：内定承諾のご連絡（○○大学 △△）

株式会社〇〇　人事部
採用ご担当者様

お世話になっております。
○○大学△△学部の□□と申します。

この度、貴社より内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。

慎重に検討した結果、貴社に入社を希望し、ぜひ内定を承諾させていただきたく存じます。

つきましては今後の手続き等につきまして、ご指示いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
○○大学 △△学部□□学科
氏名：□□ △△
電話番号：090-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXXX@XXX.com
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

14.内定保留のメール

件名：内定のご連絡へのお礼とご相談（○○大学 △△）

株式会社〇〇　人事部
採用ご担当者様

お世話になっております。
○○大学△△学部の□□と申します。

この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。

大変光栄ではございますが、慎重に検討したく、
内定のご承諾につきまして少しお時間をいただけますでしょうか。
可能でしたら、〇月〇日までお待ちいただけると幸いです。

恐れ入りますが、ご容赦いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
○○大学 △△学部□□学科
氏名：□□ △△
電話番号：090-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXXX@XXX.com
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

15.内定辞退のメール

件名：内定辞退のご連絡（○○大学 △△）

株式会社〇〇　人事部
採用ご担当者様

お世話になっております。
○○大学△△学部の□□と申します。

この度、貴社より内定をいただきましたこと、誠に感謝申し上げます。

しかしながら、慎重に検討した結果、
誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたく存じます。

貴社には貴重なお時間を割いていただき、あらためて感謝申し上げます。
今後の貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
○○大学 △△学部□□学科
氏名：□□ △△
電話番号：090-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXXX@XXX.com
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この記事のポイントをおさらい

① 就活メールの基本マナー

●就活メールでは、適切なメールアドレスの使用、送信時間の配慮、正しい敬語の使用が重要。
●メールアドレスはシンプルでわかりやすく、氏名や卒業年度を含むものが望ましい。
●送信時間は9:00～18:00が適切で、早朝・深夜の送信は避けるべき。
●敬語の使い方は、二重敬語やカジュアルな表現を避け、ビジネスにふさわしい言葉遣いを心がける。

② 就活メールの書き方

●基本構成として、宛先・件名・書き出し・本文・結び・署名を押さえる。
●件名は要件が一目で分かるように明確にする（例：【○○大学氏名】××の件について）。
●書き出しでは大学・氏名を名乗り、簡単な挨拶を添える。
●本文は簡潔に「目的・背景・希望」を伝え、結びの言葉でお礼や今後の対応を依頼する。
●署名には大学名・氏名・連絡先を記載し、抜け漏れのないようにする。