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エントリーシートの正しい送り方は?郵送時に用意するものと注意点

  • 就活ノウハウ
  • 2020.09.11

企業にエントリーシートを送るのに、「正しい送り方」があるということをご存じでしょうか?せっかく素晴らしい内容のエントリーシートを書いても、間違った送り方をしてしまうと悪印象を与え、そもそも読んでもらえないことも。

そこで今回は、エントリーシートの正しい送り方から郵送方法をご紹介します。 郵送時に用意する封筒や送付状の作り方、速達や書留の可否含め押さえておきたいポイント解説しているので、マイナス要素による悪影響を回避しましょう。

【目次】


企業が郵送によるエントリーシートの提出を求める理由

郵送によるエントリーシートは、全員が同じフォーマットで提出するWebと違い、手書きで作成されます。手書きの文字には人それぞれのくせが表れるので、企業は応募者の個性を見極めやすくなるのです。

また、「エントリーシートの郵送」というハードルを設けることで、志望度の低い学生をふるいにかけることができるということも理由の1つです。キーボードを叩いてWebから応募するのと、ペンを手にとってエントリーシートを書き、封筒に入れて郵送するのでは、かかる手間が大きく異なります。すなわち、志望度の高い学生のみを選考の対象とし、採用の無駄を減らすという狙いがあるのです。

さらに、郵送による応募では学生に一般常識が備わっているかどうかが問われます。エントリーシートに同封するものや封筒の書き方など、郵送するにあたって気を付けなければならないポイントはさまざまです。この過程を通して、郵送のマナーに関する常識力や、正しい送り方を調べる情報収集力を企業は試しているのだといえるでしょう。

郵送でエントリーシートを提出するメリット

郵送によるエントリーシートの提出は、企業だけでなく学生側にもメリットがあります。

応募が殺到する人気企業の場合、Webからの提出では学歴などのフィルターで足切りされることが少なくありません。足切りされてしまうと、せっかく書いた内容が採用担当者に一切読まれないことになります。どれほど魅力的な文章を書くことができたとしても、読まれなければ何の意味もありません。

一方、郵送による提出では郵送すること自体が1つのフィルターとなっているため、エントリーシートを読んでもらえる可能性が高まります。郵送でも学歴などによる足切りがまったく行われないとは言い切れませんが、エントリーシートの内容で勝負できる可能性はWebよりも高いでしょう。

エントリーシート郵送時に用意するものや注意点

まずは、エントリーシートを郵送するときに用意しておくものをご紹介します。それぞれの注意点もご説明するので、チェックしておきましょう。

エントリーシート、履歴書

まず、エントリーシートと履歴書の提出書類ですが、封筒に入れる前に誤字脱字がないか、今一度確認してください。企業によっては書式が決められている場合もあります。案内文や募集要項などを見て、間違った書式で作成していないかも確認しておきましょう。

なお、企業によってはエントリーシートと履歴書以外の書類を同封するよう指示していることもあります。必ず募集要項などを確認して、不備のないようにしておきましょう。

封筒

エントリーシートはA4サイズで作成することが多いので、折らずに入れることのできる「角形A4」か「角形2号」のものを選びましょう。色は、茶色よりも白色が望ましいです。さらに、個人情報の詰まったエントリーシートや履歴書を送ることになるので、透過防止加工がされていると安心でしょう。 封筒の書き方には、いくつか注意点があります。表面・裏面それぞれの書き方の注意点を、以下で確認しておきましょう。

【表面の書き方】

・縦書き ・企業名や住所は略さない ・文字の大きさは「企業名>住所」
・企業名の最後には「様」or「御中」を忘れずに (宛名が個人名であれば「様」、企業名や部署名であれば「御中」)
・左下に赤文字で「応募書類在中」と記入(四角く囲っても囲わなくてもOK)

【裏面の書き方】

・縦書き ・住所は略さない ・文字の大きさは「自分の名前>住所>日付」
・中央の線の左側に自分の名前・大学名・学部名・学科名、自分の住所
・左上に送付する日付を記入
・封をした後に「〆」

【実例つき!】エントリーシート・履歴書の郵送ってどうやるの?覚えておきたい封筒の書き方

送付状

送付状とは、何の書類を送ったのか相手に知らせるための書類です。ワードなどで作成する必要があります。以下のことに気を付けて、作成しましょう。

記載内容のポイント

・日付は送付する日or持参する場合は面接の日
・企業名や住所は略さない
・宛名の個人名がわからない場合は「採用ご担当者様」
・自分の名前や住所、連絡先やメールアドレスを記載
・本文の書き出しは「拝啓」
・「拝啓」の次の文章は1字下げて書く

エントリーシートの送付状(添え状)は必要?書き方や送り方のポイントとは

クリアファイル

雨などで濡れてもエントリーシートが保護されるように、また、取り出したときにバラバラにならないようにクリアファイルに送付する書類を全て入れておくのがマナーです。エントリーシートと同じく、A4サイズのクリアファイルを用意しておきましょう。
書類をクリアファイルに入れる際には正しい順番があります。以下を参考に表面が揃っているかどうかを確認してから入れましょう。 また、クリアファイルを封筒に入れる際には封筒の表とクリアファイルの表の向きが同じになるように入れます。

クリアファイルに入れる順番

①送付状
②エントリーシート
③履歴書
④その他の書類

140円切手

A4サイズの郵便は、定形外郵便なので、100gまでは140円切手で送ることができます。クリアファイルや履歴書などを入れるとおおよそ60g~70gなので140円で送ることができます。 送付書類が多い場合などは140円では足りなくなる可能性もあるので、郵便局で重さを量ってもらうのをおすすめします。

エントリーシートの郵送は普通郵便?速達や書留は避けた方が良い?

基本的には普通郵便を使う

基本的にエントリーシートを送る場合は、普通郵便を使用します。その際には、上述したように宛名が企業名であれば「御中」、担当者名がわかっているのであれば「様」を付けるのを忘れないようにしましょう。 しかし、エントリーシートは個人情報が詰まった書類なので、速達や書留のほうがいいのではないか、と思う方もいるのではないでしょうか?以下で、なぜ速達や書留をあまり使用しないほうがいいのかをご説明します。

普通郵便での発送

「郵便」と聞いたとき、真っ先に思い浮かべる一般的な郵送方法が普通郵便です。郵便局に預けたり、郵便ポストに投函したりすることで郵送できます。なお、日曜祝日は普通郵便の配達が行われないので注意が必要です。

速達を使う懸念点

最短で翌日に着くというメリットのある速達は、「期限に余裕を持って応募していない」という印象を与える可能性があるので避けたほうがいいでしょう。しかし、最も重要なのは期限内に送付することなので、間に合うかどうか不安な場合は速達で送りましょう。

速達での発送

速達は普通郵便よりも短い時間で郵便物を届けてくれる方法で、郵便局でも郵便ポストでも利用できます。普通郵便と区別するために、縦長の郵便物なら上部の右側に、横長の郵便物なら右側部に赤い線を引く必要があります。日曜祝日でも配達されますが、普通郵便の料金に加えて速達料金が必要です。

書留を使う懸念点

大事なエントリーシートだからこそ、確実に届いているかを確認したいので「郵便追跡サービス」が付いている書留で送りたい、という方もいるでしょう。しかし、書留は受取時に受領印や署名が必要になるため、企業側に手間を取らせることになってしまいます。企業への迷惑にならないように、書留での送付が指定されていない限りは避けましょう。

書留での発送

郵便物の引き受けから配達までを記録し、破損や紛失などがあった場合は実損額を賠償してくれるのが書留です。書留料金が別途必要ですが、日曜祝日も配達されます。

エントリーシートを郵送する前に確認すること

締め切りを確認する

エントリーシートを送るときは、まず締め切りがいつなのかを確かめることが大切です。締め切りを過ぎてから届いても選考の対象にならないので、エントリーシートは締め切りを確かめたうえで余裕をもって作成しましょう。

なお、締め切りに付随して記載されている「必着」と「消印有効」の違いにも注意が必要です。「必着」とは、その日までに郵便物が届いていなければならないことを意味しています。締め切りが「5月31日必着」となっていれば、5月31日までにエントリーシートが企業の元へ届いていなければなりません。「必着」の場合は遅くとも締め切り日の3日前までに郵便局へ預けるようにしましょう。

「消印有効」では、郵便局が郵便物を受け付けたときに押すスタンプの日付が確認されます。締め切りが「5月31日消印有効」の場合、実際に企業へ届くのが6月1日以降であっても、消印の日付が5月31日以前なら問題ないということです。発送するのが締め切り当日になるときは、郵便局に持ち込むことで当日の消印を押してもらえます。

誤字脱字がないか確認する

字脱字がないかどうかを確かめておくことも重要です。内容とは無関係な部分で影響して不採用となるのはもったいないですよね。損をしないためにも、入念にチェックしてください。

事前にコピーをとる

エントリーシートは郵送する前に必ずコピーをとり、自分が何を書いたのか確かめられるようにしておきましょう。コピーを取っておくと面接に進んだ際、記入した内容を見直すことができます。面接ではエントリーシートを元に質問されることがあるので、内容を頭に入れ、記入したことに沿って回答を用意することが大切です。

また、コピーは他の企業のエントリーシート作成時のひな形になります。「自己PR」や「学生時代に頑張ったこと」など頻繁に聞かれる質問に対しての回答を集めておくことで、今後エントリーシートを作成する場合の参考にできます。それにより、エントリーシートをスムーズに書き進められるようになるのです。

まとめ

エントリーシートを送るときには、封筒の書き方、送り方にもたくさんのマナーがあります。マナー違反をしてしまうと悪印象を与えたり、最悪の場合、中身を見られることもなく不採用となる可能性もあります。ビジネスマナーを守り、速達や書留を使用せずに余裕を持って早めに準備しておくことが大切です。今回ご紹介したマナーを守り、就活をスムーズに進めましょう!

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