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【実例つき!】エントリーシート・履歴書の郵送ってどうやるの?覚えておきたい封筒の書き方

  • 就活ノウハウ
  • 2019.01.24

ウェブ上で提出することが増えたエントリーシートや履歴書ですが、いまだに紙のものを送付しなければならない企業も少なくありません。その際は当然、封筒に入れて郵送で送ることになります。

宛先がすでに書かれていている封筒もありますが、就職活動では自分で住所や宛名を記入して企業に送付するのが基本。そうした場合に備え、封筒の宛名の書き方や書類提出時の注意事項を覚えておきましょう。

事前に用意するもの

・白封筒(A4)
・サインペンまたはボールペン(赤と黒)
・クリアファイル
・スティックノリ(または両面テープ)

封筒を書くために用意するものは、以上のものがあれば大丈夫でしょう。それでは、表書きから紹介していきます。

表書きの記入例

封筒の表側には、郵送先の企業の住所、社名、担当部署・担当者名などの情報や、「応募書類在中」を記載します。下記の画像とともに説明していきます。

①まずは、企業の郵便番号を記入しましょう。封筒によっては、「〒□□□―□□□□」が印刷されていない封筒もあるので、気をつけてください。その場合は、自分で右上に「〒」を書いて、郵便番号を記入しましょう。

②右端に企業の住所を書きます。一行で書ききれない場合は、行を変更しても問題ありません。記入例のように、「ビル名から行を変える」のがおすすめです。

③続いて、封筒の中央に、採用担当部署や採用担当者を書きます。

ケースⅰ)採用担当者の名前がわかる場合は、その方の名前に「様」をつけて記入してください。社名と部署や課名、係名は名前の右側に書きましょう。

ケースⅱ)採用部署・課までわかる場合は、その部署名、課名に「御中」をつけて記入してください。このときも社名は右側に書きましょう。

このとき注意したいポイントが2点。1点目は社名の「株式会社」を「(株)」と略さないことです。基本的に「(株)」は、自社の名称を省略するときにのみ使用します。2点目は、中央に書いた名前は、その封筒の表側の中で一番大きな文字にすることです。手紙などもそうですが、中央の文字を大きくすることで、バランスがよくみえます。

④最後に、左下に「応募書類在中」と朱書き(赤字で書くこと)しましょう。

これで表書きは完成です。続いて、裏側について解説します。

裏書きの記入例

封筒の裏側には、差出人(自分)の住所などを記載します。

①左側に、差出人の住所と氏名を書きます。裏側には基本的に「〒」がないので、自分で記入しましょう。

②封筒の中に書類を入れ、開封口にのりづけ。その開封口に、「〆」「封」などの封字を書きます。このとき、「〆」と間違えて、「✗」と書かないように気をつけましょう。

封筒を書くときによくある12の疑問

Q.1 封筒のサイズはどれがいい?

A. サイズはエントリーシートや履歴書を折り曲げずにいれることができるA4(角2)がおすすめ。中に入っている書類がB5サイズであれば、B5(角3)の封筒でも結構です。封筒の色に関しては、重要な書類と思われることが多いため、白色がおすすめです。ビジネスの世界では、茶封筒は事務的な郵便物に使われることが多いため、一緒に紛れてしまう可能性があります。茶封筒が絶対にNGというわけではありませんが、白の封筒をつかうのが無難です。

Q.2 ペンはなにを使えばいいの?

A. サインペンがベターですが、太めのボールペンでも構いません。

Q.3 住所は都道府県を省略してもいいの?

A.郵便番号を正確に記載した場合は、都道府県を省略しても宛先までしっかり届きます。しかし、省略しないほうが、丁寧な印象になります。

日本郵便『住所の記載省略は、どのようにすればよいのですか?』

Q.4 住所の数字は漢数字? 算用数字?

A. どちらでも大丈夫です。ただし、算用数字を用いる場合は、縦書きになると「1」と「7」が「―」と似てしまうので、気をつけて丁寧に書きましょう。

Q.5 「〇丁目◯番地◯号地」という書き方と、「◯―◯―◯」という書き方、どっちが正しい?

A. どちらでも構いませんが、丁寧な印象なのは「〇丁目◯番地◯号地」です。

Q.6 「行」「宛」とすでに書いてあるけど、どうしよう?

A. 二重線で消してから、横または下に「様」「御中」と書き直しましょう。線の引き方については様々な説があります。

a)縦書きなら縦線で、横書きなら横線で消す
b)縦横かかわらず、横線で消す
c)1文字の場合は斜線、2文字以上の場合は縦書きなら縦線、横書きなら横線で消す

どれが正しいと決まっているわけではないようなので、自分の引きやすい方法で線を引きましょう。いずれにせよ、定規を使うなどして、きれいな線を引いてください。

Q.7 「応募書類在中」は周りを囲まなくていいの?

A.文字を囲まなくても大丈夫です。囲む場合は、フリーハンドではなく定規を当てて線を引いたほうが、丁寧な印象になります。

Q.8 書類はクリアファイルに入れるべき?

A. 雨による水や汚れから守るためにも、クリアファイルに入れておきましょう。

Q.9 封をするときはノリ?テープ?

A. 水ノリは封筒がふやけることもあるので、スティックノリか両面テープが無難です。スティックノリを用いる場合は、粘着性が少し弱いのでしっかりと貼り付いていることを確認しましょう。

Q.10 社名が英語の場合はどうすればいいの?

A. 3文字程度なら縦書きでもいいですが、それ以上だと見にくいので、全ての文字を横書きにしてしまうという手もあります。

Q.11 添え状って必要なの?

A.入っていれば丁寧な印象を与えますが、基本的に必要ありません。

Q.12 切手ってどうやって貼るの?

A.コンビニなどで買い、自分で貼ってもいいですが、郵便局に封筒を持っていき、窓口で切手を貼ってもらってそのまま郵送するのがおすすめ。切手の値段は、内容量の重さによって変わるため、間違った金額分の切手を貼ってしまわないようにするためです。また、回収する手間が省けるため、郵便ポストに封筒を投函するよりもはやく郵送先に届く可能性があります。履歴書や、エントリーシートを数枚いれると120円または140円になることが多いようです。

大学が売っている封筒を使う手も!

大学の購買部などには、その大学指定の就職活動用封筒が販売されていることがあります。大学指定の封筒には、大学名だけでなく、氏名や住所を書く欄が印刷されている場合が多いので、見つけた場合は購入してみてもいいかもしれません。

封筒を書くには、意外と時間がかかる

いざ、封筒をつくってみてください。エントリーシートを書くときと同じように、書き間違いをしたり汚してしたりしてしまい、書き直すことが多いはず。また、いつもより丁寧にきれいな字を書かなければならないため、シャープペンシル等で下書きする手間もあるでしょう。しかし、その場合、それなりに時間がかかります。

提出期限ギリギリになってエントリーシートを書き終えた安心感から、封筒を雑に書いてしまうと、せっかく中身がよくても印象が悪くなるかもしれません。また、郵送する際に誤字脱字があると企業に届かない可能性もありますので、必ず一度は確認しましょう。

提出期限ギリギリだけど、エントリーシートの志望動機が全然思い浮かばない…そんな方は、以下のコラムを参考にしてください。

ありきたりの言葉では刺さらない! 熱意が伝わる志望動機の書き方

封筒の記入は、就職活動だけでなく、日常生活でもよくある一般的なマナーです。一度覚えてしまえば簡単なので、ぜひこの記事を参考に習得しましょう!

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