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エントリーシートの送付状は必要?書き方・送り方のポイントとは

  • 就活ノウハウ
  • 2020.09.11

企業にエントリーシートを送るのに、「正しい送り方」があるということをご存じでしょうか?せっかく素晴らしい内容のエントリーシートを書いても、間違った送り方をしてしまうと悪印象を与え、そもそも読んでもらえないことも。

そこで今回は、エントリーシートの正しい送り方から郵送方法をご紹介します。 郵送時に用意する封筒や送付状の作り方、速達や書留の可否含め押さえておきたいポイント解説しているので、マイナス要素による悪影響を回避しましょう。

【目次】


送付状(添え状)とは?

社会に出るまでは正式な形で郵便物を送る機会が少ないため、送付状の存在も知らなかったという人も多いのではないでしょうか。 送付状とは、封筒に何が同封されているのかを説明するための書類のことです。添え状やカバーレターと呼ばれることもあります。エントリーシートを郵送するときは、この送付状を封筒に入れておくのが一般的です。

送付状に記載する内容は、日付と宛名、自分の名前と連絡先、件名、本文、そして何が入っているのかを紹介する箇条書きとなります。

送付状の目的はあくまでも、誰が何の目的で郵便物を送ったのか、ひと目でわかるようにすることです。そのため、余分なことは書かずに必要不可欠な情報だけを含めることが大切です。

送付状(添え状)は必要?合否に影響する?

基本的なマナーとしては必要

基本的なマナーとして、エントリーシート提出時に、担当者への配慮として送付状は付けましょう。 送付状は、ビジネス文書送付時の礼儀の一つなので、個性を出す必要はなく、基本ルールに則ったもので十分です。個性を出そうとするあまり、基本ルールから外れて作成した送付状は逆効果なので注意しましょう。

また、送付状が必要なのは郵送時のみで、手渡しの時は不要です。 他にも企業側が「送付状は不要」と明示しているケースでは、必要ありません。

合否に直接影響する可能性は低い

送付状はマナーとして同封するものですが、もしも入れ忘れた場合、採用の合否には影響するのでしょうか。

結論からいえば、送付状を同封し忘れて不採用になるとは断言できません。しかし、マナーとしては添え状は必要です。マイナスの要素は少しでもなくすことが賢明です。

もし同封し忘れたからといって、後から送付状だけ郵送する必要はありません。むしろ、別で送付状だけ送ることで企業に迷惑をかけることになるので、控えるようにしましょう。

【例あり】送付状(添え状)の正しい書き方は?

では、送付状の具体的な準備・書き方を説明します。

まず、エントリーシートと同じ大きさの用紙を準備します。内容は一般的な送付状と同じで、誰が、誰に何をどれだけ送ったのか明記します。名称は略さず正式名称を書きます。 また、パソコンと手書きでは内容が同じでも書式が少し違います。それぞれ説明します。

書き方/PC横書きの場合

用紙は、コピー用のもので問題ありません。

1.日付

右上に作成日ではなく投函日(西暦和暦どちらでもOK。送付書類と統一)

2.宛先

左揃えで、下記のいずれかを記載します。
・会社・部署宛/正式社名(+正式部署名)+御中
・担当者がわからない時/正式社名+正式部署名+採用ご担当者様
・担当者名がわかる時/正式社名+正式部署名+○○ ○○様

3.差出人

右揃え(大学名・学部・学科名、氏名、住所、電話番号、メールアドレスなど)

4.タイトル

中央揃え「選考応募書類の送付につきまして」

5.頭語

・「拝啓」
時候挨拶「桜花の候」(桜の季節など)+前文挨拶「貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」など
・用件
書類を送付する旨を書きます。会社を志望する気持ちなど、伝えたいメッセージを簡潔に添えるのもよいでしょう。
・結後:「敬具」

6.記

中央揃え「記」の下に送る内容を箇条書き+右下に以上

書き方/手書き・縦書きの場合

箇条書きではなく文章で書きます。無地もしくは罫線が入った白い便箋がいいでしょう。パソコン作成とは表記順が違いますので注意してください。

・拝啓→時候の挨拶→前文挨拶
・(一文字目下げて)メッセージ+同封書類案内→敬具(下寄せ下1文字分空けて)
・日付
・名前(下寄せ下1文字分空けて)
・宛名

送付状(添え状)のNGな書き方は?

送付状の正しい書き方を知る前に、記載するべきではないことを押さえておきましょう。ここでは、送付状のNGな書き方を2つ紹介していきます。

自己PRを記載する

自分の印象を少しでも良くしたいからといって、送付状に自己PRを記載するのは好ましくありません。

先述のとおり、送付状の目的はあくまでも同封されている書類を確認することにあります。自己PRのための書類ではないため、目的意識が低いと思われてマイナスになる場合もあるでしょう。

また、基本的に送付状は確認したらすぐに捨ててしまうものなので、送付状で自己PRしても意味がありません。選考に使われるのは送付状ではなく、履歴書やエントリーシートです。送付状に労力をかけるのは時間の無駄なので、履歴書の内容をその分ブラッシュアップするようにしてください。

希望条件を記載する

自己PRと同じように、待遇などの希望条件を送付状に記載するのもマナー違反となります。年収や勤務時間、休暇などの待遇面が気になる気持ちはわかりますが、送付状は自分の希望条件を相手に伝えるための書類ではありません。

どうしても譲れない条件があるのであれば、履歴書の「本人希望欄」に記載するようにしましょう。送付状を書くときは、必要最低限の情報を簡潔に伝えるのが鉄則です。

効率的に送付状(添え状)を書くコツは?パソコンと手書きどちらがよい?

パソコンでのテンプレート使用がおすすめ

就活では送付状を何枚も書かなければならない場合もあるので、効率的に書くために、パソコンを使ったテンプレートの送付状を利用するのがおすすめです。あらかじめテンプレートを作っておけば、自分の連絡先などを毎回入力する手間が省けるので効率化が図れます。

ただし、テンプレートを利用するときは、宛名の変更を忘れないように注意する必要があります。宛名を変更し忘れると、相手の企業に対して失礼なうえに、自分のイメージを落とすことにもなりかねません。宛名のミスを防ぐための対策として、テンプレートではダミーの社名を入れておくのではなく、社名の部分は空欄にしてアンダーラインを引いておくのがおすすめです。

パソコン手書きの向き不向きは相手企業次第

手書きを「丁寧」と判断する企業もあれば、「合理的ではない」と判断する企業もあるでしょう。PC作成を「きちんとしてる」と考える企業もあれば「温かみに欠ける」とイメージする企業もあるかもしれません。しかし、履歴書やエントリーシートの内容が大きな判断材料となるため、送付状はミスによるマイナス評価がないようにすればよいでしょう。

送付状(添え状)を送る際に気を付けるポイントは?

送付状の内容自体はそう難しくありません。パソコンでも手書きでも、そう時間はかからないはずです。 書き終えた後のチェックは書くことと同じくらいとても大切なので、必ず以下のポイントを確認しましょう。

誤字脱字

パソコンにしろ手書きにしろ、書式・表記に一箇所でも誤字脱字があると、マイナスの印象を残してしまいます。少しでも不安があるなら正しい漢字を調べるなどして確認しましょう。

挨拶文

時候挨拶や前文挨拶は適しているか。時候挨拶が季節外れのものだと送付状を不注意に使いまわしている印象になってしまいます。

適切な敬語

就職希望先に送るのにふさわしい敬語を使っているか。

封筒と送付状の宛名

封筒の送り先と送付状の送り先が同じか、念のため確認しましょう。

日付は作成日ではなく投函日

日付は作成日ではなく、投函日を記入するのが一般的です。また同封書類の日付は統一します。

送付状の送付内容と送付物が一致してるか

送付状に記入した内容物と送付物は合致しているのか。

封筒に入れる順番は正しいか

封筒に入れる順番は、上から「送付状→エントリーシート→履歴書→その他指定書類」です。

クリアファイルに入れる

一式をまとめてクリアファイルに入れたほうが丁寧で印象がアップします。

封筒と書類の表面は合わせる

封筒の表面と応募書類の表面は合わせるのがマナーです。

送付状(添え状)を送る際に気を付けるポイントは?

エントリーシート郵送時に送付状を付けるのは必須ではありません。しかし、送付状の基本マナーをこの機会にマスターしておけば、社会人として必要なスキルをすでに身に付けているというアピールにつながる可能性もあります。企業側が「不要」と明示していなければ、送付状は送りましょう!

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