インターンシップをキャンセルすると内定に影響する？電話やメールでの断り方を詳しく解説

「インターンシップをキャンセルしたい。でも、応募先の企業から悪い印象を持たれないか心配」など、インターンのキャンセルで不安になるケースは誰にでもあることです。特に第一志望の企業が開催するインターンシップに参加できないときは「キャンセルが内定に影響するのでは」と心配になることも多いでしょう。

今回は、インターンシップの断り方と、欠席したときの内定への影響について詳しく解説します。メールや電話で断る場合の例文もご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

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インターンシップのキャンセルは早めがベスト！タイミングと断り方

インターンシップに参加できなくなったときは、参加できないことがわかった時点で早めにお断りを入れるようにしましょう。企業側は、事前にインターンシップの参加人数を把握し、参加当日に必要な場所や人員などを準備しています。急に欠席を伝えられると企業側にも迷惑がかかるため、できれば1週間以上前までに連絡を入れるのが良いでしょう。

当日連絡での欠席や無断欠席は、一般的なビジネスマナーで考えても、企業側に迷惑がかかる行為です。急な体調不良や災害など、やむを得ない事情での当日欠席を除き、余裕をもった事前の連絡を心がけましょう。

なお、募集要項にもよりますが、インターンシップをキャンセルするには次の方法があります。

それぞれの具体的な例文や注意点を詳しく解説します。

メールで断る場合の文面

インターンシップをキャンセルしたいなら、メールで断るのがオススメです。

メールだと「参加できない」とわかった時点で時間を気にせず連絡ができますし、送信履歴が残るため「欠席連絡が来ていない」などの行き違いも防げます。

メールで断る場合は、次のポイントに注意しながら、参加できない理由を正直に伝えましょう。

企業の人事担当者は、多忙によりメールを見逃すこともあるため、件名だけを見て送信者と用件がわかるようにしましょう。

お断りメールの例文
■件名 〇年〇月〇日インターンシップ欠席のお願い/〇〇大学　日本太郎 ■本文 株式会社〇〇 人事部　◇◇さま お世話になっております。〇〇大学、〇〇学部の日本太郎です。 誠に恐縮ですが、この度の〇月〇日のインターンシップに参加できなくなったため、 連絡させていただきました。 当日、インターンシップへの参加を予定しておりましたが、 大学でのゼミのイベントと重なってしまいました。 開催間際での連絡となってしまい、誠に申し訳ありません。 今後、別日程でのインターンシップや会社説明会などの機会がありましたら、 参加を検討したいと思っております。 以上、関係者の皆様方にご迷惑をおかけしましたこと、お詫び申し上げます。 〇〇大学　〇〇学部　日本太郎 メール：～～～～＠aaaa.×× 連絡先：090--0000-0000

なお、就職活動にあたって、企業とメールでやり取りする機会も増えます。ビジネスマナーをわきまえたメールの送り方については、下記の関連記事でも詳しく紹介しています。

電話で断る場合のトーク例

「メールだと相手に届いているか不安」と感じるなら、直接電話で断るようにしましょう。

電話で断る場合も、一般的なビジネスマナーをわきまえるなど、いくつかの点に注意が必要です。

電話で断る場合の例
■企業側：「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社の△△でございます」 ■学生：「お世話になっております。わたくし〇〇大学の日本太郎と申します。〇月〇日のインターンシップ欠席の件でお電話させていただきました。ご担当者さまはいらっしゃいますでしょうか？」 ■企業側：「はい、わたくし田中が承ります」 ■学生：「当日、参加を予定していたのですが、ゼミのイベントが日程変更となり参加できなくなってしまいました。誠に申し訳ございません」 ■企業側：「そうなんですね。残念ですが承知しました。また機会があれば、ぜひご参加お待ちしています」 ■学生：「ありがとうございます。ぜひ検討させていただきます。では失礼いたします」

Webサイト上のキャンセルボタンを押したあとのフォローも大切

企業によってはインターンシップのWebサイトから、キャンセルボタンだけで辞退できるケースも多くあります。もちろん、キャンセルボタンを押すだけで辞退は可能ですが、企業側の心象を考えると、キャンセルボタンを押した後もフォローしたほうが良いでしょう。

Webサイトからキャンセルした翌日に電話をかけ、担当者に欠席理由と謝罪の言葉を伝えておくと、相手の心象も良くなります。

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インターンシップをキャンセルしても内定には影響しない3つのケース

インターンシップをキャンセルしてしまうと「心象が悪くなってしまい内定に影響するのでは？」と不安になることもあるでしょう。

たしかに、インターンシップを急にキャンセルすると、企業側からは「熱意が感じられない」「入社決定後もドタキャンするのでは？」と思われるかもしれません。

しかし、実際には内定を出すかどうかは試験や面接結果が重視されるケースが多く、インターンシップのキャンセルは影響しないケースが多いようです。

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１.余裕をもって事前にキャンセルした場合

1週間前にキャンセル連絡を入れるなど、余裕を持った断り方であれば、内定には影響しないと思って大丈夫でしょう。企業側もインターンシップを募集する際には、ある程度のキャンセルを想定しています。メールや電話で参加できない理由を説明し、誠意をもって謝罪の言葉を伝えておけば問題はありません。

ただし、１日だけ開催されるオープンカンパニーではなく、汎用的能力活用型インターンシップ（5日間以上）などにおいては、断るかどうか慎重な判断が必要です。

企業側も人員や場所を用意して待ってくれています。参加できないとなると企業側にも迷惑がかかるため、できるだけ参加を優先したほうが良いでしょう。

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２.体調不良など正当な理由によるキャンセル

不参加の理由が「体調不良」など、やむを得ない理由、かつ電話やメールで欠席理由をきちんと説明できたのであれば、内定への影響はないでしょう。

ただし、体調不良であっても「前日に熱があがってきた」など、なんらかの兆候があった時点で連絡を入れるのがマナーです。また、メールや電話で辞退理由を説明する際には「当日まで様子を見ていたが熱が下がらなかった」など、基本的には参加したかった旨を伝えておくようにしましょう。

なお、当日の欠席で連絡がしづらい場合でも、SNSなどのDMを使ってキャンセルするのはマナー違反です。メール連絡も、担当者がすぐに開封するとは限りません。開催日間際や当日の欠席は、電話で伝えるようにしましょう。

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３.メールのキャンセル後に電話などによるフォローをした場合

メールでキャンセルした後、電話などでフォローしたのであれば、企業側の心象を悪くしないで済みます。インターンシップのキャンセルは、基本的にメールやWebサイト上のキャンセル手続きだけで完結します。しかし、メールだけでは応募者側の熱意や「やむを得なかった」という状況を伝えるには限界があります。

誠意を伝えたいなら、後日電話をかけてフォローをしておくようにしましょう。

簡単な電話での例文については、下記を参考にしてください。

電話でフォローする場合の例文
■企業側：「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社の△△でございます」 ■学生：「お世話になっております。わたくし〇〇大学の日本太郎と申します。メールにて〇月〇日のインターンシップの欠席をお伝えしたのですが、ご担当者さまはいらっしゃいますでしょうか？」 ■企業側：「はい、わたくし田中が承ります」 ■学生：「お忙しいところ申し訳ありません、当日、ゼミのイベントが日程変更となり、キャンセルしたい旨を昨日メールでお送りしております。届いておりますでしょうか？」 ■企業側：「はい。メールを拝見し、キャンセルされるとのこと承知しております。来月もインターンシップを予定しておりますが、良ければご参加ください」 ■学生：「ありがとうございます。ぜひ検討させていただきます。では失礼いたします」

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就職を希望する企業ならインターンに参加しておくのがオススメ

インターンのキャンセルは内定に影響しないことも多いです。しかし、2022年6月13日にインターンシップのルールが変わり、参加プログラムによっては必須で参加したほうが良い場合もあります。第一志望の企業のインターンシップは、なおさら欠席は避けたほうが良いでしょう。

下記は、最新のインターンシップに関するルールを一覧にしたものです。経済産業省の公式サイトによると、下記1～4のインターンシップは「キャリア形成支援のための取り組みであり採用活動ではない」「学生は改めて採用選考のためのエントリーが必要」と記載されています。ただし、タイプ3と4のインターンシップでは、学生情報が採用活動に使われる可能性があります。したがって、第一志望の企業が実施する「タイプ3」や「タイプ4」のプログラムについては参加をオススメします。

【インターンシップの形式と概要】

インターンシップのタイプ/参加期間	就業体験	概要	学生情報の採用活動への活用（企業側の対応）
タイプ1/1日間	無し	企業などが実施する短期間のイベントや会社説明会（オープンカンパニー）	不可
タイプ2/通期で実施	任意	企業がCSR活動として実施するプログラムなど（キャリア教育）	不可
タイプ3/５日間以上（専門活用型は2週間以上）	必須	企業などが提供する汎用的能力や専門性を育成するプログラム	採用活動開始以降に限り可能
タイプ4/通期（修士課程学生向け	必須	高度な専門性を重視した修士課程学生向けインターンシップ	採用活動開始以降に限り可能

参考：経済産業省資料「インターンシップを始めとする学生のキャリア形成支援に係る取組の推進に当たっての基本的考え方」

なお、内閣府の資料を見ると、1日や2日間のインターンシッププログラムに参加した学生からは、次のような回答が寄せられています。

インターンシップに参加すると、より詳しい企業情報を得られる場合もあるため、興味がある企業のプログラムには、参加するのがオススメです。
参考：内閣府資料「学生の就職・採用活動開始時期等に関する調査結果について」P8より

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インターンシップのキャンセルで不安を抱えないための3つのアドバイス

インターンシップに申し込んだ後で、やむを得ない理由でキャンセルしてしまうと、さまざまな不安を抱えることがあります。

余計な不安を抱えないように、応募時から次の3つのポイントを心がけるようにしましょう。

１.他社応募予定やプライベートの予定を確認してから申し込む

インターンシップに申し込む際は、他社応募企業や授業の予定などをよく確認してから手続きしましょう。キャンセル前提で安易に申込んでしまうと、応募先企業に迷惑がかかるばかりではなく、自分もキャンセルしたことで余計な不安を抱えることになります。

２.キャンセルポリシーを事前に確認しておく

企業のWebサイトを見ると、実施日程やキャンセル期限など、詳細情報が掲載されているケースがほとんどです。なかには「参加意思確認後のキャンセルは不可」となっているケースもあります。

インターンシップに申し込む際は、事前にキャンセル方法や期限などをよく確認してから、手続きを開始しましょう。

３.電話やメールのビジネスマナー違反に注意する

インターンシップのキャンセルに限らず、普段からメールや電話のビジネスマナーに関する知識を知っておくことは大切です。

「相手に不快感を与えない電話の仕方」など、一般的なビジネスマナーに関する知識があると、自信をもって対応できるようになります。ビジネスマナーに関しては入社後の研修でも教えてもらえますが、一般向けに提供されている書籍や動画などでも知識を得ることは可能です。

インターンのキャンセルでよくある質問

インターンシップのキャンセルに関しては、さまざまな疑問も出てくるでしょう。
実際にありがちな、いくつかの質問についてもお答えしていきたいと思います。

■Q： 嘘の理由でインターンをキャンセルしたらバレますか？

A：嘘の理由でキャンセルしても、キャンセル理由が嘘かどうかバレることはないでしょう。しかし、これから社会人として成長したいなら、簡単に嘘をついて信頼を失うような行動は慎みましょう。

嘘の理由で欠席するくらいなら「第一志望の企業が変わった」など、正直な理由を伝えて早めに連絡するほうが、企業側の人事担当者の迷惑にならなくて済みます。

■Q：オンラインのインターンシップをキャンセルするときも連絡するべきですか？

A：インターンシップをキャンセルする場合は、オンライン参加でもリアル参加でも、対応方法に違いはありません。誠意をもって、連絡するべきです。

企業側の担当者は、オンライン参加であっても、資料の用意やグループワークの準備など、事前にプログラムを用意してくれています。オンラインでも連絡せずにキャンセルすると、多大な迷惑がかかります。

急なキャンセルであれば、メールよりも電話で伝えるのが、誠意をもった対応方法と言えます。

■Q：インターンシップをキャンセルしたら費用を請求されませんか？

A：基本的には、応募先企業からインターンシップのキャンセル費用などを請求されるケースはありません。

ただし、一部の企業では長期インターンシップの参加に伴う交通費や宿泊費を「参加者負担」としているケースがあります。そのため、学生が予約したホテルなどのキャンセルポリシーに間に合わなかった場合には、実費負担が発生するかもしれません。

■Q：災害などやむを得ない事情で連絡ができない場合はどうすればいいですか？

A：天災に遭ったり携帯電話を落としたり、不測の事態により連絡ができない場合があるかもしれません。

事前や当日の連絡ができなかった場合でも、後日正直に理由を説明し、謝罪の連絡を入れるようにしましょう。やむを得ない理由であれば、人事担当者も理解してくれるはずです。

本記事のおさらい

インターンシップの参加を予定していても、授業や他企業のイベントと日程が重なるケースもあります。インターンシップをキャンセルする際には、次の3つのポイントに注意しましょう。

応募先企業の人事担当者も、学生のために資料を準備したり会場準備をしたりして待ってくれています。やむを得ない理由がある場合は、キャンセル理由は正直に伝え、誠意をもった対応を心がけましょう。

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