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就活で成績証明書の提出が必要な理由。提出期日に間に合わなかった時の対処法とは

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  • 2018.12.01

成績証明書はほとんどの企業で提出を求められます。大学によって発行方法が異なり、自宅へ郵送される場合は時間もかかります。うっかりしていると企業から提示された提出期限に間に合いません。

そこで今回は、成績証明書の提出方法と間に合わないときの対処法をご紹介します。 万が一間に合わないときも慌てずに冷静に対処しましょう。

目次

    成績証明書はなぜ必要?

    成績証明書はなぜ必要なのでしょうか。企業が成績証明書を求める意図を詳しく見ていきましょう。

    卒業できそうかどうかを確認するため

    一番重要なポイントは卒業できるかどうかを確認するためです。せっかく内定を出しても、単位不足で留年になっては採用ができません。

    履歴書に嘘がないかどうかを確認するため

    履歴書は学生自身が書くため、虚偽の記載がされている可能性がないとは言えません。企業も学生を信じるしかなくなります。そこで、虚偽を見抜くための一つの情報として成績証明書が活用されます。成績証明書には講義名と単位、評価、修得年度などが記載されています。履歴書の記載と成績証明書の内容に矛盾があれば、疑いの目が向けられます。

    応募者の人物像を把握するため

    応募者が単位を取った項目を見ていけば、どのようなことに興味があるかが浮かび上がります。専門分野の履修科目はもちろんですが、一般教養の科目からもある程度、学生の興味関心や人物像が読み取れます。

    成績証明書を取り扱う際の注意点とは

    大学から発行される成績証明書は多くの場合、封筒に入った状態で厳封されています。これは、原則開けてはいけません。その理由を確認していきましょう。

    企業から指示がない場合も厳封が安心

    成績証明書は封を開けてしまうと無効になってしまうほど、慎重に扱うべき書類です。郵送で送る場合も封は開けず、封筒ごと送りましょう。手渡しする際も封筒をそのまま渡します。企業側が開封して中身の成績証明書のみ提出するよう指示を出すこともありますが、その指示がない限りは原則、厳封したままで取り扱います。

    厳封をする理由

    改ざんを防止するのが主な目的です。大学の公印が入った書類とは言え、それだけで改ざんしていないことの証明をするには根拠が弱い部分があります。大学が発行したうえで、学生本人が中身を見ていないことが証明できれば、それは改ざんしていないものと考えられます。

    成績証明書の提出が期日までに間に合わなかった場合は?

    成績証明書が発行されるのにかかる時間や郵便の配達日数を考えると、企業の指定した期日に間に合わなくなってしまう場合があります。その場合の対策をご紹介します。

    まずは人事担当者に連絡する

    速やかに企業の人事担当者に電話で連絡をしましょう。この際、嘘を付くと余計な不信感を招くので正直に理由を告げることが大切です。企業の就業時間を過ぎている場合はメールで送り、翌日に電話を入れておくと丁寧です。

    必ず聞きたいのは成績証明書がなくても採用選考に参加できるかどうかです。どうしましょうかとお伺いを立てるよりは、受けさせてほしい意思を前面に出す方が印象はよくなります。

    成績証明書は一度に複数発行してもらう

    自動発行機で発行できるケースも増えてきましたが、自宅に郵送する大学もまだまだあります。依頼から発行までに時間がかかるので、直前に失くしたり汚してしまったりすると提出が間に合わなくなります。保険をかけるつもりで必ず複数発行しておきましょう。

    【テンプレート付】成績証明書送付時に使える添え状

    添え状を付けることは必須ではありませんし、添え状がなくても企業は中身を確認してくれます。ただし、添え状をつけて送ることは社会人としてのマナーです。

    添え状を書く際のポイント

    日付

    送付時点の日付を記載しましょう。

    相手方の情報

    会社名・部署名・担当者の名前を左上に記載します。
    誤字脱字があると大変失礼な部分なので何度も確認しましょう。特に会社名は略称表記に惑わされずに正式名称を記載します。前株、後株にまで細心の注意を払います。

    自分の情報

    自分の名前、大学名、学部名、メールアドレス、電話番号を右上に記載します。
    相手方の情報を左に記載するため自分の名前は右上に記載します。

    タイトル

    『成績証明書の送付』など、タイトルだけで内容がよくわかる表現を使います。

    挨拶文

    特にこだわりがなければ『拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。』の記載で問題ありません。
    時候のあいさつを入れても構いませんが、時期によって微妙な表現を使い分ける必要がある難しい表現なので、無理して使う必要はありません。拝啓で始めているので文末の敬具を忘れないようにします。

    同封した書類の明細を載せます。書類のタイトルと明細が一致していると確認が取りやすいです。記で始めた文章は末尾に以上が必要です。忘れないようにしましょう。

    添え状のテンプレートをダウンロード

    まとめ

    成績証明書はその学生が大学で何をしてきたかを端的に語る書類です。履歴書は虚偽の記載が可能なので成績証明書が一番信頼性の高い資料となります。また、就活の選考過程でこういった資料送付の方法など日常のやり取りから加点・減点を行う企業もあるくらいです。不備がないようにしっかりと確認をし、提出期限に間に合わせるのが一番ですが、万が一間に合わないときも慌てずに対応しましょう。

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