オンライン説明会を成功させる3つのポイント！メリットやデメリット、オススメツールまで
多くの企業が採用活動のオンライン化を加速させています。オンラインと対面どちらが良いかについて学生に聞いた、株式会社リクルート就職みらい研究所の【2023年卒 インターンシップ・就職活動準備に関する調査】によると、企業説明会についてはWeb:48.2%、対面:37.0%と、対面を上回るという結果に。
そんなオンライン説明会を実施するメリット・デメリットをはじめ、成功させるためのポイント、コンテンツ例までご紹介します。
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目次[非表示]
- 1.オンライン説明会とは？いま注目される理由
- 2.オンライン説明会の開催方法
- 2.1.ライブ配信型説明会（ウェビナー型）
- 2.2.ライブ配信型説明会（テーブル型）
- 2.3.録画配信型説明会（オンデマンド型説明会）
- 3.オンライン説明会の代表的なツール
- 3.1.Zoom
- 3.2.Google meet
- 3.3.Microsoft Teams
- 4.オンライン説明会のメリット・デメリット
- 4.1.オンライン説明会の3つのメリット
- 4.1.1.1.母集団形成への貢献
- 4.1.2.2.採用コストを抑えることができる
- 4.1.3.3.参加者との対話も実現できる
- 4.2.オンライン説明会の2つデメリット
- 4.2.1.1.コミュニケーションの取り方が難しい
- 4.2.2.2.リアルを伝えることが難しい
- 5.オンライン説明会を成功させるための3つのポイント
- 5.1.魅力あるコンテンツや進行を意識する
- 5.2.ライブ配信型と録画配信型の使い分け
- 5.3.面接などの次のステップへの導線設計
- 6.まとめ
オンライン説明会とは？いま注目される理由
オンライン説明会とは、スマホ・PCなどを通して、どこからでも視聴することができるオンライン上の会社説明会です。新型コロナウイルスの流行やリモートワークによって、導入する企業が急激に増加しています。また、大学4年の短期間で就活に追われる多忙な学生側にとっても、より効率的に企業を知る方法として注目度を高めています。
一方、学生が就職活動に割く時間は年を追うごとに減少しており、1人の学生がエントリーする企業数も減少の一途をたどっています。実際に就活を追えた2022年度卒業の現役社会人からは、下記のような声が聞かれました。
・説明会を聞いて何となく楽しそうな企業にエントリーしていた
・全てオンライン説明会だったので、あまり真面目に聞いていなかった
・説明会へのハードルが低く、期待値もそれほど高くなかった
このように直観的かつ受動的に活動する学生が増える中、企業はオンライン説明会を上手く駆使して学生から選ばれる工夫をする必要があると言えるでしょう。
採用ご担当者の方は、本記事を通して具体的な導入方法や成功ポイントを押さえ、採用成功につなげていただければ幸いです。
オンライン説明会の開催方法
まずは、オンライン説明会の開催方法から見ていきましょう。主流なもので分けると、3種類の方法があります。
ライブ配信型説明会（ウェビナー型）
ライブ配信型説明会とは、Web上でリアルタイムに実施される会社説明会になります。
リアルタイムで配信されるため、就活生と会話やチャットによるコミュニケーションをとることができますし、企業の説明だけでなく、社員と就活生とのコミュニケーションの場を用意することで社風や企業理解の促進につながり、意向醸成を行いやすいという特徴があります。
ライブ配信型の一つであるウェビナー型は、「ウェブ（Web）」と「セミナー(Seminar)」を組み合わせた言葉であり、ライブ配信型説明会の一種であり、ほぼ同義と言えるでしょう。
ライブ配信型説明会（テーブル型）
ライブ配信型の手法で、オンライン説明会の参加者を少人数のグループに分けてディスカッションさせる方式です。
説明会に対する主体的な姿勢を促すことができたり、ウェビナー形式と組み合わせたりすることも可能で、企業説明会後とグループワークの両方を行いたいといったケースに最適です。
録画配信型説明会（オンデマンド型説明会）
録画配信型説明会は、オンデマンド型説明会とも言われ、事前に録画しておいた説明会をWeb上で自由に見ることができます。
いつでも手軽に視聴することができることが最大の特徴で、忙しい就活生にとっても空き時間で閲覧することができますし、企業も作成してしまえば工数をかけずに多くの学生に説明会を実施することができる点がメリットです。
オンライン説明会の代表的なツール
Zoom
アメリカのZoomコミュニケーションズが運営する企業向けの会議ツールとして有名なZoom（ズーム）。映像圧縮技術により比較的回線が安定しており、URLをクリックするだけで参加することができるといった魅力があります。
最大参加可能人数は300人まで。開催者は登録が必要で有料となりますが、参加者は登録不要かつ無料で参加が可能です。
Google meet
グーグル社が提供するビデオ会議サービス（旧：Google ハングアウト）。元々、ビジネス向けとして提供されていたこともあり、優れたセキュリティ性能が魅力です。
最大参加人数は100人まで。Zoomと同様、開催者は登録が必要でGoogleアカウントを持っている必要があります。一方、参加者は登録不要かつ無料で参加が可能です。
Microsoft Teams
マイクロソフト社が提供する企業向けのチャットツールです。ビデオツールとしても活用が可能で、無料版で250名まで接続が可能ですので、参加人数に応じて選択されると良いでしょう。
オンライン説明会のメリット・デメリット
オンライン説明会に対する学生の意見をふまえた上で、開催するメリットやデメリットについて見ていきましょう。
オンライン説明会の3つのメリット
1.母集団形成への貢献
オンライン説明会の最大のメリットは、参加者のハードルを下げることです。そのため、地方在住や海外留学中といったオフラインでの参加が難しい学生の参加ハードルを下げ、これまでアプローチできなかった学生層を取り込むことができます。
採用活動における母集団形成は最終的な入社数にまで影響を与える要素ですので、この母集団の数を増やすことは大きなメリットだと言えるでしょう。
2.採用コストを抑えることができる
オフラインでの説明会は、1回の開催に会場手配、設営、受付、片付けといった手間やコストが発生します。地方での開催実施となれば、さらに、出張交通費や移動時間なども発生してしまいます。
また、会場設営・撤去のためのスタッフも必要となる場合もあるでしょう。スタッフの人件費も馬鹿にはなりません。
一方、オンライン説明会はツールさえあれば、どこでも開催が可能です。社員もリモートワークしている自宅から参加することができるため、交通費や移動時間の削減にも寄与します。また、就活生にとっても、交通費や移動時間がかからないため、気軽に参加することができます。
3.参加者との対話も実現できる
こちらは開催形式によりますが、やり方によっては少人数のグループに分けてディスカッションしてもらったり、その中に社員が入って一緒にコミュニケーションを取ることも可能です。リアルだと会場内の移動も大変ですが、オンラインであればボタン一つで移動が可能ですので、コミュニケーション効率を高めることができるでしょう。
オンライン説明会の2つデメリット
1.コミュニケーションの取り方が難しい
オンライン説明会は、気軽に参加できる反面、途中退出されてしまうことも発生しやすいと言えます。画面越しのため、学生とコミュニケーションがとり辛いと感じる場合もあるでしょう。
「質問はありますか？」と投げかけても、学生から反応が返ってこず、担当者の方は学生への声掛けに悩まれる方も少なくありません。ここについては、企業側として工夫の余地があると言えるでしょう。
2.リアルを伝えることが難しい
当然ながらオンラインとなると、社員の雰囲気を知ってもらったり、自社商品の配布やサービスを体感してもらったり…といった事柄は難しくなります。そのため、一方的な説明になりがちで、企業理解への深度を懸念される方は少なくありません。
ここについては成功ポイントを押さえていただければ幸いです。
オンライン説明会を成功させるための3つのポイント
最後に、オンライン説明会を成功させるための3つのポイントをご説明いたします。
魅力あるコンテンツや進行を意識する
オンライン/オフライン問わず、まず重要となるのが魅力あるコンテンツ作りです。最近の学生は動画にも慣れており、企業研究をYouTube等で行う時代です。目の肥えた学生が飽きない内容を意識しましょう。
最も重要なポイントは、学生が知りたいコンテンツとは何かを意識することです。対面でのコミュニケーションが難しくなったからこそ、以下のような要素が伝わるコンテンツを意識してみてください。
・同業界・同規模の企業と比較した際の自社の強み ┗一例）市場の安定性、独自技術、過去5年間の経営状況、売上高、従業員数…等 ・事業の魅力 ┗一例）ニッチ領域だけど実は生活に身近な製品、取引先が大手…等 ・社員や会社の雰囲気 ┗一例）熱く仕事について語れる社員の登壇、社員に対する上層部の想い…等 ・独自の福利厚生 ┗一例）バースデー休暇、地方からフルリモート可、資格取得支援制度…等 |
また、プレゼンテーターの話し方や立ち居振る舞いも重要な要素の一つです。ノンバーバルのコミュニケーションが伝わりづらいため、いつも以上に身振り・手振りを意識したり、説明する内容によって担当を変更するなどして、飽きさせないよう工夫しましょう。
これらをふまえた上で、ライブ配信型説明会の場合はインタラクティブなやり取りを意識することが重要となります。
ライブ配信型と録画配信型の使い分け
ライブ配信型と録画配信型を用途に応じて使い分けることも重要な要素の一つです。
例えば、ライブ配信型はリアルタイムで就活生とコミュニケーションを取れることがメリットです。チャット機能を必ず利用し、人事担当者が説明している最中でもどんどん質問が出てくるように、企業側から質問やクイズ等を交えると良いでしょう。オフラインでの説明会とは異なり、チャットという気軽な手段を用いることで参加者からも質問が集まりやすくなります。
また、リアルの場ではなかなか参加できないような社員に登場してもらうことも可能ですので、海外駐在中の社員や海外グループ会社の役員に参加してもらう先輩座談会などを企画することで、リアルの場以上の意向醸成も可能でしょう。
一方、録画配信型説明会は、一方的な説明になりがちです。伝えたい内容をわかりやすく端的にまとめて、長くても30分程度で終了するなど、構成に工夫を凝らしましょう。
自社での制作が難しいという場合は、動画制作会社に依頼すれば質の高い動画を制作することも可能です。また、自社で行いたいという場合でも、資料・台本・機材を準備し、動画編集ソフトを上手く活用できればコストをかけずに比較的質の高い動画制作も可能でしょう。
録画配信型説明会は、多くの学生に視聴してもらいエントリーの母集団形成に利用することが多いため、業界の理解が進んでいない就活生にもわかりやすい内容にすることが重要です。
面接などの次のステップへの導線設計
通常の会社説明会では、終了後にそのまま面接や筆記試験を実施したり、アンケートを回収して就活生の個人情報や選考参加希望を確認し、次のステップへ誘導します。しかしながら、オンライン説明会では、終了後にWebアンケートを実施したり、応募フォームへ誘導するなどを行わなければ簡単に離脱されてしまいます。
気軽に参加できるからこそ、次の導線設計は非常に重要になります。
特に録画配信型説明会では、情報を全て閲覧したかどうかの確認が難しいため、事後アンケートの内容に”動画内で出てきた情報、且つ企業として一番理解してもらいたい内容”を確認する設問を用意するなどの工夫が必要です。理解してもらえていることを確認しながら次のステップに進んでもらうことで、選考途中で就活生が理解不足によって離脱するのを防ぐことができます。
▼関連記事
改めて、最後にライブ配信型と録画配信型におけるオンライン説明会を成功させるポイントを振り返っておきましょう。
▼ライブ配信型を成功させるポイント
・説明会前のアイスブレイクでは、チャット機能を試しに利用してもらうなど質問が出やすい状況を作る ・「zoom」などの場合投票機能があるので、「今日の説明会で何を知りたいか」といった質問を投げかける ・プレゼンテーターは、身振りや手振りをいつも以上に意識し、説明内容によって人を変える工夫をする ・説明会後に、普段なかなか会えない社員（海外常駐社員など）も参加する先輩社員座談会を実施し社員の魅力や仕事の魅力を伝える場を設ける |
一方で、録画配信型説明会の場合は、通常の会社説明会の録画配信を行う場合と、別で撮影したものを配信する場合がありますが、いずれの場合でも気軽に視聴できるため、途中離脱されやすい傾向が高まります。
▼録画配信型を成功させるポイント
・30分以下で会社説明の重要なポイントを簡潔にわかりやすく伝える ・30分を超える場合は、学生の仕事観醸成につながる内容や、学び・気づきが得られるコンテンツを盛り込む等の飽きさせない工夫をする ・普段見ることができないような会社のリアルな映像や、社員の普段の様子なども配信して親近感がわくようなコンテンツにする。 ・司会者とは別に登場人物（現場社員・役員）に出演してもらい対話型のコンテンツや、ライブ配信などで実際に就活生から上がった質問に答える形で進行するなどの工夫をする |
まとめ
今回の記事では、オンライン説明会をこれから実施する企業向けに初歩的な内容をまとめました。
これまでオフラインでの会社説明会しか実施したことのない採用担当者の方は、是非参考にしていただければと思います。
YouTube等の動画サイトには、多くの企業が会社説明会動画をアップしていますので、評価や再生回数の多い動画を真似してみたり、普段行っているオフラインの会社説明会をWeb上で公開してみるところからのスタートでも良いと思います。まずは、できるところから是非トライしてみてください。
▼関連資料
