日本語では「職務記述書」と呼ばれることもあるジョブディスクリプション。人事担当者であれば、聞いたことのある方も多いのではないでしょうか。
元々は欧米で普及しているものではありますが、現在、日本でも注目を集めており、様々なメリットを持ち合わせているため、採用担当者であれば理解しておいて損のないツールです。
今回はジョブディスクリプションのメリットや活用方法について紹介します。

ジョブディスクリプションとは？

ここでは、ジョブディスクリプションの定義や記載する項目について説明します。

ジョブディスクリプションの定義

ジョブディスクリプションとは、職務内容や権限、責任範囲、必要なスキルや経験などをまとめたもので、日本語では「職務記述書」とも呼ばれます。欧米で広く用いられ、グローバル化が進むなか、自社が求める人材を採用するための選択肢として注目されています。

ジョブディスクリプションに記載する項目

従来の日本企業の採用には、簡潔な「募集要領」が使われることが一般的でした。募集要領とは、募集するポジションや職種、必要なスキルや資格、応募方法、募集期間など、応募者に必要な基本的な情報を簡潔にまとめたものです。
これに対し、ジョブディスクリプションでは、職務の詳細な内容や求められる資質や経験などをより詳しく記載することができます。
 
ジョブディスクリプションには、具体的に以下のような項目が一般的に含まれます。

• 職種、役職（ポジション名）
• 職務の責任・権限
• 担当する具体的な業務・職務内容
• 目標、評価方法
• 必要な資格、スキル、経験
• 歓迎されるスキル、資格、経験
• 給与、待遇
• 勤務地、勤務形態

ジョブディスクリプションを作成するメリット

募集要領と比較し、情報を詳しく記載できるジョブディスクリプションには様々なメリットがあります。

職務内容の明確化

ジョブディスクリプションを作成することで、職務内容が明確になり、従業員は何に集中すべきかを理解しやすくなります。そのため、生産性が向上すると考えられます。
 
ジョブディスクリプションによって応募者や採用担当者も、適切な採用や応募判断ができるようになります。応募者は自分に求められる職務内容やスキル要件が明確になり、入社後のミスマッチを防ぐことができます。採用担当者は、適材適所の採用を行うことができるため、組織の生産性向上につながります。

専門人材を採用できる

2021年以降にジョブ型雇用が増えていることから、ジョブディスクリプションが注目されています。ジョブ型雇用とは、仕事そのものを単位として報酬を支払う働き方であり、従来のような終身雇用や年功序列型の採用と異なります。このような働き方が増える中、ジョブディスクリプションによって職務遂行に必要なスキルや資格などを明記することで、専門人材の採用がしやすくなります。
 
日本では、総合職の新卒一括採用が一般的であり、職務が流動的な雇用形態が多いため、専門人材の採用や育成が難しいという課題がありました。しかし、ジョブディスクリプションを用いることで、職務を明確に定義し、市場価値に見合った報酬を設定することができます。これにより、多様な専門人材を含む、外国人人材なども採用しやすくなります。

評価基準の公平性

ジョブディスクリプションの作成によって、職務内容や達成目標が明確になるため、達成度合いによる公平な評価がしやすくなります。企業によっては期待値や査定基準も明記されており、これをもとにして一貫性のある人事評価が可能です。個人的な主観や属人性を排除し、会社組織として公平な評価を行うことができるため、従業員からの不平や不満が減り、企業の信頼性向上にもつながります。

ジョブディスクリプション作成のデメリット

ジョブディスクリプションには様々なメリットがある反面、デメリットもあるため使用する際は注意する必要があります。

ジョブディスクリプション以外の業務を依頼できなくなる

デメリットの1つ目は、ジョブディスクリプション以外の業務を依頼できなくなる点です。
 
ジョブディスクリプションに明記された業務以外を依頼しても、その業務は人事評価に反映されないため、社員のモチベーションを低下させる可能性があります。
 
また、ジョブディスクリプション以外の業務を依頼すると、社員が「こんなはずではなかった」と失望してしまう可能性もあります。さらに、ジョブディスクリプションに基づいてスペシャリストとして育成した社員が、会社の状況によっては任せられる職務がなくなるという問題も生じます。採用担当者は、ジョブ型雇用の社員に対して柔軟な対処が必要であることを念頭に置く必要があります。

ジョブディスクリプションの書き方が曖昧すぎて実効性がない

デメリットの2つ目は、書き方が曖昧すぎるため、実効性がなくなることです。ジョブディスクリプションを書く慣習がない企業では、業務範囲を明確に定義できず、実際には役に立たない紙切れになってしまう恐れがあります。
 
また、業務範囲を実質「何でも屋」に定義してしまうことで、社員の専門性を潰してしまう可能性もあります。特に日本では、ジョブディスクリプションが一般的でないため、職務内容が曖昧になり、結果的に人事評価が曖昧になることが問題視されています。加えて、ブラック企業問題の一因とも考えられる長時間労働の常態化も、不十分なジョブディスクリプションが背景にあるとされています。

ジョブディスクリプションの作成方法

ジョブでディスクリプションを作成する際は以下の手順に従ってください。

ステップ１：情報収集

まずは、ジョブディスクリプションを作成するそれぞれの職務についての情報を収集し、分析します。
 
情報収集をする際は、他社のジョブディスクリプションを参考にすることや、KPIの設定基準を学ぶことが効果的です。また、実際に業務にあたっている従業員の意見をヒアリングすることも重要であり、情報収集だけでなく現場の声を取り入れることで、企業から求められる行動と現場での行動とのギャップを最小限にとどめることができます。情報収集では、職務等級や責任、職務内容などの一般的な項目から、必要とされる知識やスキル、責任、権限の範囲などを明確化しましょう。また、複数人を対象にヒアリングを行うことで、情報の偏りをなくし、信頼度を高めることが望ましいとされています。

ステップ２：情報を整理

ステップ2では、収集した情報を整理します。整理の際には、重要度順、行動の優先度、KPI、なぜその業務をしてほしいかなどを考慮します。また、業務内容を定義し、何を、どのように行うかを整理します。次に重要度や頻度について数値化し、実態を明確にします。

ジョブディスクリプションを作成する

ステップ3では、精査した職務情報を元に、1ページ程度のA4サイズにまとめられる範囲で、以下の6つの項目を含むジョブディスクリプションを作成します。

1. 職種と職務名
2. 具体的な職務の内容
3. 職務の成果を判定するKPI
4. 成果を報告する上司や管理すべき部下の名前
5. 処遇（雇用形態、勤務地、勤務時間、時間外手当支給の有無）
6. 必要とされるスキルや専門性

 
具体的な手順としては、自社のフォーマットに従って項目を書き込んでいくことが一般的です。なお、ジョブディスクリプションはビジネス上の変化に応じて変更される可能性があるため、その旨の但し書きを入れておくことが重要です。

【具体例】

ジョブディスクリプション作成時の注意点

ジョブディスクリプションは有用なツールですが、注意すべきポイントもあります。

業務内容を網羅する

ジョブディスクリプションを作成する際、業務内容を網羅することは非常に重要です。業務内容を網羅することで、その職務に必要なスキルや知識、責任や権限、報告先や連絡先などが明確になります。逆に、ジョブディスクリプションに書いていないことは「やらなくてもいい」業務として扱われるため、重要な業務内容を漏れなく記載することが求められます。

​​​​​​​定期的に見直す

ジョブディスクリプションは、会社の業績や社員の成長度に応じて変更される必要があります。そのため、定期的に見直しを行うことが重要です。社員に求めるジョブ（職務）の変化に合わせて、ジョブディスクリプションを更新することで、より効果的に組織運営を行うことができます。

まとめ

ジョブディスクリプションを適切に活用することで、自社にとって最適な人材を雇用できます。注意点を押さえつつ、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
また、最適な人材を発掘する際に「dodaキャンパス」を活用することも効果的です。新卒採用する際に能動的にオファーできるため、欲しい人材をダイレクトに獲得できます。​​​​​​​