不採用通知は応募者だけでなく、採用担当者にとっても心理的負担がかかる業務です。対応を間違えると企業イメージの低下を招き、トラブルにつながる可能性もあります。この記事では企業の採用担当者に向けて、不採用の伝え方や通知のタイミングについて解説していきます。選考フェーズ別に例文も紹介していますので参考にしてください。

不採用通知の重要性

不採用通知は、書類選考や面接などの各段階で候補者へ不採用になったことを通知する文書です。不採用の伝え方や取り扱いによっては、自社のイメージを大きく左右しかねませんので慎重な対応が必要になります。

不採用となる学生は、入社には縁がなかったとしても、今後、顧客や取引先として利害関係が発生する相手かもしれません。候補者を不快にする内容や態度は、そのまま企業イメージに直結します。丁寧な対応を心がけ、適切な内容・タイミングで送りましょう。

不採用通知に記載すべきこと

不採用通知には、宛名や差出人の他にどのような内容を記載するとよいのでしょうか。ここでは、不採用通知に必要な構成内容を紹介します。

応募への感謝

まずは数多くの企業の中から自社を選び、応募してくれた候補者に対して感謝の気持ちを述べましょう。不採用通知は候補者にネガティブな印象を与えるため、心情に配慮し寄り添った内容にすることが大切です。選考フェーズによって感謝の文言は異なりますが、詳しくは「不採用通知の例文【選考フェーズ別】」の項目を参考にしてください。

選考結果

不採用となった事実を正確に伝える必要はありますが、不採用通知に不採用の理由を記載する義務はありません。応募者の気分を害さないように「今回はご希望に添いかねる結果となりました」など、「不採用」という言葉は使用せずに選考結果を伝えるのが一般的です。
 
応募者から不採用の理由について問い合わせがあった場合は、企業判断となります。ただし、選考基準の漏洩やトラブルの原因になることも考えられるため慎重に対処しましょう。

応募書類の取り扱い

会社側で保管している履歴書・職務経歴書の取り扱いについて記載することも重要です。応募書類は個人情報となるため、取り扱い方法を明記しておくと応募者の不安解消につながります。個人情報の取り扱い方法は、主に以下の2つです。

• 郵送で応募者に返却する
• 企業が責任を持って廃棄する

 
自社のプライバシーポリシーに合わせて適切に対応しましょう。

不採用通知を送るタイミング

不採用通知を応募者に送るタイミングは、書類審査や面接から3日以内、遅くとも1週間以内が理想的です。就活生は選考結果によって今後の活動予定を立てるため、できるだけ早い方がよいでしょう。

ただし、あまりにも早すぎると「きちんと選考していない」という印象を与えかねません。応募時あるいは面接時に、選考結果を伝える日程を明確にしておくと応募者も安心です。

不採用の通知方法

不採用を通知する手段は、主に「メール」「手紙」「電話」が考えられます。ここからは、手段別に不採用の伝え方を紹介します。

メール

まずは、メールを用いた不採用の伝え方です。WEB応募が主流の現在では、メールによる不採用通知の発行が一般的となっています。コストがかからず、応募者への一斉送信ができるため業務効率化が図れるといえるでしょう。ただし、メールでの不採用通知は流れ作業的な処理になりがちで、宛先やメールアドレスの入力間違いによる送信ミスが起こりやすくなるため注意が必要です。

手紙

手紙による不採用通知は応募書類の返却にも利用でき、選考結果を確実に伝えられる手段だといえます。しかし、到着までに日数がかかる上に、配送料や準備に手間がかかる点がデメリットです。手紙で不採用通知を送付する際には、確実に応募者へ届くように記録が追えるサービスを利用し、プライバシーに考慮して「親展」で送付するとよいでしょう。

電話

電話による不採用通知は、応募者1人ひとりに向き合って接することができるため丁寧な印象を与えられます。一方で採用担当者の負担が大きく、伝え方によっては誤解を生む可能性がある手段です。
 
通知が遅れた場合など緊急の場合には有効ですが、積極的に用いる方法ではないといえます。また、電話で不採用を伝えた時には、トラブル防止のために改めてメールや手紙でも不採用通知を送付するとよいでしょう。

不採用通知の例文【選考フェーズ別】

選考フェーズごとに候補者へかけるべき言葉は異なります。応募にあたって就活生がかけた時間や熱意に配慮して、感謝の気持ちを丁寧に伝えましょう。さらに書類返却の有無によっても文面の変更が必要です。「書類選考」「選考過程初期」「最終面接」の3段階別に例文を紹介します。
こちらはメール用の例文ですが、手紙で通知する場合にも流用可能です。

書類選考で不採用の場合

書類選考で不採用となった場合、応募してくれたことへの感謝の気持ちを伝えることが大切です。返却する書類があるならば、書類を確実に受け取れるように返却方法を記載しましょう。

書類返却あり

書類返却なし

選考過程初期の段階で不採用の場合

書類選考通過後、1次面接・2次面接・筆記試験など選考過程初期の段階で不採用になった場合の例文です。選考書類で不採用になった就活生よりも丁寧な文面にし、自社へ来ていただいた気持ちを伝えましょう。

書類返却あり

書類返却なし

最終面接で不採用の場合

最終面接で不採用となった就活生には、面接や筆記試験などに時間を割いてくれたことへの感謝を示し、より丁寧な文面を心がけましょう。

書類返却あり

書類返却なし

まとめ

不採用通知の仕方によって、企業のイメージが左右されることもあります。たとえ不採用であったとしても将来の利害関係者となり得る相手だからこそ、イメージアップにつながるような接し方が必要といえます。今回紹介した例文を参考にして、自社に興味を持ってくれた応募者の気持ちに配慮した丁寧なコミュニケーションを心がけましょう。

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