研修資料のパワポ作成術｜見やすい資料を作る6つのコツ

企業内研修の資料作成を任された人事担当者の中には、研修資料の作り方がわからず困っている方も多いのではないでしょうか。
見やすく、わかりやすい資料を作成するためにはいくつかのポイントを押さえる必要があります。現在、研修資料の作り方で悩みを抱えている方はこの記事で資料作りのコツを確認しましょう。

研修資料の目的を明確にする

研修資料を作成するためには、研修の目的を明確にすることが重要です。なぜその研修を行い、何を目的としているのかを明確にすると、研修資料作りの方向性が決まります。
この際、内定者などの参加者が研修を終えた後にどのような状態になってほしいかを考え、その状態を達成するための手段として研修資料を作成するようにしましょう。また、参加者や企業の属性や雰囲気、抱えている課題などを理解し、相手のニーズを汲み取ることも必要です。目的やテーマに沿って情報をリサーチし、ロジックを固めることで研修資料の下地として活用できる上、より効果的な研修資料を作成することができます。

【パワーポイント活用のコツあり】研修資料の作り方で重視すべき6つのポイント

実際に研修資料を作成するときの6つのポイントを紹介します。
行き当たりばったりで研修資料を作るのではなく、きちんとポイントを押さえて作成することを心がけましょう。

自分が研修講師を務めるつもりで情報収集を徹底する

研修資料の作り方として大切なポイントの1つめは、情報収集を徹底することです。まずは、研修のテーマや目的について十分に理解し、参加者に必要な情報を把握します。その上で、わからないことは研修を担当する講師からヒアリングしたり、専門書を確認したり、自分自身が専門家になるイメージで情報を収集してから研修資料を作成します。

 
また、研修の参加者のレベルやニーズに合わせて情報を取捨選択することも必要です。自分が研修講師になったつもりで、どのような情報を研修資料に載せるか考えるようにしましょう。

​​​​【パワーポイント活用のコツ】見やすいデザインにこだわる

パワーポイントを活用した研修資料の作り方としてポイントとなるのは、見やすいデザインを意識することです。具体的には、文字のサイズと、フォントの統一です。研修会場の遠い席からも見やすいように、文字のサイズは大きくしましょう。スライドがデフォルトの16:9の場合、一般的にタイトルやメインテキストは28pt以上、スライドの肝となるキーワードはメインテキストの1.5〜2倍程度が推奨されています。しかし、シーンや用途により文字サイズは変わります。会場の一番後ろの席から見て問題なく読めるかを確認すると、参加者もストレスなく研修に集中できます。

また、フォントの種類を統一し、フォントカラーも3種類までにすると見栄えの良いデザインになります。フォントの種類や色を多用すると、研修の参加者はスライドのデザインに気をとられて内容が頭に入ってこないという状態になりかねません。
参加者が研修に集中できるように、スライドのデザインにこだわることが大切です。

曖昧な表現は使わない

研修資料に曖昧な表現を使用すると、聞き手によって解釈が分かれ、伝えたいことがうまく伝わらないことがあります。たとえば、「大幅に」「最近」など人によって思い浮かべる大きさや期間が異なる表現は、研修の参加者に誤解を値かねません。「大幅に」は「前年比50％」と具体的な数値を提示したり、 「最近」は「2022年10月以降」と日付を特定したりすることで、研修参加者の認識を統一することが必要です。

アニメーションは極力使わない

研修資料にアニメーションを使いすぎないよう、注意しましょう。過剰なアニメーションは聞き手の集中力を削ぐ可能性があり、研修内容の理解や吸収に悪影響を与えることがあります。また、アニメーションの設定に時間を費やすことで、研修内容についての検討や改善に充てることができなくなってしまう可能性があります。

【パワーポイント活用のコツ】1スライド1メッセージを徹底する

研修資料の作成でパワーポイントを使うときには、1枚のスライドには1つのメッセージのみを記載するように徹底します。
1枚のスライドに複数のメッセージを詰め込んだり、話すことを全て書き起こしたり、書いてある内容を音読するような作り方では聞き手の集中力を削ぐことになりかねません。また、情報を詰め込みすぎてしまうと聞き手は何が重要なのか混乱してしまい、メッセージが伝わりづらくなってしまいます。1スライド1メッセージにすることで、参加者にとっても理解しやすく、印象に残りやすい研修資料になります。

【パワーポイント活用のコツ】メモできる余白を残しておく

研修資料を印刷する場合は、書き込める余白を残しておきましょう。メモをとりながら研修を受講することで、参加者の集中力が増して、理解したことの定着を図れます。さらに、書き込みをした研修資料は自分だけのテキストとなり、研修終了後に活用しやすいものになります。
また、グループワークなどでアイデアを書き込む課題を設けることでも、研修の能動的な参加を促すことができます。

良い研修資料を作るための6ステップ

研修資料の作り方として、6つのステップを紹介します。

Step1 研修を通じて伝えたいメッセージ（ゴール）を明確化する

まずは、参加者に身につけてほしい知識やスキル（ゴール）を明確にして、研修の方向性を決めるようにします。最初にゴールを定めておかないと、研修の内容もブレてしまいがちです。
たとえば、「研修後、営業としてどのデータを分析すればいいか最初の一歩がわかる状態になる」「研修後、経理の基礎業務をマニュアルを見ながらであれば進められるようになる」というように、具体的なゴールの設定が中身の濃い研修を作るための一歩となります。

Step2 研修全体の流れを構成する

研修のゴールが決まったら、全体の構成を考えます。最初から詳細な資料を作るのではなく、「導入、本題、まとめ」という大きなくくりでメインメッセージを決めてからブレイクダウンしていきます。
メインメッセージの検討時には資料の作り込みは必要なく、骨子（スケルトン）を考えるようにしましょう。
こうした資料の作り方をすることで研修全体の流れが把握しやすくなり、情報の抜け漏れや論理の破綻を避けることができます。

Step3 実際に資料を作成する

Step2で作成した構成をもとに、実際に資料を作っていきます。パワーポイントを使って作成するときには、上述した「6つのポイント」を意識して資料に反映させましょう。こうした作り方をすることで、骨子で考えたメッセージが伝わりやすくなります。

Step4 完成した資料を第三者にチェックしてもらう

完成した資料は、第三者にチェックしてもらいましょう。
自分が作成した資料には、見落としがあったり、表現が分かりにくかったりすることがあります。第三者に見てもらうことで、これらの問題を発見し、改善点の洗い出しが可能になります。

Step5 適宜修正して資料のクオリティを高める

Step4のフィードバックをもとに資料を修正します。
校閲してもらった内容を資料に反映することが、クオリティを高めることにつながります。

Step6 研修終了後のブラッシュアップも忘れずに

研修を実施して終わりではなく、研修終了後のブラッシュアップも忘れないようにしましょう。
研修の進行状況や参加者の反応を確認し、研修資料の改善点を洗い出して記録を残すことも大切です。記録した改善点を研修資料に反映して資料をブラッシュアップしていきます。研修の実施と資料の改善を繰り返すことで、よりよい研修を提供できるようになります。

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まとめ

採用担当者にとって研修資料の作成は非常に重要な業務です。今回ご紹介したポイントを押さえることで、研修効果の高い資料が作れます。よい資料を作るための6つのステップに従うことで、手順に迷うことなく、資料を完成させられるでしょう。