部下の現状や悩みを把握するために重要な場となるのが社員面談です。しかし「実施しているものの、うまく部下から話を引き出せない」と感じている担当者も多いのではないでしょうか。社員面談をより有意義なものにするためには、面談シートの活用がオススメです。
 
この記事では、面談シートの記載内容や効果的な活用方法、具体的な面談の手順などを紹介します。

面談シートとは？

面談シートとは、社員面談において伝えるべき内容や結果などを記入し、社員面談をスムーズに進めるためのシートです。部下からの質問や悩み、上司からのフィードバック、面談を終えての所感などを書き込み、面談内容の振り返りができるようにして、その後の業務に活かします。
 
いざ面談が始まると、話そうと思っていた内容を忘れてしまったり、うまく言葉にできなかったりすることがありますが、事前に面談シートに記入しておけば、伝え漏れがありません。上司と部下の意思疎通がスムーズになり、信頼関係の強化や業務へのモチベーションアップが期待できます。

面談シートに含むべき項目とは

面談シートに盛り込む項目としては、次のような例があげられます。

• 目標
• 進捗状況
• うまくいったと感じたこと
• 悩んでいること
• フィードバック
• 今後取り組むこと
• 備考

それぞれ、具体的な記載内容を解説します。

目標

面談を実施する前に、部下が業務についてどのような目標を設定しているのか、将来的にどのようなポジションを目指したいのかなどを記入してもらいます。上司が正確に把握できるよう、目標とする数値を記載するといいでしょう。例えば「売上について前年度比○％増を達成する」などです。

進捗状況

上記で設定した目標に関する現状を記入します。達成度はもちろんのこと、具体的にどのような取り組みを行ったのかも書き入れてもらいましょう。
 
「達成度○%：商談数を○件増やす必要があるため、テレアポのトークスクリプトを改善した」のように、簡潔にまとめます。

うまくいったと感じたこと

目標達成のために行った取り組みの中で成果につながったこと、自らの知識や経験を活かせた部分などを記入します。そのほかにも、顧客とのやりとりでやりがいを感じたことや、社内で起こった嬉しい出来事などを書き込んでもいいでしょう。

悩んでいること

業務の中で困難に感じていることや、社内の人間関係における悩みなどを率直に記入してもらいます。悩みの原因が明らかな場合には併せて書いててもらうと、フィードバックしやすくなります。無理に聞き出す必要はありませんが、両者の信頼関係構築において重要な項目ですので、しっかりとヒアリングしてください。

フィードバック

面談で聞き出した内容から、部下へのフィードバックをまとめます。チーム内の状況や部下の日頃の業務態度なども踏まえて、具体的なアドバイスを送りましょう。仕事に対する助言だけでなく、取り組みに対する承認も伝えると、部下のモチベーションアップにつながるかもしれません。

今後取り組むこと

面談後に部下が取り組むべき課題や新たな目標を記入します。「トークスクリプトの見直しとともに、テレアポリストを拡充し、商談目標件数を達成する」など、具体的な行動プランまで落とし込まれた内容が望ましいでしょう。

備考

上記の項目に当てはまらない内容であっても、面談中に気が付いたことがあれば、備考欄にメモしておきます。今後のフィードバックに活かせるかもしれませんので、細かいことでもメモに残しておくとよいでしょう。

面談シートを用いた社員面談の手順

実際の面談では、面談シートをどのように活用すればいいのでしょうか。ここでは、面談シートを用いて社員面談を進める際の具体的な手順を紹介します。

1.面談の目的を共有する

人事部から社員に面談実施の連絡を入れる際には、どうして面談を行うのか、面談の目的や意義を併せてアナウンスしましょう。
 
上司や部下が面談の目的を正確に把握していないと、ただ面談シートの内容をなぞるだけの形骸的な面談になってしまうかもしれません。面談でどのような話をして、何を共有してほしいのかはっきり伝えておくと、上司と部下の双方にとって意義のある時間になるでしょう。

2.面談の日程を調整する

面談を実施する上司と部下の間で、日時を調整します。面談の時間は15〜30分程度が一般的ですので、人事部から目安時間として事前にアナウンスしておくと親切です。また、面談は1ヶ月に1回など定期的に実施するのが理想ですので「毎月第2週の水曜日」といった決め方をしてもいいでしょう。
 
都合が悪くなった場合でも、面談を中止するのではなく別日程で再調整するようにしてください。

3.社員に面談シートを配布する

面談を実施する前に社員へ面談シートを配布して、当日までに記入してもらいます。上司と部下のそれぞれが記入する必要がありますので、余裕を持って配布してください。
 
新入社員のような、はじめて面談シートを記入する社員の中には、どのように記載すればいいのか戸惑ってしまう人もいるかもしれませんので、具体的な記入例があると安心です。

4.面談シートに沿って面談を行う

面談当日は、はじめに面談の目的をあらためて伝えます。人事評価には影響せず、仕事における疑問や悩みの解決が目的であることをしっかり共有すると、部下も安心して本音を話せるでしょう。

目的の共有ができたら、面談シートの記入内容を確認しながら、面談を進めます。部下が緊張しないよう、アイスブレイクを挟みながら進めると、話しやすい雰囲気を作ることができます。

面談シートを用いて面談を行う際の注意点

面談シートを活用する目的は、面談をスムーズに進めて部下の悩みや不安を聞き、一緒に解決を図ることです。そのためには、部下の率直な意見を引き出す必要がありますが、人事担当者や上司はどのような点に気を付ければいいのでしょうか。面談を実施する際の注意点を紹介します。

面談を進めやすい雰囲気を作る

部下の本音を引き出すには、何よりも話しやすい雰囲気作りが大切です。面談を受ける部下が緊張していたり、上司に気を使って委縮したりしていては、面談の目的を達成できない可能性が高まります。

部下が「本音を言って大丈夫なんだ」と感じられるよう、柔らかい口調や明るい態度を心がけましょう。上司が緊張していても、部下にその緊張が伝わってしまいますので、リラックスして面談に臨むことも忘れないようにしてください。
 
また、前述で触れたアイスブレイクも重要です。面談の冒頭や合間に趣味の話などの雑談を交えると、緊張がほぐれやすくなります。

部下の話を聞くことに集中する

アドバイスや指導も大切ですが、何よりも部下に気持ちや考えを話してもらうことが重要です。途中で話を遮らず、相手の顔をしっかり見ると、部下に「話を聞いてもらいたい」と感じてもらいやすくなります。
 
途中で話を遮って自分の意見を押し付けてしまうと、部下は「説教されている」と感じるかもしれません。部下からの信頼を得て、部下の現状や考えを正確に把握するためにも、まずは傾聴することに注力しましょう。

面談シートは適切に管理する

面談が終わったら、後から内容を振り返れるように、話した内容を分かりやすくまとめます。面談は定期的に実施しますので、前回どのような内容を話したのかすぐに振り返れるようにしておくと、より面談が有意義なものになるでしょう。
 
面談の記録を時系列で記載すると、部下の変化や成長が分かりやすくなり、より具体的なアドバイスにつながるかもしれません。

面談シートの活用は社員面談の質向上につながる

面談シートを活用すると、上司と部下が面談でどのような話をすればいいのか迷ってしまうことがなくなり、面談をスムーズに進められるようになります。部下は自分の言いたいことを事前に整理して漏れなく伝えられるようになり、上司は部下の課題に対してより効果的なアドバイスができるようになるでしょう。
 
複雑なフォーマットは必要なく、手軽に導入できる方法ですので、ぜひ社員面談で取り入れてみてください。