採用関連の業務の中で大切なことの一つに面接結果を応募者に伝えるプロセスがあります。連絡手段はメールや電話などのうち、面接結果の連絡では何が最適でしょうか。また、電話連絡をする際にはどうしたら採用担当者にとっても応募者にとっても負担を少なくできるのでしょうか。採用活動における電話連絡の仕方や手順などについて解説します。

面接結果の連絡方法は段階に応じて異なる

一般的に採用面接の結果連絡をするには、電話とメールがありますが、段階によって適している連絡方法が異なります。ここでは、どちらの連絡方法が各段階で向いているかを見ていきましょう。

【最終面接以外】メールでもOK

最終面接以外では、メールと電話でどちらがいいか、明確な決まりはありません。ただし、特別な事情がある人や、よほど確実に確保したい人材でなければ、メールでも問題ありません。一次、二次の段階では学生の数が多いため、電話だと採用担当者の大きな負担になります。

また、受け取るほうも電話がかかってくるかもしれないとなると、緊張している状態が続いてしまうため、メールのほうが良いと感じる人が多くいます。

学生は複数企業を受けているため、面接実施後3日～1週間以内を目途にできるだけ早くで送るようにしましょう。

【最終面接】合格者は電話し詳細はメールする

合格者には電話をすることが一般的です。

ただし、電話では細かい連絡に行き違いが生じるかもしれないので、採用のため必要な手続きは追ってメールするのがベターです。とくに、合格時の連絡では学生がうれしさのあまり詳細を聞き間違える可能性もあるので、電話の後にあらためてメールで連絡をしましょう。採用担当者にとっても、メールのほうがうっかりミスを防げるので便利です。

面接結果を電話で伝えるメリットは大きい

メールでの連絡方法もありますが、電話連絡ならではのメリットもさまざまにあります。どのような点で電話の良さがあるのか紹介します。

電話なら候補者の反応を把握しやすい

直接話せるので、応募者が入社に前向きなのか否かを会話から判断できます。

学生は複数の会社を受けているため、面接に来たからといって、必ずしも入社の意思が固まっているとは限りません。内定したら来てくれると思い込んで採用計画を立て、後日内定辞退などとならないように、電話で声のトーンなどを確認しながら、どの程度、自社への就職を希望しているか確認すると良いでしょう。

採用したいという熱意を伝えられる

電話は文字だけの情報よりも感情が伝わりやすく、企業側の熱意を伝えられます。学生も「わざわざ電話してくれた」ということで好印象を持ち、入社を前向きに検討するようになる可能性があります。

また、余裕があれば不採用でも丁寧な電話をすると、企業イメージが良くなります。たとえ就職では縁がなくても、今後、顧客になる可能性があるため、できるだけ企業イメージは良くしておきたいところです。

リアルタイムで結果を伝えられる

メールや郵送では相手が見るまでにタイムラグが発生してしまいます。学生は複数の企業を受けている可能性があり、タイムラグがあるうちに、他社に決めてしまう可能性もあります。また、メールでは宛先を間違え、合否連絡を誤送信してしまった事例もあります。

その点、電話ならば、素早く面接結果を伝えられます。相手を確認してから話せるので、人違いというミスを防ぐこともできます。

電話連絡ならば見落としの心配がない

確実に要件が伝えられるのが電話のメリットです。

メールの場合、どうしてもほかのメールに埋もれてしまい、学生が見落としをしてしまう可能性があります。一方、電話であれば相手が確実に聞いているということが分かります。

また、LINEやInstagramのメッセージ機能で連絡をする方法もありますが、個人情報保護の観点から望ましくはありません。確実に応募してくれた学生と話せているという安心感も電話にはあります。

面接結果の電話連絡にはデメリットもある

連絡手段として丁寧な印象を与え、相手との意思疎通もしやすいと言うメリットがある電話ですが、もちろんデメリットもあります。どのような点で電話だと負担が出るのか解説します。

採用者が多い場合は担当者の負担が大きくなる

100人以上など、多数の学生を面接して採用する会社の場合、つながらなかった学生へのフォロー電話も含めるとかなりの工数がかかることになります。

また、学生も問い合わせを電話でするようになると、受電と架電の量がさらに増え、採用担当者は次の業務に取り掛かることができなくなる可能性があります。

学生からの折り返し電話を避けるには、番号を非通知にしておくと良いでしょう。

誤った解釈をされる可能性がある

会話での連絡は言葉の行き違いを生む可能性があります。「採用」「不採用」でも聞き違えば、まったく逆の意味になり注意が必要です。万一、相手が外にいる場合、騒音などでうまく聞き取れず、聞き間違いが発生する可能性もあります。

相手の聞き違い、勘違いを避けるためには短いセンテンスで話すのではなく「ぜひ当社に入っていただきたく、正式に内定をお知らせします」などと、丁寧に話す必要があります。

電話連絡だけでは不安な場合は、別途メールでの連絡も入れるようにしましょう。

電話連絡をし忘れる危険性もある

連絡する学生が多ければ多いほどかけ忘れをしてしまう可能性があります。かけ忘れに気付いたときには、すでに対象の学生が他社から内々定をもらってしまっているという事態も起こりかねません。

学生もいつまでも合否が分からず、気をもんでしまいます。不誠実な会社だと思われてしまうかもしれません。

対策としては、電話連絡用の名簿を作成してチェックマークをつけていくと良いでしょう。

候補者が電話に出ないとさらに負担が増える

全員が確実に電話に出てくれれば良いのですが、電話に出られない人がいるとかけ直さなければならず、さらに、かけ忘れを生む可能性があります。

また、着信履歴があると学生から折り返し連絡が来る可能性がありますが、その時に担当者が別の電話をしていると、また折り返しをする必要があるなど面倒が生じます。対策としては、留守番電話に「〇〇時頃にこちらからまたかけます」と残すようにしましょう。

留守番電話にメッセージを残す際の注意としては、結果などの重要事項は伝えないようにする点があります。万が一第三者だった場合に後々トラブルになる可能性があるので注意してください。

面接結果を電話で連絡する際に伝えるべきこと4つ

電話連絡をする際に必ずしたほうが良いことを4つ紹介します。常日頃ビジネスマナーとしてしていることも、大量の電話をしているうちに忘れてしまうかもしれないので、しっかりと再確認しながら作業を進めてください。

まずは自分から名乗る

電話をこちらからかけた場合は、「〇〇株式会社人事部採用担当の〇〇（名前）です」というように、会社名、所属、名前を伝えます。相手が学生であっても、一般的なビジネスマナーと基本的なことは変わりません。

もし何も名乗らなければ、相手は瞬間的にはどこからかかってきた電話か分からずに緊張してしまいます。また、学生が緊張しないように、ゆっくりと丁寧に話し出すように心掛けてください。

電話の相手が候補者本人であることを確認する

次に相手が本人かどうか確認する必要があります。万が一第三者にかけてしまった場合には重大な個人情報の漏えいなどの大問題になりかねません。

「〇〇さんのお電話でしょうか」と確認するようにしてください。氏名を確認するのは意外に忘れやすいので注意が必要です。事前に電話連絡の練習をしたり、簡単な原稿を用意したりしておくと、ミスを防ぎやすくなります。

面接の結果（合格）を伝える

まずは結論から伝えるようにしてください。用件が分からない電話では学生も戸惑うことになります。

合格連絡であれば、具体的にどのような点を評価して採用したのかも伝えると良いでしょう。どの点を評価し、自社とマッチしていると考えたかということを伝えることで、採用への熱意が高いことが伝わり、学生の就職へのモチベーションも上がります。

今後の流れについて伝える

合格した学生に対しては、今後の流れを伝えるようにしましょう。とくに、万一辞退された場合に、すぐにほかの手をうたなければならないため、内々定を受けるかどうかの回答期限についてはっきりとさせておく必要があります。

入社に関する面談をいつ行うかなどのスケジュールも伝えておきましょう。

ただし、電話だけでは行き違いが生じやすいので、あらためてメールか書面で伝えることをオススメします。

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従来の受け身の採用では多くの応募があり、対応に時間がかかりますが、ダイレクトリクルーティングであれば、企業が気になる学生にピンポイントでオファーをするため、面接結果の連絡も少なく済ませることができます。

まとめ

面接結果を伝える方法にはメールと電話がありますが、一次面接や二次面接では応募者の人数が多いので、メールのほうが便利です。一方、熱意を伝えるには電話のほうが適しているとされています。電話をする際には自分の会社名と氏名を伝えると同時に、応募者本人かどうかを確認してから話すようにしてください。

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