企業担当者は学生に採用選考関連のメールを早めに送るべき

採用メールとは、応募者へ選考結果を知らせるメールです。採用メールは早めに送付することが大切です。特に新卒の学生へ向けて採用メールを早めに送るべき理由は、3つあります。​​​​​​​

理由1 候補者（内定者）が他社に流れるのを防げる

採用メールを早く送ることで内定者が他社に流れるのを防げます。新卒は就活で平均20社にエントリーしているといわれています。

19社の競合他社がいる中で学生を採用するには、採用メールを早く送る必要があります。

理由2 辞退されてもすぐに次の対策を打てる

採用メールを早く送ることで、内定辞退者が出てもすぐ対応でき、必要な採用者数を確保できます。

理由3 学生側も見通しをもって就職活動を続けやすくなる

採用メールを早く送付してスケジュールを共有できれば、学生も日程を確保しやすくなります。他社の選考スケジュールと重なっても、自社を優先してもらえる可能性があります。

【例文あり】採用・選考に関するメールの記載内容（合格者編）

ここでは、採用メールの記載内容を紹介します。

応募受け付け完了のメール

応募受け付け完了のメールを送信する目的は、学生に安心感や、自社に対する信頼感を与えることにあります。そのため、メールは応募が完了した直後に送るようにしましょう。

メールを作成する際のポイントは、以下の4つです。

• 応募内容や担当者の氏名・連絡先を明記する

• 選考プロセス・日程を明記する

• 選考結果や連絡方法の案内文を入れる

• 応募への感謝や期待のメッセージを伝える

例文は、以下のとおりです。

書類選考通過&面接日程案内のメール

書類選考の合格と面接日程の案内メールを送付する場合は、以下の4つを記載します。

• 書類選考に通過したことを知らせる内容

• 面接スケジュールと日程調整をお願いする内容

• 面接会場の案内

• 面接担当者の氏名・直通の連絡先

​​​​​​​例文は、以下のとおりです。

1次面接通過&2次面接日程案内のメール

1次面接通過と2次面接の日程をメールでは、次の4つを記載します。

• 1次面接の通過を知らせる内容
• 2次面接のスケジュールと日程調整に関する内容

• 2次面接会場の案内に関する内容

• 2次面接担当者の氏名・連絡先

例文は、以下のとおりです。

採用内定通知のメール

採用内定を通知するメールは、以下の4つを記載します。

• 採用が決定したことを知らせる内容

• 学生の意向（入社もしくは内定辞退）を確認する内容

• 返答期限

• 入社を歓迎するメッセージ

例文は、以下のとおりです。

内定辞退者対応のメール

学生が内定辞退を希望した場合は、返信メールを送付します。メールに記載する内容は次のとおりです。

• 内定辞退を承諾した旨を伝える内容

• 応募書類を破棄することを伝える内容

• 今後の活躍を祈るメッセージ

例文は、以下のとおりです。

採用・選考に関するメールの記載内容（不合格者編）

不合格者に送るメールは、学生にとってネガティブな内容です。自社に対する印象が悪くなると、自社の製品・サービスを使用してもらえなくなるリスクがあるため、メールの内容に注意しましょう。

​​​​​​​書類選考の不合格者に対するメール

書類選考の段階で不合格になった学生に送るメールには、以下の3つを記載します。

• 書類選考の結果の不合格を伝える内容

• 応募書類はこちらで責任を持って破棄することを伝える内容

• 今後の活躍を祈るメッセージ

例文は、以下のとおりです。

面接不合格者に対するメール

面接を受けた学生へ不合格のメールを送る際は、以下の3つを記載します。

• 面接選考の不合格を伝える内容

• 自社で応募書類を破棄する旨を伝える内容

• 学生の今後の活躍を祈るメッセージ

例文は、以下のとおりです。

採用・選考に関するメール作成時の注意点

採用メールを作成する際の主な注意点は、次の3つです。

• 1通のメールでも企業に対する印象を決めることを意識する

• 送付先や氏名が間違っていないことを必ず確認する

• 温かみのあるメールにする

それぞれの注意点を解説します。

1通のメールでも企業に対する印象を決めることを意識する

メールから受けた印象が、企業のイメージに直結します。学生への配慮を心掛ければ、良い印象を与えることができるでしょう。しかし内容によっては、学生に「対応が悪い」「応募者を大切にしない」というネガティブな印象を与えてしまうかもしれません。

学生の志望意欲の低下や自社の評判が下がる恐れがあるため、内容を確認してからメールを送信しましょう。

送付先や氏名が間違っていないことを必ず確認する

送付先や氏名を誤ると、本来採用すべき学生に内定通知が届かなかったり、不合格者に内定通知を送信してしまったりするミスが起こる場合もあります。個人情報が流出すると、企業イメージを大きく損なうため、注意が必要です。メールの送信前に複数の担当者でチェックしましょう。

事務的になりすぎず、温かみのある内容のメールにする

採用メールは、事務的な文章になる傾向があります。メールに温かみのある一文を付け足すと、学生に「丁寧に対応してもらえた」という安心感を与えることができます。ひと手間を加えるだけで、自社に対する印象を良くすることが可能です。

メールに付け足す一文は、各学生に応じて内容を変えましょう。内定者へは入社を歓迎するメッセージ、不合格者へは応募への感謝の気持ちを伝えると良いでしょう。

採用・選考メールに関する業務を効率化するならdodaキャンパスがおすすめ

採用担当者の業務は多岐にわたるため、採用活動をスムーズに進めるためには業務効率化が必要です。採用メールに関する業務を含め採用活動を効率化するなら、スカウト型新卒採用サービスのdodaキャンパスがオススメです。

dodaキャンパス上で欲しい人材に直接オファーできるので応募メールの受信を減らせる

dodaキャンパスは、成長支援型ダイレクトリクルーティングサービスです。登録している学生は約87万人（※総登録学生数：23卒～26卒 2022年6月時点）で、オファーの開封率は80％（※22卒実績 2020年2月～2021年3月）と高い実績を誇ります。

dodaキャンパスは候補者からのエントリーを待つのではなく、企業から積極的に候補者へオファーを送信できるサービスです。自社が求める人材にのみ直接オファーを送ることができるので応募メールの受信数を減らせます。

そのため、採用担当者の業務負担を減らすことができます。

1社につき200通まで採用メール作成・送付をdodaキャンパスが代行する

dodaキャンパスにはオプションで、採用メールの作成・送付業務を1社につき200通まで代行するサービスがあります。以下の3つのプランが用意されています。

• オファー代行定型文：自社で作成したテンプレートをもとにオファーメールの送信を代行

• オファー代行カスタム：学生1人ひとりにあわせた文章の作成・送信を代行

• オファー代行カスタム＋日程調整：カスタマイズした文章の作成・送信に加えて、学生から届いたメールへの返信や日程調整まで対応

オプションサービスを利用すると、採用担当者の業務負担の軽減や学生1人ひとりに丁寧な対応を行うことができます。

採用人数が多い場合はつながり枠数の増枠も可能

dodaキャンパスには「つながり枠数増加オプション」サービスがあります。これは、想定していたよりも採用予定人数が多くなった場合などに対応できるオプションサービスです。

dodaキャンパスを新規契約された企業を対象にした初年度限定プランなら採用上限人数は無制限で、つながり上限数は600枠まで確保できます。採用メールの作成・送付などの業務を効率良く進めるなら、気軽にお問い合わせください。

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まとめ

採用メールは、早めに送ることで採用活動を効率良く進められます。メールの内容次第で自社の印象を左右するため、間違いがないかを確認して丁寧に対応しましょう。