自社にマッチした候補者を見極めるために、最も重要な選考プロセスとなるのが面接です。しかし、企業によっては人事や採用担当者以外が面接を担当することも多く「面接官によって合否判定にバラつきが出てしまう」と感じている方も多いのではないでしょうか。そのような企業に取り入れてほしいのが「面接評価シート」です。

この記事では、面接評価シートを活用する目的や作り方、シートを活用するためのポイントなどを解説します。

面接評価シートとは

面接評価シートとは、面接での評価項目や評価基準が記載されている、面接官の評価を補助するための書類です。

面接は、各面接官と候補者が1対1で行うことも多く、判断プロセスが属人化してしまい、結果にバラつきが出るケースも少なくありません。面接評価シートを活用すれば、各面接官がシートに記載されている評価軸に従って合否判定できるようになります。全ての面接官が同じシートを使用することで合否判定の属人化を防ぎ、結果を平準化できるのです。

面接評価シートを使う目的

面接評価シートを使う目的としては、次の3つがあげられます。

• 自社にマッチした人材かを見極められる
• 面接官の評価基準のズレをなくす
• スムーズに面接を進める

これらの項目について、詳しく以下で解説します。

自社にマッチした人材かを見極める

面接評価シートを活用すると自社で活躍できる人材の要件を正確に伝えられるため、面接官の判定精度が向上します。

面接の基準が明確になっていないと、面接官は自身の主観に基づいて判断するしかなく、人材のミスマッチが発生します。その結果、早期退職や生産性の低下などにつながるかもしれません。面接評価シートを活用すれば候補者のどのような資質を評価すればいいのか明確になり、マッチ度の高い人材を見極められるようになります。

スムーズな面接を行う

面接評価シートを導入すると無駄なやりとりが削減できるため、より進行がスムーズになる効果も期待できます。

面接官の経験値にバラつきがあると、必要な情報を聞き出すのに時間がかかったり、同じ質問を繰り返してしまったりして、候補者からの心象が悪くなるケースも珍しくありません。面接評価シートがあると、どのような質問をすればいいのか明確になり、面接官の経験値によらずスムーズな進行が可能になります。

面接評価シートの作り方

面接評価シートを作るときは、まず自社が求める人材要件を明確にし、それを評価項目として落とし込みながら、項目ごとに評価基準を定めていきます。ここでは、詳しいシートの作り方を5つのステップに分けて解説します。

評価項目を洗い出す

まずは、面接で使用する一般的な評価項目を洗い出します。項目の絞り込みは別のステップで行いますので、この段階では自社に採用要件などは気にせず、思い付く限りどんどん書き出していきましょう。

なかなか項目を思いつかないときは、まず大きな分類を設定し、そこから細分化していく方法がおすすめです。

＜例＞

• 知識面：一般常識、一般教養、専門知識、語学力など
• コミュニケーション面：説明力、傾聴力、対応力など
• 思考面：ロジカルシンキング、課題解決力、クリエイティビティなど
• 行動面：主体性、当事者意識、リーダーシップなど
• 性格面：向上心、忍耐力、責任感など

人材の要件を明確にする

次に、自社が求める人物像の持っている要件を言語化していきます。経営陣と各部署双方にヒアリングし、それぞれの考えをすり合わせていくといいでしょう。

各要件は、できるだけ具体的に言語化することが重要です。例えば「成長意欲が高い」という抽象的な表現だと、面接官によって「何を持って成長意欲が高いと判断するか」にブレが生じてしまいます。「業務において必要なスキルを自分で考え、習得のために行動を起こした経験がある」など、できるだけ詳細な要件を設定しましょう。

評価項目を絞りこむ

洗い出した項目の中から、自社の求める人材要件に適合するものを絞りこみます。シートに盛り込むべき項目は「スキル」「パーソナリティ」「志望度」の3つに大別できます。それぞれ、詳しい内容を解説しましょう。

スキル

スキルは、募集ポジションに欠かせない業務経験やノウハウ、資格などを保有しているかどうかです。新卒採用においては、資格や業務経験といったハードスキルよりも、リーダーシップやコミュニケーション能力など、素質に注目したソフトスキルを確認します。

経験職種や資格名だけでなく、具体的なプロジェクト経験や成功・失敗体験まで掘り下げることが大切です。まずはスキル面に関する評価項目を洗い出し、優先順位を付けて絞り込みましょう。

パーソナリティ（個性・人柄）

パーソナリティは、仕事に関する価値観や理念、志向性など、企業と候補者のマッチ度を図るための要素です。特に、社会人経験のない新卒採用において重視されます。

「自社で成功しやすい、活躍しやすい人材の性格にはどのような特性があるか」を、企業文化や社風、各部署の雰囲気などを言語化し、項目に落とし込みましょう。

なお、新卒の就活では「協調性、外向性、勤勉性、情緒安定性、好奇心の強さ（開放性）」で性格を査定する「ビッグ・ファイブ」という適性検査がよく採用されます。自社で活躍している社員にビッグ・ファイブを受けてもらい、共通する素質を洗い出してみるのもよいでしょう。

志望度

自社のどのような点に魅力を感じたのか、入社後はどのように活躍したいのかなど、志望動機をヒアリングします。スキル面やパーソナリティ面でマッチ度が高くても、志望度が低いと途中離脱や早期離職の可能性が高まりますので、しっかり確認すべき要素です。

面接を通して候補者の志望度が低いと感じた場合を想定して、志望度を高めるための対策を用意しておくといいでしょう。

評価基準・合格ラインを決める

評価項目が明確になったら、各項目をどのような基準で評価するのか、その基準においてどのレベルに達すれば合格なのかを定めます。

評価基準は、5段階評価などの数値で表せる定量評価と、面接担当者の所見を記入する定性評価の両方を取り入れるといいでしょう。また「全評価項目の合計点数が30点以上で合格」など、合格ラインも定めておきます。

質問例を記載する

面接官の経験値やノウハウに左右されず面接の質を一定に保つため、面接評価シートに質問例を記載しておくとスムーズです。面接は各部門の管理者や社員が担当することも多く、面接官全員が面接に慣れているとは限りません。各評価項目を見極めたり深掘りしたりするための質問例をいくつか記載しておくと、初めて面接を担当する社員でも一定の質で合否判定を下せるでしょう。

＜質問例＞

面接評価シートを運用するときのポイントとは

面接評価シートを面接に導入しても、内容が煩雑になって管理に手間がかかると、かえって面接の効率を下げてしまいます。面接評価シートの作成や運用を成功させるポイントを紹介します。

評価項目の数を最小限にする

評価項目はむやみに増やさず、判定に必要な最低限の項目に絞るようにしましょう。

面接では、決められた時間内に効率的に質問をし、必要な条件を見極めることが大切です。評価項目が多すぎると、質問や結果の記入に時間がかかってしまい、面接が時間内に終わらないかもしれません。決められた時間内で全ての評価項目をチェックできるよう、可能な範囲内に項目を絞るよう意識するといいでしょう。

人による評価のブレがないようにする

面接官ごとに評価のバラつきが出ないよう、評価基準は細かく言語化して一定の判断が行える状態にすることが大切です。

評価項目が定まっていても「どのような状態だったらどの段階に該当するのか」の判断は人によって異なります。そのため、評価基準を5段階で分けるだけでなく「○○の経験を持っていたらレベル3」のように、基準を具体的に言語化しておきましょう。

定性評価も加える

前述でも触れた通り、合否判定では定量評価だけでなく定性評価も取り入れることがおすすめです。

特に、人柄や価値観、志向性といったパーソナリティ面を定量評価のみで判断するのは困難です。面接を通して面接官が感じた所見も判定における重要な要素ですので、面接評価シートに記入できるようにしておきます。評価項目ごとに、定量評価と定性評価のどちらが適しているのか判断し、シートを構成するといいでしょう。

定期的に項目を見直す

面接評価シートは一度作って終わりではなく、面接の結果や面接官からのフィードバックなどをもとに、定期的に見直すことが大切です。面接を通過した人員が求める人物像と本当に合致しているか、定着率はどうかなどのデータをもとに評価基準や質問例を検討しなおすと、面接精度の向上につながります。

また、会社の求める人物像や人材要件が一定とも限りません。経営状況や社会情勢によって採用基準も変化しますので、面接評価シートの内容は常に見直し、評価項目のブラッシュアップを図りましょう。

まとめ

面接評価シートを活用すると、面接官によって結果にブレが出ることを防ぎ、面接の質を向上させる効果が期待できます。面接官の経験値のバラつきや、面接プロセスの属人化を課題としている企業は、面接評価シートの導入を検討してみましょう。

面接評価シートの作成にあたっては、自社の求める人物像を明確にし、評価項目として落とし込めるよう詳細に言語化することが大切です。一度作って終わりではなく、定期的に内容を見直しながら、自社の採用に適した面接評価シートを作り上げていきましょう。

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