面接の日程調整メールはどう送る？例文を通して返信マナーやポイントを解説

就活が進み、いよいよ面接のステップに入ると、企業とメールで日程を調整する機会が増えます。

しかし、ビジネスメールに慣れていないと、「どんな件名にすればいい？」「言葉遣いはこれで正しい？」と不安になる方も多いのではないでしょうか。

この記事では、面接日程を調整する際のメールマナーや注意点を、実際の例文とともにわかりやすく解説します。社会人として好印象を与えるメールの書き方を身につけ、大切な面接に自信を持って臨みましょう。

新卒の面接で日程調整メールを送る時のマナー

ESをダウンロードする際「ファイルが開けない」「リンク先にアクセスできない」といったトラブルが生じることがあります。ここでは、そんな時に試してほしい対処法を3つ紹介します。

1）ブラウザや端末の不具合を確認

まず疑うべきは自分のブラウザや端末の問題です。以下の点をチェックしてみましょう。

• 別のブラウザで試す（例：Chrome→Edge）
• 別の機体からアクセスする（例：スマートフォン→パソコン）
• Wi-Fiの接続状況を確認し、安定した環境で再試行する
• キャッシュやCookieを削除してページを再読み込みする
• ブラウザを最新版にアップデートし、端末を再起動する
• PDFやWordの閲覧ソフトウェアが最新版か確認する
• セキュリティソフトやブラウザ拡張機能がダウンロードをブロックしていないか確認する

これらで解決しない場合は、次項の方法を試してみましょう。

2）大学のPC・学内設備を活用

自宅でダウンロードできない場合、大学のパソコンや学内設備を活用してみましょう。大学には図書館や情報処理室などに学生向けのパソコンが設置されており、多くの場合、高速回線と必要なソフトウェアが自由に使用できます。

また、大学ではプリンターやコピー機も利用できるため、ダウンロードしたESをその場で印刷することも可能です。さらに、キャリアセンターに相談すれば、ダウンロードや印刷のサポートをしてくれます。「自分の環境でエントリーシートをダウンロードできない」と率直に伝え、助けを求めると良いでしょう。

3）解決しない場合は企業に直接連絡する

上記の対策を試しても解決しない時は、最終手段として企業の採用担当者に直接連絡しましょう。問い合わせは、電話でもメールでもかまいませんが、以下のポイントに留意して、失礼のないよう丁寧に状況を説明してください。

企業に連絡する際のポイント

• 電話の場合：大学名・氏名・応募している職種やコースを伝え、ESをダウンロードできない旨を簡潔に伝えて担当者につないでもらう
• メールの場合：件名に「エントリーシートのダウンロードについて（＊＊大学・氏名）」と用件がわかるように記載し、本文で応募日やエラー状況を具体的に説明する
• 事前確認：質問前に公式サイトやFAQを確認し、既出の回答がないかチェックする
• マナー：お願いする立場であることを意識し、お詫びやお礼の言葉を忘れない

基本的に、問い合わせが選考で不利に働くことはありません。むしろ、状況を整理して丁寧に確認する姿勢は、社会人としての信頼につながるでしょう。

新卒面接の日程調整メールをする際の5つのポイント

メールを送る際には、社会人として守るべきマナーがあります。相手に失礼のない印象を与えるためにも、ここで紹介する注意点をしっかり押さえておきましょう。

正しい言葉遣いや送信タイミング、書式の整え方を意識することで、丁寧で信頼されるメールが書けるようになります。ちょっとした気配りの積み重ねが、企業からの印象を大きく左右します。

1.尊敬語・謙譲語を正しく使う

ビジネスメールでは、敬語の正確な使い分けが基本です。特に「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の違いを理解しておきましょう。例えば「お伺いさせていただきます」は二重敬語で誤りであり、「伺います」「お伺いします」が正しい表現です。

また、文末のトーンにも注意が必要です。「〜してください」よりも「〜いただけますと幸いです」といった柔らかい表現を使うと、より丁寧で好印象になります。

2.企業名は正式名称で記載する

企業名は略称ではなく正式名称で記載するのがマナーです。たとえば「（株）」ではなく「株式会社」と記すようにしましょう。正式名称を使うことで、ビジネス文書としての信頼性が高まります。

また、メール本文でも「御社」や「貴社」を適切に使い分けることが大切です。メールの冒頭では「株式会社◯◯◯◯　採用ご担当者様」など、正式な宛名を忘れずに記載しましょう。

3.送信時間にも気を配る

メールを送る時間帯にも注意が必要です。深夜や早朝に送ると相手に気を遣わせてしまうため、送信は常識的な時間（9時〜18時頃）に行うのが望ましいです。

やむを得ず営業時間外に作成する場合は、「翌営業日の午前中」に送信予約を設定しておくなど、相手への配慮を忘れないようにしましょう。

4.適度に改行して読みやすくする

メール本文は、内容ごとに段落を分けて適度に改行を入れましょう。あいさつ・要件・締めの文がひとまとまりになるように区切ると、相手が読みやすくなります。

特に就活関連のやり取りでは、長文になりやすいため、「伝えたいことを整理して簡潔に」「1文を長くしすぎない」を意識するのがポイントです。

5.候補日は3営業日分を提示する

面接や打ち合わせなど、日程調整のメールを送る際は、相手がスケジュールを組みやすいように3営業日分の候補を提示するのがマナーです。

これらの基本マナーを意識するだけで、メール全体の印象はぐっと良くなります。正しい敬語や書式、送信タイミングを心がけ、企業とのやり取りを丁寧に進めましょう。

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シチュエーション別！新卒面接の日程調整メール例文5選

日程調整メールはさまざまなシチュエーションがあるため、その時々でどのように表現すればよいか迷うこともあるでしょう。そこで、本項では特に多い5つのパターンについて具体的な返信例文を紹介します。

これらを参考に、自分の状況に合わせた適切なメールを作成しましょう。

【1】企業が提示した候補日を承諾する時の面接日程調整メール

メール例

ポイント：

• 宛名は「会社名＋部署＋担当者名」を正式名称で書く。
• 本文では感謝の気持ちと参加の意思を明確に伝える。
• 署名には自分の連絡先を詳しく記載する。

【2】企業が提示した候補日を調整したい時の面接日程調整メール

メール例

ポイント：

• お詫びの気持ちをしっかり伝える。
• 複数の候補日を時間も含めて具体的に提示する。
• 相手への配慮を示す丁寧な言葉遣いを心がける。

社会人としてのポイントを押さえた日程調整メールを送ろう

面接の日程調整メールは、社会人としての基本的なマナーを押さえて作成することが重要です。迅速な返信や、件名・本文の適切な書き方、敬語の正しい使用など、細かな点まで注意を払いましょう。相手の立場を考えて、丁寧な言葉遣いや配慮を示すことも大切です。

適切なビジネスメールの作成は社会人への第一歩です。スムーズに日程調整を行い、自信を持って面接に臨みましょう。

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