内定通知書の返信方法｜メール・電話・手紙の例文やマナー、保留や辞退例も

就活ノウハウ
2025.12.22

内定の通知は企業によってメール・電話・手紙などさまざまな方法があるため「どのように返信したらよいのだろう？」と悩む方も多いのではないでしょうか？

この記事では、内定通知に返信する際のマナーや、具体的な回答方法についてシチュエーション別に詳しく解説します。ぜひ参考にしてください。

内定通知書に返信する際のマナー

在します。企業に良くない印象を与えてしまわないよう、しっかりと把握しておきましょう。

企業の連絡手段と同じ方法で返信する

内定は、企業ごとに決められた方法で通知をします。これは、社内の仕事を体系化したり効率化することが目的です。そのため、内定通知と同じ方法で返事をしないと企業の仕事がスムーズに進みません。

内定時期の採用担当者は非常に忙しいものです。余計な負担をかけると、せっかくの好印象が台無しになってしまう可能性も……。

小さな気遣いがあなたの印象を左右します。採用担当者の仕事を増やさないよう、連絡手段を合わせることを徹底しましょう。

いつまでも放置せず可能な限り早く返信する

内定通知書が届いたら、遅くても2～3日以内に返事をするようにしましょう。企業は内定者の返事によって他の学生の採用や二次採用の実施有無などを決定するため、返事が遅くなると企業の採用活動に支障をきたします。

「ゆっくり考えたい……」と悩んでいる場合は、検討させてほしい旨を伝えることが大切です。記事の終盤に「保留にする際の例文」も載せていますので、ぜひ参考にしてみてください。

メールの場合は宛先・件名を変えず、元の本文も残す

内定通知がメールで届いた時は、返信機能を使い、宛先や件名を変えずに返信しましょう。企業は日々多くのメールを処理しているため、件名が変わってしまうと「誰からの何の連絡か」が一目でわからず、混乱の原因になりかねません。

また、元のメールを残して返信することで、企業も自分もやり取りの流れをスムーズに確認できます。容易に企業からの質問を見返せるため、ミスや抜け漏れを防ぐこともできるでしょう。

実際に社会に出た後も、元の宛先や本文を残した返信は暗黙のルールです。就活生のうちに癖付けることで、入社後もスムーズにメールの応対ができるようになるでしょう。

返信用封筒が無い場合は封筒を用意する

内定通知書を郵送で受け取った際に返信用封筒が入っていない場合、自分で封筒を用意する必要があります。この時、上述した通り「企業の連絡手段と同じ方法で返信する」ことが大切です。つまり、折り目の無いA4サイズで届いた場合は、白色の長形2号（240×332mm）を、三つ折りで届いた場合は長形3号（120×235mm）の封筒を使用します。茶封筒やカラフルな封筒は就活用としてふさわしくないため注意しましょう。

封筒に書く宛先のポイントは以下の3点です。

企業の正式名称を書く
※注意点：「（株）」のような省略をしない
担当部署や担当者の名前を正確に書く
※注意点：部署当てなら「御中」、担当者宛なら「様」を付ける
郵便番号や住所を忘れず記載する
※注意点：ビル名なども省略しない

また、封筒の裏面左下には、自分の住所・氏名を書いてください。これにより、企業は封筒が到着した際、誰からの連絡か瞬時に判断できます。

内定承諾する際の例文

ここからは、具体的なメール・手紙・電話それぞれで回答する際の例文を紹介します。まずは内定承諾時から確認していきましょう。

メールの場合

メールで内定承諾を伝える場合、「丁寧さ」だけでなく「簡潔に」ということも意識しましょう。内容は「挨拶→お礼→承諾→意気込み→挨拶」の流れで記載すると分かりやすくなります。準備書類等の質問がある場合は、記載してもかまいません。

【件名】
Re：〇〇株式会社　最終選考結果のご連絡
【本文】
〇〇株式会社
人事部採用担当＊＊様

お世話になっております。
△△大学◇◇学部の（氏名）です。

この度は内定通知をいただき、誠にありがとうございます。
謹んで内定をお受けいたします。

選考の過程でお話を伺い、貴社で働くことへの期待が高まりました。
入社後は貴社の一員として、一日も早く貢献できるよう精一杯努力いたします。

入社までに必要な書類や手続きなどございましたら、
ご指示をいただけますと幸いです。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

*******************************************************
△△大学◇◇学部
氏名
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：xxxx@example.com
*******************************************************

手紙の場合

手紙の場合も記載する流れはメールと似ていますが、文頭・文末の挨拶などは、より一層丁寧な言葉遣いをすることが大切です。「拝啓」「敬具」を使って礼儀正しくまとめます。また、綺麗な文字で記載することを心がけ、送る前に内容を再確認して誤字脱字に注意しましょう。

〇〇株式会社
人事部採用担当＊＊様

拝啓
時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。

この度は内定通知をいただき、誠にありがとうございました。
謹んで貴社への入社を承諾いたします。

面接時に伺った業務内容や貴社の取り組みに触れ、
私もぜひ一員として働きたいという気持ちが強まりました。

貴社で働く機会をいただけましたこと、心より感謝申し上げます。

入社後は貴社の発展に貢献できるよう全力を尽くしてまいります。
未熟な部分もありますが、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

敬具

令和〇〇年〇月〇日
〇〇大学△△学部
氏名

電話の場合

電話で承諾する場合、はっきりした口調で回答することが大切です。担当者からの説明をよく聞き、最後には再度お礼を述べ、丁寧に電話を終えましょう。

（採用担当者）
お世話になっております。〇〇株式会社の＊＊です。
▢▢様のお電話番号でよろしいでしょうか？

（学生）
はい、▢▢です。お世話になっております。

（採用担当者）
先日は最終面接にお越しいただきありがとうございました。
この度の選考結果ですが、ぜひ〇〇さんに入社いただきたいと思っています。
いかがでしょうか？

（学生）
ご連絡いただきありがとうございます。
ぜひ、入社させていただきたいと思います。
入社当日までに何か準備しておくことはありますか？

（採用担当者）
ご承諾ありがとうございます。
後日メールで書類等の案内をお送りしますので、確認していただき、期日までにご提出ください。

（学生）
承知いたしました。書類が届きましたら、すぐに対応いたします。
引き続きよろしくお願いいたします。

（採用担当者）
こちらこそ、よろしくお願いいたします。
▢▢様と一緒に働ける日を楽しみにしています。
何かあれば、いつでもご連絡くださいね。

（学生）
はい、ありがとうございます。

（採用担当者）
では、失礼いたします。

（学生）
失礼いたします。

▼内定辞退する際の例文

続いて、内定を辞退する際の例文を紹介します。伝えにくいと感じる方も多いかと思いますが、その後の企業の採用活動に大きく影響を与えるため、辞退こそ、早急に連絡すべき内容です。辞退がする場合も、放置せず連絡するようにしましょう。

メールの場合

【件名】
Re：〇〇株式会社　最終選考結果のご連絡
【本文】
〇〇株式会社
人事部採用担当＊＊様

お世話になっております。
△△大学◇◇学部の（氏名）です。

この度は、内定のご連絡をいただきまして誠にありがとうございました。
慎重に検討しました結果、誠に勝手ながら内定を辞退いたします。

貴重なお時間をいただいたにも関わらず、ご期待に添えず申し訳ございません。

本来なら直接お伺いすべきところ、メールでのご連絡となり恐縮ですが、
何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。

最後になりましたが、貴社のますますのご発展を心よりお祈りいたします。

*******************************************************
△△大学◇◇学部
氏名
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：xxxx@example.com
*******************************************************

手紙の場合

〇〇株式会社
人事部採用担当＊＊様

拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度は、内定のご通知をいただき、誠にありがとうございました。
大変光栄に存じましたが、慎重に検討いたしました結果、
誠に申し訳ございませんが内定を辞退させていただきたく存じます。

選考中にお世話になりましたこと、心より感謝申し上げます。
また、本来ならば直接お詫び申し上げるべきところ、
書面でのご連絡となり、大変申し訳ございません。

末筆ではございますが、貴社のさらなるご繁栄を心よりお祈り申し上げます。

敬具

令和〇〇年〇月〇日
〇〇大学△△学部
氏名

電話の場合

（採用担当者）
お世話になっております。〇〇株式会社の＊＊です。
▢▢様のお電話番号でよろしいでしょうか？

（学生）
はい、▢▢です。お世話になっております。

（採用担当者）
先日は最終面接にお越しいただきありがとうございました。
この度の選考結果ですが、ぜひ〇〇さんに入社いただきたいと思っています。
いかがでしょうか？

（学生）
ご連絡いただきありがとうございます。
大変ありがたいお話ですが、今回は内定を辞退させていただきたいと思います。
貴重なお時間を頂戴して選考いただいたにも関わらず申し訳ございません。

（採用担当者）
そうですか……。
もしよろしければ理由を伺ってもよろしいでしょうか？

（学生）
はい。自分自身の適性や将来の方向性を改めて考え、他の道に進みたいと決断いたしました。

（採用担当者）
残念ですが、承知いたしました。
▢▢さんの今後の活躍を期待しております。

（学生）
ありがとうございます。
大変お世話になりました。

（採用担当者）
では、失礼いたします。

（学生）
失礼いたします。

▼保留にする際の例文

最後は保留にする際の例文を紹介します。保留にする際、企業が気にするのは「いつまで？」という時期の部分です。「〇月〇日には回答します」と回答納期をはっきり伝えましょう。

メールの場合

【件名】
Re：〇〇株式会社　最終選考結果のご連絡
【本文】
〇〇株式会社
人事部採用担当＊＊様

お世話になっております。
△△大学◇◇学部の（氏名）です。

内定のご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。
大変恐縮ですが、他にも選考中の企業があり、そちらの結果も踏まえて慎重に判断したいと考えております。
ご回答をX月X日まで保留にさせていただけますでしょうか。

勝手を申し上げ大変恐縮ではございますが、ご理解いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

*******************************************************
△△大学◇◇学部
氏名
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：xxxx@example.com
*******************************************************

手紙の場合

〇〇株式会社
人事部採用担当＊＊様

拝啓
時下ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。

この度は内定のご通知をいただきまして誠にありがとうございます。
大変光栄に存じますが、選考中の他企業の結果も踏まえて慎重に判断したいと考えており、
誠に恐縮ながら回答をX月X日まで保留とさせていただけますでしょうか。

勝手なお願いとなり恐縮でございますが、
ご理解いただけますと幸いです。

敬具

令和〇年〇月〇日
△△大学◇◇学部
氏名

電話の場合

（採用担当者）
お世話になっております。〇〇株式会社の＊＊です。
▢▢様のお電話番号でよろしいでしょうか？

（学生）
お世話になっております。▢▢です。

（採用担当者）
先日は最終面接にお越しいただきありがとうございました。
この度の選考結果ですが、ぜひ〇〇さんに入社いただきたいと思っています。
いかがでしょうか？

（学生）
ありがとうございます。
大変ありがたいお話ですが、他企業の選考結果も踏まえて慎重に判断したく、
X月X日まで回答をお待ちいただくことは可能でしょうか？

（採用担当者）
承知いたしました。
では改めてご回答をお待ちしています。

（学生）
ありがとうございます。ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、
引き続きよろしくお願いいたします。

（採用担当者）
こちらこそよろしくお願いいたします。
では失礼いたします。

（学生）
失礼いたします。