エントリーシートの正しい送り方は？郵送時に用意するものと注意点

企業にエントリーシートを送るのに、「正しい送り方」があるということをご存じでしょうか？せっかく素晴らしい内容のエントリーシートを書いても、間違った送り方をしてしまうと悪印象を与え、そもそも読んでもらえないことも。

そこで今回は、エントリーシートの正しい送り方から郵送方法をご紹介します。 郵送時に用意する封筒や送付状の作り方、速達や書留の可否含め押さえておきたいポイントを解説しているので、マイナス要素による悪影響を回避しましょう。

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企業が郵送によるエントリーシートの提出を求める2つの理由

さまざまな技術が発展し、Web上でもデータのやり取りが可能なこの時代に、なぜわざわざ紙での提出を求めるのでしょうか？

理由①：志望度の低い学生をふるいにかけるため

Webサイトから応募する場合と、ペンを手にとってエントリーシートを書き、封筒に入れて郵送するのとでは、かかる手間が大きく異なります。

「エントリーシートの郵送」というハードルを設定することで、志望度の高い学生のみを選考の対象とし、採用の無駄を減らす狙いがあります。

理由②：学生に一般常識が備わっているかを確認するため

郵送による応募で学生に一般常識が備わっているかを確認することです。特に、手書きは丁寧かつ綺麗に書こうという意識があるかどうかを判断することが容易なため、採用されています。

この他にも、エントリーシートに同封するものや封筒の書き方など、郵送するにあたって気を付けなければならないポイントはさまざまです。

本記事で正しい郵送マナーを押さえ、選考通過を目指しましょう！

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エントリーシート郵送時に用意するものや注意点

まずは、エントリーシートを郵送する際に用意しておきたいものをご紹介します。それぞれの注意点もご説明するので、チェックしておきましょう。

エントリーシート、履歴書

まず、エントリーシートと履歴書の提出書類ですが、封筒に入れる前に誤字脱字がないか、いま一度確認してください。企業によっては書式が決められている場合もあります。案内文や募集要項などを見て、間違った書式で作成していないかも確認しましょう。

企業によっては、エントリーシートと履歴書以外の書類を同封するよう指示していることもあります。必ず募集要項などを確認して、不備のないようにしておきましょう。

封筒

エントリーシートはA4サイズで作成することが多いため、折らずに入れることのできる「角形A4」か「角形2号」のものを、色は茶色よりも白色を選びましょう。ビジネスシーンでは事務書類を茶色の封筒で送付するため、他の書類に混ざってしまう可能性を避けるためです。また、企業によっては大学指定の封筒で送ることを義務づけている場合もありますので、こちらも募集要項をしっかりと読んで対応しましょう。

なお、個人情報であるエントリーシートや履歴書を送るため、透過防止加工がされていると安心でしょう。

封筒の書き方には、いくつか注意点があります。以下で表面・裏面それぞれの書き方の注意点を確認しておきましょう。

送付状

送付状とは、何の書類を送ったのか相手に知らせるための書類です。ワードなどで作成する必要があります。下記に留意して作成しましょう。

クリアファイル

エントリーシートと同様、A4サイズのクリアファイルを用意しましょう。
雨に濡れたり取り出したときにバラバラになったりしないよう、クリアファイルに送付書類をまとめて入れ、送付するためです。

なお、書類をクリアファイルに入れる際には正しい順番があります。

下記を参考に、表面が揃っているかどうか確認してから入れましょう。 また、クリアファイルを封筒に入れる際には封筒の表とクリアファイルの表の向きが同じになるように入れます。

140円切手

A4サイズの郵便は、定形外郵便なので、100gまでは140円切手で送ることができます。クリアファイルや履歴書などを入れるとおおよそ60g～70gなので140円で送ることができます。 送付書類が多い場合などは140円では足りなくなる可能性もあるので、郵便局で重さを量ってもらうのをおすすめします。

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エントリーシートの郵送は普通郵便？速達や書留は避けた方が良い？

基本的には普通郵便を使う

基本的にエントリーシートを送る場合は、普通郵便を使用します。その際には、上述したように宛名が企業名であれば「御中」、担当者名がわかっているのであれば「様」を付けるのを忘れないようにしましょう。

しかし、エントリーシートは個人情報が詰まった書類のため「速達や書留のほうが良いのでは？」と思う方もいらっしゃるでしょう。なぜ速達や書留をあまり使用しないほうが良いのか、以下で解説します。

速達を使うことによる懸念点

発送元と送付先の距離にもよりますが、普通郵便は長いと3日間ほど到着まで時間を要します。また、日曜・祝日は普通郵便の配達が行われないため注意が必要です。

一方、最短で翌日に到着する速達は速さが魅力ですが、「期限に余裕を持って応募していない」という印象を与える可能性があります。当然、最も重要なのは期限内に送付することですので、間に合うかどうか不安な場合は速達で送っても良いですが、できるだけ間に合うように対応しましょう。

書留を使う懸念点

大事なエントリーシートだからこそ、確実に届いているかを確認したいため「郵便追跡サービス」が付いている書留で送りたい、という方もいらっしゃるでしょう。しかし、書留は受取時に受領印や署名が必要なため、結果として企業側に手間を取らせることになってしまいます。企業への迷惑にならないように、書留での送付が指定されていない限りは避けましょう。

エントリーシートを郵送する前に確認すること

締め切りを確認する

エントリーシートを送るときは、まず締め切りがいつなのかを確かめることが大切です。締め切りを過ぎてから届いても選考の対象とならないため、エントリーシートは締め切りを確かめて余裕のあるスケジュールで作成しましょう。

なお、締め切りに付随して記載されている「必着」と「消印有効」の違いにも注意が必要です。「必着」とは、その日までに郵送物が届いていなければならないことを意味しています。締め切りが「5月31日必着」となっていれば、5月31日までにエントリーシートが企業の元へ届いていなければなりません。「必着」の場合は遅くとも締め切り日の3日前までに郵便局へ預けるようにしましょう。

「消印有効」では、郵便局が郵送物を受け付けたときに押すスタンプの日付が確認されます。締め切りが「5月31日消印有効」の場合、実際に企業へ届くのが6月1日以降であっても、消印の日付が5月31日以前なら問題ないということです。発送するのが締め切り当日になるときは、郵便局に持ち込むことで当日の消印を押してもらえます。

誤字脱字がないか確認する

字脱字がないかどうかを確かめておくことも重要です。内容とは無関係な部分で影響して不採用となるのはもったいないですよね。損をしないためにも、入念にチェックしてください。

事前にコピーをとる

エントリーシートは郵送する前に必ずコピーをとり、自分が何を書いたのか確かめられるようにしておきましょう。コピーを取っておくと面接に進んだ際、記入した内容を見直すことができます。面接ではエントリーシートを元に質問されることがあるので、内容を頭に入れ、記入したことに沿って回答を用意することが大切です。

また、コピーは他の企業のエントリーシート作成時のひな形になります。「自己PR」や「学生時代に頑張ったこと」など頻繁に聞かれる質問に対しての回答を集めておくことで、今後エントリーシートを作成する場合の参考にできます。それにより、エントリーシートをスムーズに書き進められるようになるのです。

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いま一度確認！エントリーシートを送る際のチェックポイント

エントリーシートを送るときには、封筒の書き方、送り方にもたくさんのマナーがあります。マナー違反をしてしまうと悪印象を与えたり、最悪の場合、中身を見られることもなく不採用となったりする可能性もあります。

上記のようなビジネスマナーを守り、速達や書留を使用せずに余裕を持って早めに準備しておくことが大切です。今回ご紹介したマナーを守り、就活をスムーズに進めましょう。

なお、頑張ってエントリーシートは作成したけれども、自分に合う企業ってどんな企業なのかよくわからないと考えていませんか？
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